Contacten toevoegen
Om campagnes te versturen, moet je eerst contacten toevoegen aan je databank. Dat kan je in Flexmail op verschillende manieren doen:
- Upload een CSV bestand
- Voeg een enkel contact toe
- Verbind met de API
- Andere mogelijkheden
Dit artikel gidst je door het proces. We hebben het stappenplan zo duidelijk mogelijk uitgeschreven zodat je in geen tijd je contacten hebt geordend.
- Ga naar Contacten > Alle contacten in je account om contacten toe te voegen aan je databank.
- In het overzicht van je contacten vind je drie tabbladen:
- Bevestigde contacten: overzicht van alle actieve contacten in je account
- Onbevestigde contacten: overzicht van alle contacten die een inschrijf-bericht kregen, maar nog niet bevestigden
- Geblackliste contacten: overzicht van alle blacklisted contacten in je account
- Klik op op de knop Contacten toevoegen boven de drie tabbladen.
- Hier selecteer je een van de importmogelijkheden.
Upload een CSV bestand
Je kan contacten aan je databank toevoegen door een bestaande lijst contacten te importeren. Als je beschikt over een bestand met al je contactgegevens, bewaar dat dan als een CSV-bestand om de hele lijst te kunnen toevoegen aan je Flexmail-account. Bekijk hier hoe je je werkmap bewaart als CSV-bestand.
- Klik op Upload een bestand om een bestaande contactenlijst te importeren.
- Selecteer eerst je CSV-bestand. Controleer of je bestand voldoet aan de volgende richtlijnen voor vlotte importering (richtlijnen zichtbaar in de applicatie):
- Bewaar je bestand met de .csv-extensie (zoals contacten.csv).
- Het document mag maximum 25 MB groot zijn en maximum 100.000 rijen bevatten. Importeer grotere lijsten over meerdere keren.
- Benoem elke kolom met een herkenbare naam, zoals e-mail, naam, voornaam, taal… in de bovenste rij.
- Scheid kolommen van elkaar met komma’s of puntkomma’s.
- Scheid meerdere waardes in een cel van elkaar met een komma. Geef de waarde in met dubbele aanhalingstekens om de komma te behouden.
- Combineer meerdere waardes voor voorkeuren of interesses in een cel, gescheiden door een komma. Om alle waardes te behouden, voeg je de voorkeuren of interesses toe aan de cel binnen dubbele aanhalingstekens om alle waardes te behouden.
- Bestaande waardes voor voorkeuren of interesses zullen niet overschreven worden.
- Voor multiple choice-velden voeg je alle keuzemogelijkheden die je wil behouden toe aan je bestand. Het hele veld zal vervangen worden.
- Gebruik de ISO 8601-standaard om zeker te zijn dat alle velden met gegevens correct verwerkt worden (zoals 2018-08-25).
- Bronnen, voorkeuren en interesselabels zijn hoofdlettergevoelig. Zorg er dus zeker voor dat kleine letters en hoofdletters exact overeenkomen in je CSV-bestand.
- Voor de talen van je contacten identificeren we enkel de ISO-waardes, zoals ‘nl’, ‘fr’ en ‘en’. Om andere talen toe te voegen aan je contacten, moet je die eerst specificeren in de instellingen.
Support tip
Leer meer over het overschrijven van bestaande contacten in Flexmail voor je bestaande contacten importeert. - Voor je je bestand kan uploaden, moet je aangeven dat je je contacten rechtmatig verkreeg. Lees er hier meer over.
- Daarna link je de contactgegevens van je bestand aan de overeenkomstige velden in je databank in Flexmail. Die informatie leest het systeem in de eerste rij van je bestand. Die rij mag dus nooit contactgegevens bevatten, maar enkel titels voor de kolommen. Zo slaan we al je verzamelde informatie op de juiste plaats op. Om het proces intuïtiever te maken voor jou, onthoudt het systeem de laatst opgeslagen structuur. Klik hier voor meer ondersteuning.
Support tip
Je kan bestaande waardes in een veld niet vervangen met een lege waarde via een import. Als je een veld wil leegmaken voor een specifiek contact kan je een . of - gebruiken. - Nadat je je velden in kaart hebt gebracht, checken we alle gegevens in je bestand op basis van de kolom met e-mailadressen. Als we ongeldige of uitgesloten contacten vinden, krijg je een overzicht van de fouten. Voor elke fout geven we je meer context en de mogelijkheid om potentiële fouten te corrigeren wanneer mogelijk. Daarvoor kan je in deze stap een nieuw .csv-bestand downloaden. Klik hier voor meer informatie over de mogelijke importeerfouten.
