Een workflow aanmaken

Dit artikel begeleidt je bij het bouwen van een workflow in Flexmail, van het aanmaken van de workflow tot het configureren van elk bloktype. Doorloop eerst de planningsstappen in "Aan de slag met workflows" om zeker te zijn dat je doel, doelgroep en content klaar zijn voordat je begint.

Vereisten

• Je hebt toegang tot Automatisering > Workflows in je Flexmail-account.
• Je hebt je workflowreeks op papier uitgetekend: trigger, blokken, wachttijden en vertakkingen.
• Alle berichten die je wilt versturen zijn aangemaakt en klaar onder Campagnes > Berichten.

Een nieuwe workflow aanmaken

1. Ga naar Automatisering en vervolgens naar Workflows.
2. Klik op Nieuwe workflow toevoegen.
3. Voer een naam in voor je workflow en selecteer een categorie.

4. Kies een workflowsjabloon of selecteer Aangepaste workflow om vanaf nul te beginnen.

   Sjablonen bieden een vooraf samengestelde blokreeks voor veelvoorkomende scenario's zoals welkomstreeksen en evenementopvolgingen.

5. Klik op Toevoegen.

Het startblok configureren

Elke workflow begint met een startblok. Dit bepaalt wie de workflow binnenkomt en wat hun instap triggert.

1. Klik op het startblok om de instellingen te openen.
2. Kies een triggertype, bijvoorbeeld "Contacten die zich hebben ingeschreven via opt-informulier", "Contacten die op een link hebben geklikt" of "Contacten waarbij een datumveld overeenkomt".
3. Selecteer het specifieke formulier, de campagne, de interesse of het veld afhankelijk van het triggertype.
4. Als je ook bestaande contacten die al aan de voorwaarde voldoen de workflow wilt laten binnenkomen, vink dan "Alle contacten opnemen die al aan deze voorwaarde voldoen" aan.
5. Voeg EN/OF-condities toe als je de instapvereisten verder wilt verfijnen.
6. Klik op Opslaan.

Blokken toevoegen aan de reeks

Nadat het startblok is geconfigureerd, klik je op het +-pictogram onder een blok om de volgende stap toe te voegen. Elk bloktype wordt hieronder beschreven.

Verzendblok, campagne

1. Klik op + en selecteer Campagne versturen.
2. Vul de campagnenaam en afzendergegevens in.
3. Selecteer het bericht uit je berichtenlijst.
4. Stel de timing in: onmiddellijk, op een vast tijdstip of op specifieke dagen binnen een bepaald tijdsbestek.
5. Klik op Opslaan.

Verzendblok, interne melding

1. Klik op + en selecteer Interne melding.
2. Voer het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de melding in.
3. Stel de timing in en klik op Opslaan.

Interne meldingen waarschuwen je team wanneer een contact een kwalificerende actie uitvoert: een formulierinzending, een linkclick of een andere trigger. Zo sla je een brug tussen marketingautomatisering en manuele opvolging.

Wachtblok

1. Klik op + en selecteer Wachten.
2. Kies tussen Datum om te wachten voor een vaste tijdsduur (minuten, uren, dagen, weken) of wachten totdat een voorwaarde is vervuld.
3. Als je wacht op een voorwaarde, selecteer dan de trigger en voeg optioneel een datumtrigger toe als maximale wachttijd.
4. Klik op Opslaan.

If/else-blok

1. Klik op + en selecteer If/else.
2. Stel de voorwaarde in: interesse-inschrijving, veldwaarde, campagne-interactie, formulierinvulling, enzovoort.
3. Er verschijnen twee paden: Ja (voorwaarde vervuld) en Nee (voorwaarde niet vervuld). Voeg vervolgende blokken onafhankelijk toe aan elk pad.

Contactactieblok

1. Klik op + en kies de actie: toevoegen aan interesse, verwijderen uit interesse, contact bijwerken, contact verwijderen of toevoegen aan blacklist.
2. Configureer de actiedetails en klik op Opslaan.

Je workflow activeren

Wanneer alle blokken zijn geconfigureerd, klik je op Workflow starten. Vanaf dat moment stromen contacten die aan de condities van je startblok voldoen automatisch de workflow in.

Pro tips

• Geef je workflow een duidelijke naam voor je opslaat: "Welkomstreeks, abonnees" is nuttiger dan "Workflow 3". Je zult jezelf dankbaar zijn als je 20 workflows hebt lopen.
• Test eerst met een kleine interne groep. Stuur testcontacten door elk pad van de workflow, inclusief beide vertakkingen van elk if/else-blok, voordat je live gaat.
• Controleer de workflowresultaten in de eerste week na activering. Kijk hoeveel contacten zich in elk blok bevinden, of er contacten vastlopen en of de campagnes presteren zoals verwacht.

Veelgemaakte fouten

• Een bericht in een verzendblok toevoegen dat nog niet definitief is. De workflow gebruikt de lokale kopie om te versturen. Zorg dat alle berichten definitief en bijgewerkt zijn voor je activeert.
• If/else-paden laten staan zonder verdere actie. Contacten op een pad zonder volgend blok verlaten de workflow.
• Vergeten "Bestaande contacten opnemen" aan te vinken in het startblok wanneer je je huidige lijst de workflow wilt laten binnenkomen. Standaard stromen alleen nieuwe contacten die aan de trigger voldoen in.

Volgende stappen

• Zie "Referentie workflowblokken en triggers" voor een volledig overzicht van alle beschikbare triggers en acties.
• Zie "Actieve workflows bewerken" voor richtlijnen over het aanpassen van een workflow terwijl hij actief is.
• Zie "Workflowvoorbeelden" voor acht kant-en-klare scenario's.