Sender Validatie en E-mail Authenticatie instellen

Voordat je e-mailcampagnes kunt versturen met Flexmail, moet je twee dingen in orde brengen: je afzenderadres valideren en e-mailauthenticatie instellen. Zie het als een tweestaps-vertrouwenssysteem.

Afzendervalidatie bewijst aan Flexmail dat je toestemming hebt om vanuit een bepaald e-mailadres te versturen. E-mailauthenticatie bewijst vervolgens aan de ontvangende mailservers (zoals Gmail, Outlook en Yahoo) dat je e-mails echt van jou komen en onderweg niet zijn aangepast.

Samen zorgen deze stappen ervoor dat je campagnes in de inbox terechtkomen in plaats van in de spammap, en ze beschermen je merk tegen misbruik.

Dit artikel begeleidt je door beide stappen.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je het volgende bij de hand hebt:

• Voor afzendervalidatie: toegang tot de inbox van het e-mailadres dat je wilt valideren. Iemand zal een bevestigingsmail moeten openen en op een link klikken.
• Voor e-mailauthenticatie: toegang tot de DNS-instellingen van je domein, of de contactgegevens van iemand die dat wel heeft (je domeinbeheerder, webmaster, IT-afdeling of hostingprovider).

Maak je geen zorgen als je niet precies weet wat DNS-instellingen zijn. We leggen alles stap voor stap uit, en Flexmail genereert een kant-en-klaar rapport dat je simpelweg kunt doorsturen naar de juiste persoon.

Deel 1: Een nieuw afzenderadres valideren

Afzendervalidatie zorgt ervoor dat de eigenaar van een e-mailadres toestemming heeft gegeven om het als afzender te gebruiken in jouw Flexmail-account. Je hoeft dit slechts één keer per e-mailadres te doen.

Stap voor stap

1. Ga naar Instellingen > Afzenders toevoegen of verwijderen in je account.

   

2. Klik op de knop Nieuwe afzender toevoegen.

   

   Als je al een afzenderadres hebt dat nog niet gevalideerd is, zie je een knop Goedkeuringsmail opnieuw versturen ernaast. Klik erop om een nieuwe bevestigingsmail aan te vragen.

   

   
   

3. Er verschijnt een pop-up. Voer het e-mailadres in dat je als afzender wilt gebruiken en klik op Goedkeuring aanvragen.

   

4. Er wordt een bevestigingsmail gestuurd naar het e-mailadres dat je hebt ingevoerd. De eigenaar van dat e-mailadres moet de e-mail openen en op Verifieer mijn e-mailadres klikken om toestemming te geven.

   

   Dit is een belangrijke stap. Flexmail stuurt de bevestiging naar de daadwerkelijke inbox van dat adres, dus iemand moet die e-mail kunnen ontvangen en lezen.

5. Zodra het adres is geverifieerd, verschijnt er een vinkje ernaast. Je kunt dit e-mailadres nu gebruiken om campagnes aan te maken en te versturen.. 

6. Klik op het stericoon naast een e-mailadres om het als standaard in te stellen. Dit adres wordt dan automatisch voorgeselecteerd wanneer je een nieuwe campagne aanmaakt. Om een afzenderadres te verwijderen dat je niet meer nodig hebt, klik je op de knop Afzender verwijderen rechts ervan en bevestig je de verwijdering.

   

   
   

Deel 2: E-mailauthenticatie instellen

Nu je afzenderadres gevalideerd is, weet Flexmail dat je vanaf dat adres mag versturen. Maar de ontvangende mailservers (Gmail, Outlook, Yahoo en anderen) weten dat nog niet. E-mailauthenticatie is de stap die hen vertelt dat je e-mails te vertrouwen zijn.

Authenticatie houdt in dat je een aantal DNS-records aan je domein toevoegt. Flexmail genereert deze records voor je, dus je hoeft ze niet zelf uit te zoeken. In de meeste gevallen stuur je gewoon een bestand door naar de persoon die je domein beheert.

Wat zijn SPF, DKIM en DMARC?

Je ziet drie soorten records in de authenticatie-instellingen. Dit is wat ze in eenvoudige termen doen:

• SPF (Sender Policy Framework) vertelt ontvangende mailservers welke servers e-mail mogen versturen namens jouw domein. Zie het als een gastenlijst voor je domein.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail die je verstuurt, zodat de ontvanger kan controleren of het bericht onderweg niet is gewijzigd. Zie het als een verzegelde envelop.
• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) koppelt SPF en DKIM aan elkaar en vertelt mailservers wat ze moeten doen als een controle mislukt: het bericht accepteren, in quarantaine plaatsen of weigeren.

Stap voor stap

1. Ga naar Instellingen > Afzenders toevoegen of verwijderen in je account.

   

2. Je afzenderadressen zijn gegroepeerd per domein. Klik op de knop Authenticatie instellen naast het domein dat je wilt authenticeren.

   

3. Er opent een pop-up met de DNS-records die nodig zijn. Elk record heeft een achtergrondkleur als indicator:
   • Groen betekent dat het record al actief is. Geen actie nodig.

