Je eerste stappen in Flexmail
Checklist voor je eerste stappen in Flexmail
1. Kies je communicatietalen
Flexmail biedt ondersteuning om e-mail in verschillende talen te versturen. Wanneer je voor het eerst aanmeldt bij Flexmail, vragen we je in welke talen je e-mails wilt versturen.
Wanneer je nieuwe resources maakt, zoals contacten of opt-informulieren, kan je nadien alleen kiezen uit de talen die je nu in dit scherm selecteert. Wanneer een contactpersoon zijn eigen profiel raadpleegt en zijn of haar taal wil wijzigen, kan hij of zij ook enkel kiezen uit de door jou opgegeven communicatietalen. Als je hier maar één taal selecteert, zullen we je niet lastig vallen met instellingen die je niet nodig hebt.
Als je meer dan één communicatietaal selecteert, vragen we je ook welke van deze talen je als fallback wilt selecteren. Stel je voor dat je een eigen veld aanmaakt, bijvoorbeeld sector. Als je meerdere communicatietalen hebt gekozen, heeft dat nieuwe veld ook een vertaling voor die andere talen nodig. Omdat je soms moet wachten op die vertalingen, zijn ze niet verplicht bij het aanmaken van het veld. Wanneer een contact dat veld te zien zou krijgen, en de nodige vertalingen zijn op dat moment niet aanwezig, dan tonen we het contact dat veld in deze reservetaal (fallback). De fallback is altijd vereist bij het aanmaken van een veld).
Support tip
Als je bedrijf in België is gevestigd, is de kans groot dat je communicatie verzendt in het Nederlands en Frans. Maar bij het selecteren van een fallback-taal is het waarschijnlijk beter om Engels als fallback te gebruiken. Dit is een taal die de meeste mensen beheersen, vergeleken met Nederlands of Frans. Als je dat wilt doen, selecteer je gewoon Engels als communicatietaal en selecteer je dat als fallback.
2. Importeer je bestaande contacten
De kans is groot dat je een database hebt met contacten waarnaar je e-mails wilt sturen. Je kan ze één voor één toevoegen, maar het is een pak handiger ze in batch te importeren. Je kunt een .csv-bestand uploaden naar Flexmail.
Weet je niet zeker hoe je zo’n bestand moet samenstellen?
Wil je meer weten over hoe onze import werkt?
- Lees meer over het matchen van de kolommen van je CSV-bestand met de velden in Flexmail
- Over de mogelijke importfouten
- Waaruit bestaat een contact?
- Lees meer over hoe de import omgaat met dubbele contacten
3. Maak je eerste segment
Bulk e-mail of massamail, waarbij je exact dezelfde e-mail naar uw hele database verzendt, zal niet de beste resultaten opleveren. Zodra je je doelgroep hebt waar je ze hebben wil (in Flexmail), wil je waarschijnlijk specifieke doelgroepen onderscheiden. In Flexmail kan je segmenten maken op basis van standaard contactvelden zoals taal en op de velden die je zelf aanmaakt, maar ook op interesses en voorkeuren.
Hier vind je alle stappen die je moet nemen om een segment te maken
4. Importeer bestaande uitschrijvingen op de blacklist
Als je overstapt van een ander e-mailmarketingplatform naar Flexmail, dan wil je er zeker van zijn dat je abonnees, maar vooral je uitgeschreven contacten, geen negatieve gevolgen ondervinden van jouw overstap. In Flexmail gebruiken we de blacklist om ervoor te zorgen dat niet-geabonneerde contacten niet vanuit Flexmail kunnen worden geïmporteerd of gemaild. Importeer eenvoudig je uitschrijvingen op het tabblad blacklist en je bent klaar om aan de slag te gaan.
5. Stel Sender validatie in
In Flexmail verstuur je campagnes vanaf je eigen gekozen e-mailadres. Om er zeker van te zijn dat je toegang hebt tot dat e-mailadres en / of we de goedkeuring hebben van de eigenaar van dat e-mailadres om e-mails te verzenden, vragen we je om een eenvoudig goedkeuringsproces te doorlopen.
Voer simpelweg het e-mailadres in dat je als afzender wilt gebruiken. We sturen dan een e-mail naar dat e-mailadres met de vraag om op de validatieknop te klikken. Zodra die persoon dat heeft gedaan, kan je dat e-mailadres gaan gebruiken als afzender voor je campagnes. Je kunt zoveel afzender-e-mailadressen toevoegen als je wilt.
6. Stel E-mail Authenticatie in
Als je erom geeft dat je e-mail vlekkeloos door de verschillende spamfilters geraakt, moet je ook rekening houden met e-mail authenticatie.
Simpel gezegd werkt E-mail Authenticatie met beveiligingsmechanismen (genaamd SPF en DKIM) die ervoor zorgen dat slechteriken geen e-mails in jouw naam kunnen verzenden. En dat de ontvangende mailservers ook weten dat de e-mail die ze voor zich zien ook daadwerkelijk van jou komt.
Dit opzetten is eigenlijk vrij eenvoudig. Nadat je een afzenderadres hebt gevalideerd (stap 5 in deze lijst), controleren we of die domeinrecords correct zijn ingesteld. Zo niet, dan kan je een bestand in je Flexmail-account downloaden met de juiste sleutels. Geef dit bestand gewoon in handen van je domeinbeheerder of IT-service en zij weten precies wat ze ermee moeten doen.
