Contacten omzetten met de Contact Converter

Om je lijsten op een gemakkelijke en veilige manier om te zetten naar segmenten, kan je gebruik maken van de Contact Converter. Deze loodst je stap voor stap door het proces. 

De Contact Converter helpt je bij het overzetten van je lijsten naar 1 database die onderverdeeld kan worden in verschillende segmenten.

Uit praktische overwegingen zal je account tijdens het doorlopen van de converter tijdelijk onbereikbaar zijn voor andere gebruikers. We willen namelijk de leesacties van je contacten na het overzetten correct koppelen aan je database.

Omdat we je account hiervoor moeten blokkeren, voorzie je best genoeg tijd om in één keer het proces te doorlopen. Zo behoud je ook zelf het meeste overzicht over de te nemen stappen.

Wat kan ik doen om mijn overstap zo vlot mogelijk te laten verlopen?

• Wij raden aan om je lijsten in één keer over te zetten. Je kan het proces pauzeren maar dat betekent dat je langer onbereikbaar bent voor je contacten.
• We raden aan om na te denken over het tijdstip dat je kiest. Als je later op de werkdag/avond aan de update begint zal deze opmerkelijk vlotter verlopen dan tussen 9u en 17u.
• Let op dat je de update niet net na een mailing doet. Jij en je contacten kunnen tijdens het proces niet in Flexmail. Door een mailing uit te stellen verminder je het risico om contacten mis te lopen.
• Kijk op voorhand al eens naar je lijsten, zijn die nog actueel of bruikbaar?

1. Welke lijsten zijn voor jou nog relevant?

Kies op de volgende pagina de lijsten die je wilt behouden. De lijsten die je hier aanvinkt, worden nagekeken en automatisch omgezet naar segmenten. Door lijsten hier niet aan te duiden geef je aan dat je deze niet meer nodig hebt, en ze dus aan het einde van het proces verwijderd mogen worden. Geen zorgen, in de laatste stap tonen we je nog eens een overzicht waarop je alles nog eens kan nakijken. Heb je je bedacht, dan kan je daar alsnog extra lijsten aanduiden om over te zetten.

2. Een lijst omzetten naar een segment

Om je geselecteerde lijsten om te zetten naar segmenten, hebben we nog een beetje extra info nodig. Je begint bij de eerste lijst die je gekozen hebt.

1. Kies een naam voor je segment. We vullen dit aan met de naam van je hoofdlijst – makkelijk herkenbaar voor jou – maar je kan dit natuurlijk aanpassen.
2. Vroeger sloegen we een taal per lijst op. Na het omzetten krijgt elk contact zijn eigen taal mee, waardoor je hier beter mee kan werken. In het tweede veld dien je een taal te kiezen. De converter gaat steeds proberen de taal van elk contact te herkennen op basis van wat al ingevuld staat. Lukt dit niet, dan kan je hier aangeven welke “fallback” taal we in dat geval mogen gebruiken voor de contacten in deze lijst.
3. Sinds de invoering van GDPR moet elk contact een bron krijgen. Ook hier kijken we welke info al in je lijst aanwezig was. Kunnen we geen bron vinden, dan voegen we de waarde toe die je hier als “fallback” ingeeft.

Wanneer je deze drie velden hebt ingevuld, mag je op de knop Deze lijst definitief omzetten klikken. Deze lijst is vanaf dat moment definitief omgezet naar een segment. Geen zorgen, er gaat geen info verloren.

Voor de volgende lijsten dien je precies hetzelfde proces te doorlopen. Heb je veel lijsten geselecteerd, dan ben je wel even bezig. Maar het loont de moeite: je overzicht zal een pak duidelijker worden, en geen dubbele contacten meer.

3. Oei, conflicterende data voor dubbele contacten

Wanneer je je eerste lijst hebt omgezet, dan zullen we voor de volgende lijsten steeds controleren of er dubbele contacten zitten in je volgende lijst. In dat geval zullen we steeds de info in de contactvelden gaan matchen. Is een veld leeg in je database, en is deze info wel beschikbaar in de nieuw toe te voegen lijst, dan vullen we deze informatie mooi aan.

Wanneer de info verschilt, kunnen er zich echter conflicten voordoen. In dat geval kom je op de volgende pagina terecht:

Ben je klaar met overzetten?

Zodra je alle lijsten hebt overgezet, is je nieuwe database met bijhorende segmenten klaar. Tijdens het overzetten krijg je rechts nog een overzicht van het aantal unieke contacten in je database en de verschillende segmenten die aangemaakt werden op basis van de lijsten die je hebt opgeruimd.

Ben je helemaal klaar? Dan kan je onderaan de converter afronden. Op dat moment worden alle andere lijsten die je niet selecteerde om om te zetten definitief verwijderd. Ben je er toch nog een lijst vergeten, dan kan je deze alsnog overzetten.

Zodra je de converter afrondt wordt je account terug vrijgegeven en kan je gebruikmaken van je nieuwe segmenten:

Hier kies je in welke taal je e-mails zal verzenden. Wij vullen deze talen al voor je in op basis van de talen die je reeds in je database hebt zetten. Indien je niet van plan bent om e-mails in nieuwe extra talen te gaan versturen, kan je gewoon deze taalsuggestie bevestigen.

Indien je meerdere talen hebt gekozen dien je nog een fallback taal te kiezen. Dit wordt duidelijker aan de hand van een voorbeeld: Stel dat je in de toekomst een nieuw eigen veld wilt maken. Als je dat eigen veld op je update pagina zou plaatsen, dan wil je ook graag dat dat veld wordt weergegeven in de taal van de contactpersoon die zijn profiel bijwerkt. Omdat we begrijpen dat je die veldnamen misschien naar een vertaalbureau moet sturen, zijn die vertalingen nog niet verplicht op het moment dat je die velden aanmaakt (maar we waarschuwen je nadien wel dat sommige vertalingen ontbreken). Bij ontbrekende vertalingen wordt de fallback taal op de updatepagina weergegeven. Daarom is die fallback taal altijd verplicht in te vullen bij het aanmaken van een nieuw veld.

Video

Nog niet helemaal duidelijk hoe je je contacten omzet met de Contact Converter? Bekijk dan zeker deze webinar. Aan de hand van een live demonstratie laten we je zien hoe je van meerdere lijsten naar één enkele database gaat en daarna segmenten aanmaakt.

Gerelateerde artikels