Bestaande contacten bijwerken
Je database in Flexmail kan meer informatie bevatten dan enkel het e-mailadres. Voor een contact kun je de volgende informatie verzamelen:
- E-mailadres: unieke waarde
- Naam en voornaam
- Taalvoorkeur: een van de talen die je gebruikt om e-mails in te versturen
- Diverse bronnen
- Eigen velden: door jou gecreëerd, nooit verplicht
- Interesses: een of meerdere ‘tags’ of types van communicatie waar dit contact in geïnteresseerd is, gebaseerd op import of klikgedrag
Wanneer een contact zijn of haar informatie updatet, beschouwen we dit altijd als het meest accuraat. Je contacten kunnen deze informatie updaten door:
- Hun profielpagina
- Een formulier invullen welke is gelinkt naar de contact database
Je kunt dit wijzigen door:
- Een import
- Wijzigingen aanbrengen op een contact detail pagina
- Een workflow
Contacten updaten door middel van importeren
Wanneer een contact in je CSV bestand al bestaat in je Flexmail account, dan zou dit bestaande contact geüpdatet moet worden. Onze logica voor updaten is als volgt:
- De waarde van een veld / eigen veld wordt alleen bijgewerkt als er een andere waarde wordt opgegeven in uw nieuwe CSV.
- Als de kolom voor dat veld in je CSV leeg is of daar niet bestaat, wordt de waarde niet gewijzigd.
- Als de waarde anders is, vervangen we de informatie in de database door de informatie in je CSV.
- Voor meerkeuzevelden betekent dit dat de geselecteerde waarden worden vervangen door de waarden die aanwezig zijn in het CSV-bestand.
- Bronnen en interesses worden nooit overschreven, maar in plaats daarvan wordt elke nieuwe waarde toegevoegd aan de bestaande contactpersoon. Dit betekent ook dat het niet mogelijk is om een interesse te verwijderen via een import.
Wat als er dubbele e-mailadressen in mijn importbestand staan?
In de meest ideale situatie komt een e-mailadres maar één keer voor in je file. Staat eenzelfde contact er toch meerdere keren in, dan hanteren we bij het ontdubbelen de volgende logica:
- We starten bij de eerste rij waarin het dubbele e-mailadres voor komt. Vervolgens nemen we de eerstvolgende rij.
- De waarde van een veld wordt enkel bijgewerkt wanneer er een verschillende waarde in de nieuwe rij staat.
- Als de waarde voor dat veld in je CSV leeg is, wordt de waarde niet gewijzigd.
- In het geval van meerkeuze velden wordt de waarde ook niet gewijzigd, als de waarde in je CSV file niet bestaat in Flexmail.
- Bronnen en interesses worden nooit overschreven, enkel aangevuld. Elke nieuwe waarde wordt toegevoegd aan de bestaande informatie. Dit betekent ook dat het niet mogelijk is om een interesse te verwijderen via een import.
Hieronder vind je een voorbeeld:
Op het overzichtsscherm na de analyse van je import krijg je te zien hoe veel geldige contacten we in je bestand gevonden hebben. Deze data is dus al ontdubbeld. Bij de waarschuwingen geven we je het aantal dubbele contacten weer.