Je eerste stappen in Flexmail
Welkom bij Flexmail!
Deze checklist helpt je alles in te stellen zodat je met vertrouwen professionele, merkconforme e-mails naar je contacten kunt sturen. Werk de stappen in volgorde door en je hebt een solide basis gelegd voordat je je eerste campagne verstuurt.
Checklist
- Kies je communicatietalen
- Stel je brand kit in
- Stel afzendervalidatie-in
- Stel e-mailauthenticatie in
- Stel je eigen velden in
- Stel interesses in
- Importeer je bestaande contacten
- Importeer bestaande uitschrijvingen op de blacklist
- Maak je eerste segment aan
- Maak een opt-in formulier aan
- Maak je eerste template aan
- Maak een welkomstmail aan
- Verstuur je eerste campagne
1. Kies je communicatietalen
Met Flexmail kun je vanuit één account e-mails versturen in meerdere talen. Wanneer je voor het eerst inlogt, vragen we je aan te geven in welke talen je wilt versturen.
Als je slechts in één taal verstuurt, houden we het eenvoudig en verbergen we instellingen die je niet nodig hebt. Als je meer dan één taal selecteert, moet je ook een standaardtaal kiezen. Dit is de taal die Flexmail aan een contact toont wanneer een vertaling ontbreekt.
Support tip
Als je bedrijf gevestigd is in België, verstuur je waarschijnlijk in het Nederlands en het Frans. Als standaardtaal is Engels vaak de betere keuze, omdat de meeste mensen het begrijpen. Voeg Engels toe als communicatietaal en selecteer het als standaardtaal.
2. Stel je brand kit in
In je brand kit sla je je logo, merkkleuren en lettertypen op. Eenmaal ingesteld zijn deze beschikbaar telkens wanneer je een bericht of template aanmaakt, wat je communicatie consistent houdt en je tijd bespaart.
Ga naar Instellingen en vervolgens naar Brand kit.
- Upload je logo
- Voeg je primaire en secundaire merkkleuren toe via HEX-codes
- Selecteer je gewenste lettertypen
Support tip
Als je je brand kit instelt voordat je templates aanmaakt, zijn je merkassets meteen beschikbaar. Je hoeft je HEX-codes niet op te zoeken of je logo opnieuw te uploaden elke keer dat je een nieuw ontwerp begint.
3. Stel afzendervalidatie in
In Flexmail verstuur je campagnes vanuit je eigen e-mailadres. Om te bevestigen dat je toegang hebt tot dat adres, vragen we je een eenvoudige validatiestap te doorlopen.
Ga naar Instellingen, vervolgens naar afzenders toevoegen of verwijderen, en voeg het e-mailadres toe waarvandaan je wilt versturen. We sturen een bevestigingsmail naar dat adres. Klik op de knop in die e-mail en je bent klaar. Je kunt zo veel afzenderadressen toevoegen als je nodig hebt.
4. Stel e-mailauthenticatie in
E-mailauthenticatie helpt je e-mails de inbox te bereiken in plaats van de spammap. Het maakt gebruik van twee beveiligingsstandaarden, SPF en DKIM, die de ontvangende mailservers laten weten dat je e-mails werkelijk van jou afkomstig zijn.
Zodra je een afzenderadres hebt gevalideerd (stap 3), controleert Flexmail automatisch of je domeinrecords correct zijn ingesteld. Als dat niet het geval is, kun je een bestand downloaden vanuit je Flexmail-account met de juiste instellingen. Bezorg dat bestand aan je domeinbeheerder of IT-team en zij weten precies wat ze ermee moeten doen.
→ Meer over het instellen van e-mailauthenticatie
5. Stel je eigen velden in
Met eigen velden kun je extra informatie over je contacten opslaan buiten de standaardvelden zoals naam en e-mailadres. Denk aan de bedrijfsnaam, verjaardag, abonnementsplan of andere details van je contact die relevant zijn voor jouw bedrijf.
Door je aangepaste velden in te stellen vóór je contacten importeert, kun je je gegevens meteen correct koppelen, zonder dat je later opnieuw moet importeren of je lijst moet bijwerken.
