Een workflow aanmaken

Workflows zijn de beste keuze om je marketingproces te automatiseren. Het zorgt ervoor dat je contacten altijd de beste inhoud ontvangen op precies het juiste moment. Dit artikel zal de stappen en mogelijkheden met je doornemen wanneer je een workflow creëert.

Een workflow aanmaken

1. Om een nieuwe workflow aan te maken, ga je naar het Automation > Workflows onderdeel in je account.
   
   

   

2. Hier zul je alle workflows kunnen zien die je gemaakt hebt, geordend op categorie. Klik op Nieuwe workflow toevoegen.
   
3. Vul een naam in voor je workflow en selecteer een categorie. Daarna kun je kiezen uit een van de sjablonen die al zijn gemaakt door Flexmail, of je kunt een Custom workflow toevoegen.
   
   Als je kiest voor een van de sjablonen, dan krijg je een bestaande workflow en hoef je alleen nog maar te klikken op verschillende blokken om ze in te vullen met je eigen informatie. Ook kun je klikken op Voorbeeld om aanvullende informatie te zien en een voorbeeld van het sjabloon te bekijken. Als je ervoor kiest om zelf een workflow te maken, moet je een hele nieuwe workflow samenstellen met de stappen en triggers die je onderaan in dit artikel kunt vinden.  

   

4. Of je nu kiest voor een bestaande template of een zelfgemaakte workflow, je moet altijd bepalen wat jouw workflow in gang zal zetten. Om je doelgroepen verder te bepalen kun je verschillende parameters combineren door te klikken op het plus icoon. Meer informatie over workflow triggers kun je hier vinden.

   

5. Elk van de triggers waaruit je kunt kiezen in het startblok biedt je de mogelijkheid om alle contacten op te nemen die al aan de trigger hebben voldaan die je hebt ingesteld, zelfs voordat je bent begonnen met het maken van de workflow. Vink het selectievakje aan als je dit wilt doen.
   
   

Workflowacties en de gewenste triggers toevoegen

Nadat je hebt besloten wat de workflow zou activeren, moet je de verschillende stappen samenstellen. Je kunt zoveel stappen toevoegen als je wilt door het plus icoon te gebruiken. Wanneer je op het plus icoon klikt zie je alle beschikbare actieblokken. De actieblokken helpen je te definiëren wat je wilt dat er gebeurt nadat een contact de workflow heeft geactiveerd. Je kunt kiezen tussen Verzendacties, Flowacties of Contactacties. Je kunt hier een uitgebreide uitleg van elke workflowactie vinden.

Verzendacties

Met de Verzendacties kun je een e-mail of sms-campagne sturen of een interne melding naar de medewerkers sturen.  

Als je een van de drie Verzendacties selecteert, moet je de vereiste verzendgegevens invullen, een bericht selecteren / typen en de verzendtijd specificeren. Voor een interne melding kun je ook de HTML-editor voor het bericht gebruiken en er plaatsaanduidingen aan toevoegen om de verkoopmedewerkers wat meer informatie te geven over bijvoorbeeld nieuwe contacten. Wanneer je een bericht selecteert, kunt u het selectievakje Deze campagne nu bijwerken met de laatste versie van mijn bericht aanvinken om je bericht automatisch bij te werken voor het geval je er sinds de laatste keer wijzigingen in hebt aangebracht. Denk eraan dit telkens te doen wanneer je wijzigingen hebt aangebracht in je e-mail.

Flowacties

Met de Flowacties kun je een wachtperiode, een conditie met het IF / ELSE blok instellen, workflows combineren en een workflow beëindigen.

Het  Wachtblok en het IF / ELSE blok verschillen een beetje van alle andere acties. In tegenstelling tot de rest, moet je, als je een wacht- of een IF / ELSE-blok selecteert, een trigger voor ze instellen. Je kunt triggers combineren met de AND / OR parameters. Met de AND parameter moeten de contacten overeenkomen met alle triggers die je hebt ingesteld om het wacht- of IF / ELSE-blok te activeren. Met de OR parameter moeten contacten overeenkomen met slechts één van de triggers die je hebt ingesteld.          

Met het  Wachtblok kun je wachten tot een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt om de workflow voort te zetten.   

Met het  IF / ELSE blok wordt de workflow in twee kanten verdeeld. Contacten die overeenkomen met de trigger worden naar de Ja kant gestuurd en contacten die dat niet doen, worden naar de Nee kant van de workflow gestuurd. Vervolgens kun je de workflow voor beide kanten afzonderlijk voortzetten.

Laten we een voorbeeld bekijken voor meer duidelijkheid:

Je hebt een enquête naar de contacten gestuurd en je wilt een herinnering sturen naar contacten die deze nog niet hebben ingevuld. 

Ten eerste moet je een Wachtblok toevoegen om je contacten enige tijd te geven om de enquête in te vullen. Als je geen wachttijd instelt, wordt de enquête zelfs naar contactpersonen gestuurd die deze hebben ingevuld. Dit zou gebeuren omdat Flexmail direct na verzending zal controleren of de enquête is ingevuld. In het Wachtblok kan je twee parameters toevoegen: de eerste zal zijn Contacten die de enquête invullen en de tweede zal een Datum zijn, waarbij je de contacten 3 dagen tijd zal geven de enquête in te vullen alvorens je hen een reminder verstuurt. We selecteren de OR optie tussen de twee parameters.          

Nadat je de wachttijd hebt ingesteld, moet je de IF / ELSE actie gebruiken. Nadat de wachtperiode voorbij is, zal Flexmail de contacten controleren en verdelen in een Ja en een Nee kant, afhankelijk van of ze de enquête hebben ingevuld of niet. Nu kun je de herinnering instellen voor de contacten die de enquête nog niet hebben ingevuld.      

De volgorde van het voorbeeld ziet er als volgt uit:

Contactacties

Met de Contactacties kan je aanpassingen maken aan je contactendatabase en de segmentatie ervan. Je kunt bijvoorbeeld contacten een interesse toewijzen als ze op bepaalde links in de campagne hebben geklikt of je kunt contacten naar de blacklist verplaatsen als ze de campagne niet openen.

Een workflow bewaren en activeren

Nadat je de workflow hebt samengesteld, moet je deze afronden met een Stop deze workflow blok en vervolgens doorgaan met de bewaaropties.  

Onderaan de pagina vind je 3 bewaaropties:

• Opslaan - Sla de voortgang van de workflow op terwijl je eraan werkt
• Opslaan en sluiten - De pagina opslaan en sluiten. Je workflow is te vinden in Automation > Workflows, zodat je deze op elk gewenst moment kunt starten.
• Opslaan en starten - Sla de workflow op en activeer deze onmiddellijk. 

Met workflows kun je een geautomatiseerd scenario maken dat past bij de marketingbehoeften, dus we moedigen je aan om de talrijke mogelijkheden die we bieden te verkennen en uit te proberen.

Gerelateerde artikels