Rechtmatig verkregen gegevens

Voordat je contacten importeert in Flexmail, moet je nagaan of je een wettelijk recht hebt om hun gegevens op te slaan en hen e-mails te sturen. Dit is niet alleen een vereiste van Flexmail. Het is een GDPR-verplichting. Bij elke import vraagt Flexmail je dit expliciet te bevestigen.

Wat geldt als rechtmatig verkregen data?

Op grond van de GDPR heb je een geldige rechtsgrondslag nodig om persoonsgegevens te verwerken. Voor e-mailmarketing zijn de meest voorkomende grondslagen:

• Toestemming: het contact heeft je actief toestemming gegeven om e-mails te sturen, bijvoorbeeld door een Opt-in formulier in te vullen
• Gerechtvaardigd belang: je hebt een echte zakelijke reden om de persoon te contacteren, en hun belang om niet gecontacteerd te worden weegt niet op tegen het jouwe. Dit is enger van toepassing dan veel mensen veronderstellen.
• Contractuele noodzaak: het versturen van een e-mail aan het contact is noodzakelijk om een contract met hen uit te voeren, zoals het verzenden van een orderbevestiging of een service-update

Contacten via Opt-in formulieren

Contacten die zich inschrijven via een Flexmail Opt-in formulier hebben je gedocumenteerde, dubbel bevestigde toestemming gegeven. Hun gegevens zijn altijd rechtmatig verkregen. Flexmail handelt het bevestigingsproces automatisch af.

Wat je niet mag importeren

• Aangekochte contactenlijsten
• E-mailadressen die van websites zijn verzameld
• Contacten die zich hebben ingeschreven voor de communicatie van een andere organisatie
• Oude lijsten waarbij toestemming werd verzameld onder andere voorwaarden of via een ander merk

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Ervan uitgaan dat oude toestemming nog steeds geldig is

Toestemming die jaren geleden is verkregen onder vage bewoordingen, zoals "Ik ga akkoord met het ontvangen van communicatie van onze partners," voldoet waarschijnlijk niet aan de GDPR-vereiste voor specifieke, geïnformeerde en vrij gegeven toestemming. Als je twijfelt of oude toestemming nog geldig is, is het veiliger om een hertoestemmingscampagne te sturen voordat je importeert.

Te sterk leunen op gerechtvaardigd belang

Gerechtvaardigd belang wordt vaak aangehaald als grondslag om mensen te e-mailen die nooit expliciet toestemming hebben gegeven. In de praktijk vereist de GDPR dat je een afweging maakt waaruit blijkt dat jouw belang het privacyrecht van het contact daadwerkelijk overstijgt. Voor cold-marketinge-mails wordt deze lat zelden gehaald. Gebruik bij twijfel toestemming als grondslag.

Een aangekochte lijst importeren zonder controle

Aangekochte lijsten voldoen bijna nooit aan de GDPR-toestemmingsvereisten. De contacten hebben hun gegevens verstrekt aan een andere organisatie voor andere doeleinden. Hen e-mails sturen brengt je in overtreding en leidt doorgaans tot hoge klachtenpercentages, wat je verzendreputatie rechtstreeks schaadt.

GDPR-overwegingen

Als verwerkingsverantwoordelijke ben jij verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de data die je in Flexmail brengt. Flexmail verwerkt die data namens jou als verwerker, conform de bepalingen van de verwerkersovereenkomst. De rechtsgrondslag voor de verwerking is aan jou om te bepalen en te documenteren.

Houd bij hoe en wanneer je toestemming hebt verkregen voor elke groep contacten. Als je ooit een inzageverzoek of een audit ontvangt, is die documentatie je bewijs van naleving.

Volgende stappen

• Lees "Contacten toevoegen" voor het volledige importproces, inclusief de stap voor bevestiging van toestemming
• Lees "Geblackliste contacten beheren" als je vorige uitschrijvers van een ander platform wilt importeren
• Lees "Over bronnen" om te begrijpen hoe je de herkomst van je contacten bijhoudt voor GDPR-doeleinden

Gerelateerde artikels