Ga naar Instellingen, vervolgens naar Eigen velden beheren, en maak de velden aan die je nodig hebt.
Support tip
Maak alleen velden aan die je ook echt van plan bent te gebruiken. Een overzichtelijk contactrecord is gemakkelijker te beheren dan één met veel lege velden.
→ Waaruit bestaat een contact?
6. Stel interesses in
Interesses zijn labels die je aan contacten kunt koppelen om bij te houden wat hen interesseert. Ze helpen je je lijst nauwkeuriger te segmenteren en relevantere e-mails te versturen.
Interesses kunnen op verschillende manieren aan een contact worden toegevoegd:
- Automatisch, wanneer een contact klikt op een link in je e-mail die je hebt getagd met een specifieke interesse
- Tijdens een import, door interesses in bulk aan contacten toe te wijzen
- Door het contact zelf, wanneer ze een opt-in formulier invullen of hun profielpagina bijwerken
- Via de API, voor geavanceerdere integraties
→ Meer over het gebruik van interesses
Je hoeft nu nog niet alles te hebben uitgedacht. Begin met het aanmaken van de interessecategorieën die logisch zijn voor jouw bedrijf, en ze vullen zich vanzelf naarmate je contacten je e-mails beginnen te lezen.
Ga naar Contacten, vervolgens naar Interesses, en maak je eerste interesses aan.
7. Importeer je bestaande contacten
Als je al een lijst met contacten hebt, kun je die in Flexmail importeren via een CSV-bestand. Dit gaat veel sneller dan contacten één voor één toevoegen.
Ga naar Contacten en klik op Importeren. Volg de stappen om je bestand te uploaden en de kolommen in je bestand te koppelen aan de velden in Flexmail, inclusief de aangepaste velden die je in stap 5 hebt aangemaakt.
→ Weet je niet hoe je je bestand moet voorbereiden? Onze CSV-tips vind je hier
→ Hoe koppel je je CSV-kolommen aan Flexmail-velden
AVG-opmerking
Importeer alleen contacten die je uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven om hen e-mails te sturen. Contacten importeren zonder toestemming brengt je bezorgbaarheid in gevaar en is niet in lijn met de AVG-vereisten. Als je twijfelt over de toestemmingsstatus van je bestaande lijst, neem dan contact met ons op zodat we dit samen kunnen bekijken.
8. Importeer bestaande uitschrijvingen op de blacklist
Als je overstapt naar Flexmail vanuit een ander platform, is het belangrijk om je uitschrijvingen mee te nemen. Flexmail gebruikt een blacklist om te garanderen dat contacten die zich eerder hebben uitgeschreven niet geïmporteerd of gemaild kunnen worden vanuit je account.
Ga naar Contacten, vervolgens naar Geblacklist, en importeer hier je lijst met uitschrijvingen. Dit beschermt zowel je contacten als je afzenderreputatie.
→ Meer over het beheren van geblackliste contacten
9. Maak je eerste segment aan
Dezelfde e-mail naar je volledige database sturen levert zelden de beste resultaten op. Segmenten laten je specifieke groepen definiëren binnen je contactenlijst, zodat je relevantere e-mails naar de juiste mensen kunt sturen.
In Flexmail kun je segmenten opbouwen op basis van standaard contactvelden zoals taal, op de eigen velden die je in stap 5 hebt aangemaakt, op interesses en op contactinteracties.
Ga naar Contacten, vervolgens naar Segmenten, en klik op Nieuw segment toevoegen.
→ Alle stappen om een segment aan te maken
10. Maak een opt-in formulier aan
Met een opt-in formulier kunnen bezoekers zich rechtstreeks via je website inschrijven voor je e-mails. Wanneer iemand het formulier invult, stuurt Flexmail hen een bevestigingsmail. Zodra ze op de bevestigingsknop klikken, worden ze als geverifieerd contact aan je account toegevoegd.
