De bijhorende databasevelden linken met je importbestand
Als je contactgegevens importeert, wil je dat de gegevens in je databank verschijnen net zoals ze in je bestand staan. Daarom is het heel belangrijk de gegevens in je bestand correct te linken aan de velden in je databank.
De titels in je CSV-bestand worden automatisch verzameld tijdens import en worden dan getoond in de volgende import-pagina. De gegevens van de eerste contacten in je bestand worden weergegeven tussen haakjes naast de titelnaam om te dubbelchecken.
Dit artikel toont je hoe je de velden in je databank linkt aan de overeenkomstige titels in je importbestand.
Link databankvelden bij je eerste importbestand
De eerste keer dat je een bestand importeert, moet je de titels van je CSV-bestand linken met de overeenkomstige velden in je databank. Dat garandeert dat de gegevens correct aan je databank worden toegevoegd.
Klik op de pijl naast het veld in de Flexmail-databank om er gegevens uit je bestand aan te linken. Je ziet dan een dropdown met contactvelden om uit te kiezen.
Link databankvelden bij een nieuw importbestand
Wanneer je al eerder bestanden hebt geïmporteerd, zullen de contactvelden die je hebt gebruikt al gelinkt zijn. Dat betekent dat je die link niet meer opnieuw zal moeten bouwen zolang je dezelfde titels blijft gebruiken in de bestanden die je importeert. Zo importeer je nog gemakkelijker nieuwe contacten.
Je kan op elk moment de overeenkomstige velden in de databank aanpassen, zelfs als die al gelinkt zijn, via het pijltje naast het gelinkte veld in de databank. Dan zie je een dropdown met contactvelden waaruit je een nieuw veld kan kiezen.
Als je een nieuw CSV-bestand importeert met meer velden dan ervoor, kan je die uiteraard op dezelfde manier linken.
Link de databankvelden ‘Interesses’ of ‘Bronnen’
De namen van de titels hoeven niet exact dezelfde te zijn als de namen in de databank. Je importeert de correcte gegevens in je databank door de velden in deze stap correct te linken. Zorg er wel zeker voor dat je titels logisch en herkenbaar zijn. Wanneer je het bestand opstelt, is het belangrijk dat je wel steeds dezelfde benaming gebruikt als in de databank voor de specifieke interesses en bronnen, gescheiden door komma’s. Als titel kan je dan eenvoudigweg Interesse of Bron kiezen.
Interesses en bronnen zijn hoofdlettergevoelig, waardoor hoofdletters en kleine letters exact moeten overeenkomen met je CSV-bestand.
Het is verplicht om dezelfde naam in je CSV-bestand te gebruiken als in je databank voor interesses en bronnen omdat het systeem die automatisch linkt. Klik op de pijl naast het databankveld om interesses en bronnen te linken. Selecteer vervolgens Interesses of Bronnen in de dropdown die openvouwt.
Een voorbeeld ter verduidelijking.
Je wil contacten met de interesse ‘Nieuwsbrief’ importeren in je account. Daarom bevat je CSV-bestand een kolom met de titel ‘Interessses’ waarin de gegevens van je contacten staan (gescheiden door een komma), in dit geval ‘Nieuwsbrief’. Na de import van je CSV-bestand link je de velden van je bestand aan je Flexmail-databank. Daar zie je de titel ‘Interesses’ als gegeven uit je bestand. Selecteer Interesses als databankveld aangezien ‘Nieuwsbrief’ een interesse is in je account. Het systeem controleert de databank op een interesse genaamd ‘Nieuwsbrief’ en linkt die automatisch als juiste interesse aan je geïmporteerde contacten.
Als je echter de contacten in je CSV-bestand de interesse ‘nieuws brief’ meegeeft, kan je bestand niet correct geïmporteerd worden omdat de interesse ‘nieuws brief’ niet bestaat. Enkel de voorkeur ‘Nieuwsbrief’ is beschikbaar.
Lees hier meer over hoe je een CSV-bestand aanmaakt met interesses en bronnen.
Databankvelden loskoppelen
Als je geen gegevens van je bestand wil linken aan de Flexmail databank, klik je eenvoudigweg op het X-symbool naast het databankveld. Zo importeer je de gegevens uit dat specifieke veld niet.