Hoe kan ik mezelf voorbereiden voor de Contact Converter?
De contact converter is een gemakkelijke tool om alle verschillende lijsten om te zetten naar één database. In deze database zit alle informatie van je contacten opgeslagen, centraal op één plaats en dus niet verspreid over de verschillende lijsten. Je gaat natuurlijk niet altijd een campagne sturen naar slechts één lijst. Daarom kan je deze database dus ook onderverdelen in verschillende segmenten. Je contacten kunnen wel meerdere keren in een bepaald segment zitten, maar de data van het contact blijft overal hetzelfde, ook als er wijzigingen gebeuren.
Natuurlijk gaan we niet zomaar alle lijsten ineens samenvoegen. De contact converter is een soort wizard die je door dit proces begeleidt. Het is belangrijk om te weten dat jij als gebruiker, zelf kiest wat er moet gebeuren. Jij kiest welke lijsten behouden moeten worden en welke niet, welke informatie van een contact moet behouden blijven,…
We doorlopen alle lijsten stap voor stap en jij beslist wat we moeten doen. Je moet je dan ook geen zorgen maken dat er informatie verloren zal gaan.
Voorbereiding
We kunnen ons voorstellen, dat je toch wat angst hebt om door de Contact Converter te gaan. Heel begrijpelijk ook! Dit zijn al je contacten die omgezet worden, alle contacten die jij nodig hebt voor je campagnes.
Om je zorgen weg te nemen, hebben we hier al een aantal tips om je te helpen. Een goede voorbereiding is hierbij een belangrijke stap.
De contact converter is niet alleen nodig voor de GDPR, het is ook een ideale kans om je contactbeheer opnieuw te organiseren.
- Hoe beheer je je contacten momenteel?
- Welke lijsten heb je nog nodig?
- Welke lijsten heb je al lang niet meer gebruikt? Heb je deze nog wel nodig?
- Hoe wil je je contacten indelen? Op welke info wil je je baseren bij het opstellen van doelgroepen?
Dit zijn al enkele vragen die je je best op voorhand stelt.
Kies een goed moment om het converteren op te starten
Houd er rekening mee dat tijdens dit proces Flexmail voor jou en jouw klanten tijdelijk onbereikbaar is. Let er daarom vooral op dat je de update niet net na een mailing doet. Jij en je contacten kunnen tijdens het proces niet op Flexmail. Je loopt hierbij een risico om contacten te mislopen met je mailing. We raden daarom aan om het converteren of de mailing even uit te stellen.
Het is mogelijk om het proces op bepaalde momenten te pauzeren maar wij raden aan om je lijsten in één keer over te zetten. Als je het proces pauzeert, ben je namelijk langer onbereikbaar voor je contacten.
Denk bovendien even na over het tijdstip dat je kiest om de GDPR Contact Converter te doorlopen. Als je later op de werkdag/avond aan de update begint, zal deze opmerkelijk vlotter verlopen dan tussen 9u en 17u. Natuurlijk hoe groter het aantal contacten, hoe langer de samenvoeging duurt. Niets om je zorgen om te maken!