Bestaande contacten bijwerken
Je contactendatabase hoeft niet statisch te zijn. Wanneer de informatie van je contacten verandert, zoals hun bedrijf, voorkeuren of e-mailadres, kun je Flexmail op verschillende manieren up-to-date houden. Dit artikel legt elke methode uit en beschrijft hoe de bijwerklogica werkt.
Voordat je begint
Controleer voordat je contacten bijwerkt via import of je kolomkoppen overeenkomen met de Flexmail-veldnamen of plaatshouders. Een verkeerde koppeling is de meest voorkomende oorzaak van data die op de verkeerde plek terechtkomt.
Hoe contacten zichzelf kunnen bijwerken
Contacten kunnen hun eigen informatie bijwerken via:
- Hun profielpagina: een persoonlijke pagina waarop contacten hun publieke interesses kunnen beheren. Je kunt ernaar linken met de plaatshouder #update# in je e-mails. Eigen velden en andere contactgegevens kunnen op deze pagina niet worden bewerkt.
- Een formulier: als je een formulier aanmaakt dat is gekoppeld aan de contactendatabase en de link deelt, kunnen contacten hun informatie bijwerken door het in te vullen.
Wanneer een contact zijn of haar eigen gegevens bijwerkt, beschouwt Flexmail dat altijd als de meest nauwkeurige versie.
Hoe jij contacten kunt bijwerken
Via import
De meest efficiënte manier om een groot aantal contacten tegelijk bij te werken, is via een nieuwe import. Wanneer Flexmail een e-mailadres vindt dat al bestaat in je account, werkt het de gegevens van dat contact bij in plaats van een duplicaat aan te maken.
De bijwerklogica werkt als volgt:
- Een veldwaarde wordt alleen bijgewerkt als het nieuwe bestand een andere, niet-lege waarde bevat voor dat veld
- Als een kolom leeg is of ontbreekt in je bestand, blijft de bestaande waarde ongewijzigd
- Voor keuzevelden met meerdere opties worden de geselecteerde waarden vervangen door wat er in het nieuwe bestand staat
- Bronnen en interesses worden nooit overschreven. Nieuwe waarden worden toegevoegd aan de bestaande
Op de detailpagina van het contact
Open de detailpagina van een contact vanuit het contactenoverzicht en bewerk elk veld rechtstreeks. Wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht.
Via een workflow
Workflows kunnen contactvelden automatisch bijwerken op basis van acties of triggers. Je kunt bijvoorbeeld een workflow instellen die een veld "Laatste bijgewoonde evenement" bijwerkt wanneer een contact op een registratielink klikt.
Wat gebeurt er met dubbele e-mailadressen in een bestand?
Als hetzelfde e-mailadres meer dan één keer voorkomt in je importbestand, verwerkt Flexmail de rijen op volgorde. De eerste rij stelt de beginwaarden in en elke volgende rij werkt deze bij volgens dezelfde logica als hierboven. Bronnen en interesses uit alle rijen worden samengevoegd. Het importoverzicht toont een waarschuwing voor dubbele rijen, zodat je hiervan op de hoogte bent.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
Goede data overschrijven met lege kolommen
Als je updatebestand kolommen mist die je niet wilt wijzigen, is dat geen probleem. Flexmail raakt die velden niet aan. Maar als een kolom aanwezig is maar de cellen leeg zijn, en het bestaande contact heeft een waarde in dat veld, laat Flexmail de bestaande waarde ongewijzigd (omdat de nieuwe waarde leeg is). Neem geen kolommen met lege waarden op als je een veld wilt leegmaken; daarvoor is een andere aanpak nodig.
Vergeten dat keuzevelden met meerdere opties worden vervangen, niet samengevoegd
Anders dan bij interesses en bronnen worden de waarden van keuzevelden met meerdere opties vervangen door wat er in je nieuwe bestand staat. Als een contact momenteel "Bronze" heeft geselecteerd in een niveauveld en je updatebestand dat leeg laat, wordt de waarde gewist. Neem de volledige beoogde waarde op in je updatebestand.
Verkeerde veldkoppeling bij hernieuwde import
Als je kolomkoppen zijn veranderd sinds de laatste import, controleer dan de koppelingsstap zorgvuldig. Een kolom die automatisch wordt gekoppeld aan het verkeerde veld kan stilletjes data overschrijven in je volledige contactenlijst.
Volgende stappen
- Lees "Databasevelden koppelen aan het importbestand" voor een gedetailleerde handleiding bij de koppelingsstap
- Lees "Je contacten beheren" om te zien hoe je individuele contacten bewerkt vanuit het contactenoverzicht
- Lees "Over workflows" als je contactupdates wilt automatiseren op basis van campagnegedrag