   • Rood betekent dat het record nog niet actief is. Dit kan betekenen dat het nog aan de DNS van je domein moet worden toegevoegd, of, in het geval van DKIM, dat de sleutel nog niet is geïnstalleerd aan de kant van Flexmail (zie stap 5).

     

4. De SPF- en DMARC-records worden automatisch door Flexmail gegenereerd. Je hoeft niets te doen om ze aan te maken. Ze moeten alleen door je domeinbeheerder aan de DNS worden toegevoegd.

5. De DKIM-sleutel moet eerst gegenereerd worden voordat hij kan worden toegevoegd. Je ziet een selectorveld met een standaardwaarde "flexmail".

   De selector is simpelweg een label dat helpt te identificeren welke DKIM-sleutel is gebruikt om een e-mail te ondertekenen. Voor de meeste gebruikers werkt deze standaardwaarde prima en zou je in principe alleen wijzigen als je domeinbeheerder dat specifiek vraagt.

   Klik op DKIM-sleutels genereren om de sleutel aan te maken

   

6. Klik op Rapport genereren onderaan de pop-up. Er wordt automatisch een TXT-bestand gedownload. Dit bestand bevat alle DNS-records die je domeinbeheerder moet toevoegen.  

   

   
   
7. Stuur dit bestand door naar je domeinbeheerder, webmaster, IT-afdeling of hostingprovider met een kort bericht, bijvoorbeeld: "Kun je deze DNS-records toevoegen aan ons domein? Ze zijn nodig om onze e-mailcampagnes in Flexmail te authenticeren." De persoon die je DNS beheert weet wat hij of zij met het bestand moet doen.

Controleren of authenticatie actief is

Kom na 24 tot 48 uur terug naar Instellingen > Afzenders toevoegen of verwijderen en klik opnieuw op Authenticatie instellen voor je domein. Als alle vakjes groen zijn geworden, is je authenticatie actief en werkt alles correct.

Als er na 48 uur nog indicators rood zijn, controleer dan het volgende:

• Als de DKIM-indicator rood is maar de badge "authenticatiesleutels correct toegevoegd" naast het domein in het overzicht groen is, maak je dan geen zorgen. Dit betekent dat de DNS-records in orde zijn, maar de installatie op de servers van Flexmail nog wordt verwerkt. Dit zou vanzelf moeten oplossen.
• Als de badge rood is, zijn de DNS-records nog niet gedetecteerd. Controleer bij je domeinbeheerder of de records correct zijn toegevoegd. Je kunt het rapport opnieuw genereren en vergelijken met wat er momenteel in de DNS staat.

Hulp nodig met DNS?

Combell-klanten

Goed nieuws! Hier vind je alle instructies om authenticatie in te stellen in je Combell-controlepaneel.

Lukt het niet of ben je bang iets fout te doen? Stuur je gegenereerde rapport naar support@combell.com. Zij weten precies wat ze moeten doen.

Andere hostingproviders

Als je elders gehost wordt, kan het supportteam van je hostingprovider je helpen. De meeste providers (zoals OVH, Cloudflare, TransIP, one.com, enz.) hebben documentatie over hoe je TXT-records toevoegt. In veel gevallen kun je ook simpelweg het gegenereerde rapport naar hun supportteam doorsturen met het verzoek om de records voor je toe te voegen.

Veelgestelde vragen

Moet ik authenticatie instellen voor elk afzenderadres?

Nee. Authenticatie wordt ingesteld per domein, niet per e-mailadres. Als je het domein example.com authenticeert, zijn alle afzenderadressen die eindigen op @example.com gedekt.

Ik heb de records toegevoegd, maar de indicators zijn nog steeds rood.

DNS-wijzigingen kunnen tot 24 tot 48 uur duren voordat ze van kracht worden. Dit is volkomen normaal. Controleer het na een dag of twee opnieuw.

Ik kan mijn afzenderadres niet valideren omdat niemand de bevestigingsmail ontvangt.

Zorg ervoor dat het e-mailadres een toegankelijke inbox heeft. Adressen zoals no-reply@example.com   hebben vaak geen mailbox, waardoor validatie onmogelijk is. Gebruik een adres dat iemand daadwerkelijk kan openen, zoals info@   of marketing@  .

Wat gebeurt er als ik authenticatie oversla?

Flexmail blokkeert het versturen niet als je minder dan 5.000 contacten hebt, maar je e-mails kunnen in de spam terechtkomen of volledig worden geweigerd door providers zoals Gmail en Yahoo. We raden sterk aan om authenticatie vanaf het begin in te stellen.

Wat hierna?

Je afzender is gevalideerd en je domein is geauthenticeerd. Je bent helemaal klaar om campagnes te gaan maken. Hier zijn een paar logische vervolgstappen:

• Een e-mailcampagne aanmaken - begin met het opbouwen van je eerste bericht.
• Bepaal je afzendergegevens eens en voor altijd - stel een naamgevingsconventie op voor je afzenderadressen en -namen.
• Aan de slag met Flexmail -  een breder overzicht van hoe je op gang komt.

Gerelateerde artikels