- Eens je klaar bent, klik je eenvoudigweg op de knop Import voltooien.
- In sommige gevallen is het mogelijk dat je een extra stap moet nemen voor je je import kan afwerken. De taal en bron van de contactvelden zijn verplicht. Wanneer die verplichte velden niet (volledig) in je te importeren bestand staan, krijg je de vraag welke waarde we mogen selecteren in de plaats van die velden.
- Indien er geen interesses in je bestand staan, krijg je vervolgens nog een extra stap met de vraag of je een interesse wilt toevoegen aan deze contacten.
- Wil je een interesse toevoegen? Kies dan de juiste interesse via de dropdown of maak een nieuwe interesse aan. Je kan er maximum 5 per import toewijzen.
- Wil je geen interesse toevoegen aan de import, klik dan op Stap overslaan en import afronden.
-
Je contacten zijn nu toegevoegd aan Flexmail en klaar om je campagnes te ontvangen. Het kan een een goed idee zijn hen automatisch een welkomstmail te sturen.
Voeg een enkel contact toe
Je kan niet enkel een hele lijst contacten uploaden, je voegt ze ook gemakkelijk een voor een toe.
- Om een enkel contact toe te voegen, klik je op de importmogelijkheid Voeg één contact toe.
- Geef de gegevens van je contact in op de juiste plaatsen. E-mailadres, taal en bron zijn verplicht.
- Voor je het contact kan aanmaken, moet je bevestigen dat je de gegevens rechtmatig verkreeg. Lees er hier meer over.
- Eens je klaar bent, klik je op Contact toevoegen om alles op te slaan in je databank.
Verbind met de API
Als je contacten automatisch wil toevoegen van ergens anders, is je beste optie om je eigen verbinding te bouwen met onze REST API. Contacteer ons gerust via support@flexmail.be voor meer informatie, en om je User ID en token te krijgen.
Hier vind je de handleiding om de API op te zetten.
Toevoegen geslaagd
Wanneer je nieuwe contacten hebt toegevoegd, dan zal je hiervan op verschillende manieren op de hoogte worden gesteld:
- Meldingsbalk bovenaan je contactenoverzicht
Wanneer je een import hebt afgerond in je Flexmail account, dan tonen we je door middel van een groene notificatiebalk hoe veel nieuwe contacten werden toegevoegd via je afgeronde import. - Rangschikking en notatie van toevoegingsdatum van je contacten
Als een contact pas is aangemaakt, dan zal er tijdens de eerste 60 minuten na je import als aanmaakdatum "Daarnet" getoond worden. Na dat eerste uur zal er "Vandaag" komen te staan. Vanaf de tweede dag wordt er enkel nog de aanmaakdatum weergegeven. Hierop kan je je contacten uiteraard ook sorteren. - Import rapport e-mail
Wanneer je nieuwe contacten hebt toegevoegd via de API of de import in je account, dan zal je na het afronden van de import een bevestigingsmail ontvangen. Deze mail wordt verstuurd naar de gebruiker die de import uitvoerde.
Hierin staan nog eens alle belangrijke aantallen en waarschuwingen op een rijtje. Je vindt er ook een link naar een file met daarin eventuele e-mailadressen die niet toegevoegd konden worden, inclusief de reden waarom.
Andere mogelijkheden
De bovenstaande mogelijkheden komen het vaakst voor. Er zijn echter meer opties om automatisch contacten toe te voegen aan je databank:
- Opt-in formulieren: Je kan een inschrijfformulier maken en er een link naar op je website plaatsen. Geïnteresseerde bezoekers kunnen zich dan zo inschrijven op je nieuwsbrief. Klik hier om te leren hoe je een inschrijfformulier maakt.
- Connectors: Onze CRM-partner Efficy heeft een eigen connector gemaakt met Flexmail die je kan installeren als je beide platformen gebruikt.
Video
Nog niet helemaal duidelijk hoe je contacten toevoegt door het uploaden van een CSV bestand? Bekijk dan zeker deze video: