Al je vragen beantwoord over het overschakelen naar één database
Om al je contacten in één lijst te zetten, maken we gebruik van onze eigen GDPR Contact Converter. Omdat het omzetten naar één lijst, ongetwijfeld veel vragen bij je oproept, hebben we hier alvast een lijst met antwoorden voor je klaarstaan. Heb je toch nog vragen, laat ons zeker even iets weten via support@flexmail.be, wij helpen je graag verder!
Wat is de Contact Converter?
Wanneer je gebruikmaakt van meerdere lijsten, is de kans groot dat je contacten meerdere keren in je contactbeheer voorkomen. Op zich is dat geen probleem, maar het maakt het beheren van toestemmingen en uitschrijvingen een pak complexer. Om GDPR compliant te zijn met je e-mailmarketing communicatie, schakelen wij over naar een enkele lijst.
Het exporteren en opruimen van die data kan een tijdrovend werk zijn. Om ervoor te zorgen dat je contacten niet verloren gaan en overzichtelijk blijven, maken wij gebruik van onze eigen tool, de GDPR Contact Converter. Een tool gecreërd om ervoor te zorgen dat je contacten worden geherstructureerd en conflicten die ontstaan snel en gemakkelijk worden opgelost.
Wij zorgen voor een makkelijk proces, jij maakt de keuzes en houdt de touwtjes in handen. Zo gaan we samen de reeds bestaande lijsten opruimen en samenvoegen tot één grote database met verschillende segmenten. Op die manier voorkomen wij dubbele contacten en verwarring.
Hoe werkt de Contact Converter in Flexmail?
We maken eerst een nieuwe lege database als basis voor je nieuwe contactbeheer. Aan deze database zullen we samen, je contacten lijst per lijst toevoegen of samenvoegen. Je kan in het begin kiezen welke lijsten je wil meenemen, of welke je laat vallen. We geven duidelijk aan hoeveel contacten in elke lijst zitten en wanneer je een laatste campagne naar elke lijst hebt verzonden.
Wat gebeurt er met lijsten die ik niet selecteer in de Contact Converter?
In de eerste stap van de contact converter krijg je de vraag welke lijsten je wilt samenvoegen. Hier begint de eerste opruiming van je lijsten. Indien hier lijsten staan die je al meerdere maanden niet gebruikt hebt, zijn deze waarschijnlijk ook niet meer nodig.
Je selecteert dan ook alle lijsten die je zeker wilt behouden. Wanneer ze verwijderd mogen worden, vink je ze in deze stap niet aan. Deze data is na het doorlopen van de contact converter, dan ook niet meer terug te halen. Alvorens je hier beslissingen gaat nemen, kijk je dus best even na of de data verwijderd mag worden.Twijfel je toch nog? Je kan ook altijd een export nemen van bestaande lijsten, zo heb je altijd een back up. Geen zorgen, in de laatste stap vragen we je opnieuw om te bevestigen of je klaar bent. Indien nodig, kan je daar nog een vergeten lijst toevoegen.
Te veel onnodige contacten en honderden lijsten maakt je account enkel onoverzichtelijk en niet gemakkelijk om mee te werken. Dat wil je uiteraard vermijden. Hou dus enkel de noodzakelijke lijsten bij en maak van de gelegenheid gebruik om je lijsten volledig op te ruimen en je account volledig GDPR compliant te maken. Twee vliegen in 1 klap!
Wat gebeurt er met lijsten die ik wel meeneem in de Contact Converter?
Eerst en vooral analyseren we alle contacten in de lijst en vergelijken deze met de contacten in de nieuwe database. Aan de hand van deze analyse weten we op basis van het e-mailadres of er contacten zijn die reeds in de database zitten.
Als het contact zich reeds in de database bevindt gaan we de contactvelden vergelijken. Zijn in de lijst bepaalde velden ingevuld die in de database nog leeg zijn, of is er data die niet overeenkomt, dan verschijnt er een conflict en kan je zelf aangeven welke informatie de juiste is.
Komt het contact op beide plaatsen volledig overeen, dan voegen we een bron toe om de oorsprong van het contact te bewaren. Op deze manier kunnen we ook je database makkelijk opdelen in segmenten.
Wat gebeurt er als contacten niet volledig overeenkomen?
Blijkt dat in zowel de database, als in de lijst die wordt samengevoegd hetzelfde veld is ingevuld met een andere waarde, geven we aan dat er een conflict is met het samenvoegen. Nadat de volledige lijst geanalyseerd is, ga je kunnen aangeven of je de waardes wilt gebruiken van de lijst of degene die reeds in de database zitten.
Hou er rekening mee dat je keuze voor alle conflicten van deze lijst van toepassing is. De gegevens die je laat vallen worden onherroepelijk verwijderd.
Wat gebeurt er met workflows die momenteel gebruik maken van mijn lijst(en)?
Als we merken dat er een workflow actief is die gebruik maakt van je lijst, zetten we deze automatisch stop. Dit geeft je de mogelijkheid om de workflow aan te passen om gebruik te maken van segmenten in plaats van lijsten.
Wat gebeurt er met uitgeschreven contacten?
Contacten die uitgeschreven hebben op een lijst, worden op de algemene blacklist geplaatst.
Wat gebeurt er met campagnes die gepland zijn?
Geplande campagnes worden niet automatisch stopgezet. Je kan er dus best voor zorgen dat je deze niet inplant op het moment dat je door de contact converter wilt gaan of deze annuleert vóór je de contact converter start. Aangezien je aanpassingen gaat doen aan de contactlijsten, zou dit enkel voor problemen zorgen wanneer je de campagne toch gaat verzenden tijdens dit proces.
Voor de reeds verzonden campagnes, worden de rapporten uiteraard verder aangevuld (link tracking, open rate, kliks etc.).
Wie kan best de Contact Converter opstarten?
Dit moet een ADMIN user zijn.
Kunnen mijn andere gebruikers in Flexmail blijven werken?
Nee. Zolang de converter lopende is kunnen andere gebruikers niet aanmelden. Zorg er dus voor dat je een tijdstip kiest waarop niemand in de account moet werken.
Hoe lang duurt het om de Contact Converter te voltooien?
Het doorlopen van de converter hangt af van het aantal lijsten, het aantal contacten, het aantal conflicten. Het is dus moeilijk om hier een sluitend antwoord op te geven. Wel raden we aan om dit te doen op een moment dat je geen campagnes hebt klaar staan.
Wat gebeurt er met de toegangsrechten van mijn lijsten?
Deze rechten worden gereset, het is dus belangrijk om na het doorlopen van de contact converter, de rechten opnieuw in te stellen. Dit geldt enkel voor Retail accounts.