Dit dubbele opt-in proces zorgt ervoor dat je alleen e-mailadressen verzamelt van mensen die oprecht geïnteresseerd zijn en die hun toestemming actief hebben bevestigd. Het resultaat is een gezondere lijst met meer engagement, minder bounces en een betere bezorgbaarheid. Het geeft je ook duidelijke, gedocumenteerde toestemming voor AVG-doeleinden.
Ga naar Formulieren, vervolgens naar Opt-in formulieren, en klik op Nieuw formulier aanmaken. Kies de velden die je wilt opnemen (minder is meer), genereer de insluitcode en plaats die op je website.
→ Meer over het aanmaken van een opt-in formulier
11. Maak je eerste template aan
Templates zorgen voor een consistente look en feel in je e-mails en besparen je tijd, omdat je je lay-out niet voor elke campagne opnieuw hoeft op te bouwen. Er zijn twee manieren om een template aan te maken.
Optie 1: Maak een bericht aan en sla het op als template
Ga naar Campagnes, vervolgens naar Berichten, en klik op Nieuw bericht aanmaken. Gebruik de e-mailbuilder om je lay-out te ontwerpen, je logo toe te voegen en je merkkleuren toe te passen. Als je tevreden bent met het ontwerp, sla het dan op als template zodat je het als startpunt kunt gebruiken voor toekomstige campagnes.
Optie 2: Promoveer een bestaand bericht tot template
Als je al een bericht in je account hebt dat je wilt hergebruiken, kun je dat rechtstreeks promoveren tot template. Open het bericht, klik op het pijltje van de opslaan knop en selecteer de optie om het op te slaan als template.
Een aantal templates die je in een vroeg stadium kunt aanmaken:
- Nieuwsbrief template: voor het delen van meerdere artikels of updates (we raden maximaal vijf items per e-mail aan)
- Template voor een los onderwerp: voor gerichte berichten waarbij je niets van het hoofdpunt wilt afleiden
- Promotionele template: voor het aankondigen van nieuwe producten, functies of aanbiedingen
- Uitnodigingtemplate: voor webinars of evenementen
Support tip
Voordat je je template afrondt, ga je naar Instellingen en vul je je testprofiel in. Zo kun je de personalisatie bekijken met realistische waarden en zie je precies wat je contacten zullen ontvangen.
→ Meer over een bericht aanmaken met de E-mailbuilder
12. Maak een welkomstmail
Een welkomstmail is het eerste wat een nieuwe abonnee van je hoort. Het zet de toon voor alles wat daarna volgt, en het is een van de meest impactvolle e-mails die je ooit zult sturen. Onderzoek toont aan dat 76% van de mensen een welkomstmail verwacht direct na het inschrijven, en abonnees die er één ontvangen tonen 33% meer betrokkenheid bij het merk.
Zie het als een vriendelijke introductie. Vertel nieuwe contacten wie je bent, wat ze van je kunnen verwachten en hoe ze het meeste uit je e-mails kunnen halen.
Begin met het aanmaken van je welkomstbericht in de e-mailbuilder. Stel daarna een workflow in om het automatisch te versturen telkens wanneer een nieuw contact zich aanmeldt.
→ Volledige instructies voor het instellen van een welkomstautomatisering
13. Verstuur je eerste campagne en bekijk je eerste rapport
Je bent er klaar voor. Maak je e-mail aan via de builder, bij voorkeur vertrekkend van een van de templates die je in stap 11 hebt gemaakt. Stel daarna je campagne samen door je bericht, je afzenderadres, een onderwerpregel en het segment dat je wilt bereiken te kiezen. Beslis of je meteen verstuurt of inplant voor een specifiek tijdstip.
Ga na het versturen naar je rapporten om te zien hoe je campagne heeft gepresteerd. Je openingspercentage, klikpercentage en uitschrijfpercentage geven je een duidelijk beeld van hoe goed je bericht is aangekomen en waar je de volgende keer kunt verbeteren.
→ Meer over het analyseren van je campagnerapporten
→ Meer over je campagnedetailrapporten
Wat kun je hierna verkennen
- Maak formulieren aan om meer te weten te komen over je doelgroep
- Stel automatiseringsscenario's in
- Laat contacten kiezen wat ze wilen ontvangen