7. Maak een opt-informulier
Je website krijgt waarschijnlijk een groot aantal bezoekers per dag. Zou het niet ideaal zijn als je daar een inschrijfformulier zou kunnen plaatsen en je abonnees automatisch in Flexmail zouden laten verschijnen?
Om dat te doen, kan je een opt-informulier maken. Kies gewoon de velden die je nodig hebt (less is more) en plaats de code die we je doorgeven op je site. Wanneer iemand het formulier invult, sturen we hem een e-mail ter bevestiging. Zodra ze bevestigen via de knop in die e-mail, worden ze toegevoegd aan je account.
Door een dubbel opt-in-mechanisme toe te passen (wat betekent dat je eerst per e-mail toestemming vraagt voordat je daadwerkelijk naar dat e-mailadres kunt mailen), weet je zeker dat alleen gevalideerde e-mailadressen van geïnteresseerden in je database terechtkomen. Duidelijk voor je contacten en onmiddellijke verwijdering van e-mailadressen die je reputatie in gevaar brengen met spamfilters en dergelijke. Meer betrokkenheid, minder uitschrijvingen en minder bounces zorgen voor een betere afleverbaarheid en reputatie.
Je hebt ook duidelijke toestemming verzameld voor je GDPR-beleid. En je betaalt alleen voor contacten die ook effectief waarde hebben.
Meer over het maken van een opt-informulier hier
8. Maak je eerste template
Nu is het eindelijk tijd om je eerste e-mail te maken. Om ervoor te zorgen dat je communicatie merkgebonden, herkenbaar en betrouwbaar is, kan je het beste een paar sjablonen maken voor e-mailtypes die je regelmatig wilt gebruiken.
Het bepalende kenmerk van een sjabloon is de herbruikbaarheid. Ze bieden een basis waarop je teksten, afbeeldingen en links kunt toevoegen die specifiek zijn voor die e-mailcampagne. Door een e-mailsjabloon te gebruiken, kan je sneller campagnes maken, omdat je niet veel moeite hoeft te steken in je ontwerpen en ze meteen ook je communicatie consistent en herkenbaar maken.
Enkele sjabloonideeën om je op weg te helpen:
- Nieuwsbrief - gericht op het vermelden van een aantal artikelen (wij adviseren een maximum aantal van 5 per e-mail, anders krijgen die laatsten geen aandacht meer)
- Update sjabloon - om één onderwerp uit te lichten (geen andere inhoud in je mail die kan afleiden van die boodschap)
- Sjabloon "Alert" - iets dat je kunt gebruiken wanneer je snel informatie de deur uit moet krijgen (zoals een onderhouds- of service-update)
- Sjablonen voor e-mailuitnodigingen - voor evenementen en webinars, met de redenen waarom je daar aanwezig wilt zijn of een schema
- Promotiesjabloon - om nieuwe functies of producten te introduceren
- ...
Klaar om te beginnen? Met onze drag & drop-builder kan je je eigen e-mailsjablonen helemaal zelf maken!
9. Maak een welkomstmail
Een welkomstmail is een van de eerste indrukken die je bedrijf kan maken bij een nieuwe abonnee. Het is een e-mail die automatisch wordt verzonden voor elk contact dat in je account wordt geïmporteerd en/of dat een opt-informulier invult - afhankelijk van hoe je het wilt starten. Het is een vriendelijke manier om in contact te komen met nieuwe klanten en hen aan te moedigen om met je product of dienst te communiceren.
Het is de allereerste e-mail die een nieuw contact ontvangt, en het zet de toon voor alles wat je daarna gaat sturen:
- 76% van de mensen verwacht direct na het inschrijven op je lijst een welkomstmail te ontvangen.
- Contacten die een welkomstmail ontvangen, tonen 33% meer betrokkenheid bij het merk.
Stel je voor dat je ergens nieuw aankomt, waar je een grote kamer binnengaat en waar alle mensen binnen al druk aan het praten en discussiëren zijn. Wat je op dat moment wilt, is dat iemand je verwelkomt, je introduceert en je alle informatie geeft die je nodig hebt om aan de slag te gaan in de discussie. Dat is precies wat je welkomstmail ook zou moeten doen.
Maak eerst in de builder het bericht dat je wilt verzenden.
10. Verstuur je eerste campagne en raadpleeg je eerste rapport
That’s it! Je bent helemaal klaar om e-mails naar je contacten te sturen. Maak eerst je e-mail via drag & drop. Je begint bij voorkeur met een van de sjablonen die je hiervoor hebt gemaakt. Vervolgens moet je je campagne samenstellen door alles samen te voegen: selecteer je afzender naam en e-mailadres, kies een goede onderwerpregel en het publiek waarnaar je deze mail wilt sturen. Bepaal vervolgens of je het nu of op een specifiek tijdstip wilt verzenden. Last but not least: Neem een kijkje waar de resultaten beginnen binnenstromen!
Wat valt er nog te ontdekken:
- Maak je eigen formulieren om je doelpubliek beter te leren kennen
- Stel nieuwe automatiseringsscenario's op
- Klikgedrag in kaart brengen met interesses
- Laat contacten zelf aangeven wat ze willen ontvangen met voorkeuren