Over bronnen
Een bron vertelt je hoe een contact in je database terecht is gekomen. Het is een verplicht veld voor elk contact in Flexmail, en het is niet zomaar een administratief detail. Onder de GDPR moet je kunnen aantonen waar de persoonsgegevens van een contact vandaan komen als ze ooit hun recht op inzage uitoefenen.
Hoe bronnen worden toegewezen
Via een opt-informulier
Wanneer een contact zich inschrijft via een van je opt-informulieren, slaat Flexmail automatisch de naam van dat formulier op als de bron van het contact. Geen actie vereist van jou.
Via import
Bij elke import word je gevraagd een bron op te geven voor de contacten in dat bestand. Je kunt een bestaande bron selecteren of een nieuwe aanmaken. Gebruik een naam die betekenisvol en traceerbaar is. Iets als "Klantenbestand export 2025-03" of "Vakbeurs Brussel 2025" is veel nuttiger dan een generiek label.
Handmatig toegevoegd
Wanneer je een contact handmatig toevoegt, wijs je bij het aanmaken een bron toe. Dit is een goede plek om de specifieke context vast te leggen, bijvoorbeeld "Inschrijvingslijst evenement XYZ" of "Persoonlijk verzoek op conferentie."
Kunnen contacten hun bron zien?
Nee. Bronnen zijn intern aan je account. Contacten zien ze nooit. Ze bestaan om je te helpen de herkomst van je gegevens bij te houden voor je eigen administratie en voor GDPR-naleving.
Een contact kan meerdere bronnen hebben
Als dezelfde persoon zich inschrijft via een opt-informulier en later opnieuw wordt geïmporteerd vanuit een klantenbestand, worden beide bronnen aan hun profiel toegevoegd. Bronnen worden nooit overschreven; ze stapelen zich op. Dit geeft je een volledig beeld van alle contactmomenten waarlangs een contact in je database is terechtgekomen.
GDPR Als een contact een verzoek tot inzage indient onder de GDPR, ben je verplicht hen te vertellen welke persoonsgegevens je bewaart en waar deze vandaan komen. Je bronnenveld is precies waar die informatie zich bevindt. Houd je bronnamen duidelijk en traceerbaar.
Veelgemaakte fouten vermijden
Generieke bronnamen gebruiken
Een bron met de naam "Import" of "Website" zegt je zes maanden later niets nuttigs. Een bron met de naam "Nieuwsbriefinschrijving via homepage Q1 2025" vertelt je precies waar die contacten vandaan kwamen. Neem even de tijd om specifiek te zijn bij het aanmaken van bronnamen.
Het niet vastleggen van handmatig toegevoegde contacten
Wanneer je een contact toevoegt na een telefoongesprek, vergadering of persoonlijk verzoek, leg dit dan onmiddellijk vast met een specifieke bron. Vage of ontbrekende bronnen bij handmatig toegevoegde contacten zijn een veelvoorkomend GDPR-zwakpunt, omdat je de herkomst van de gegevens van dat contact niet kunt aantonen.
Ervan uitgaan dat je bronnen kunt bewerken of verwijderen
Bronnen worden toegevoegd aan contacten en maken deel uit van je GDPR-auditspoor. Je kunt de bron die aan een eerdere import is toegewezen niet bewerken of achteraf wijzigen. Zorg dat je het bij het importeren meteen goed doet.
Volgende stappen
- Lees "Contacten toevoegen" om te zien hoe bronnen worden toegewezen tijdens het importproces.
- Lees "Rechtmatig verkregen gegevens" voor een volledige uitleg van de GDPR-verplichtingen rond contactgegevens.
- Lees "Contacten in Flexmail" voor een overzicht van alle gegevens die op een contact worden opgeslagen.