Kalenderbestanden (ICS) uploaden en beheren

ICS-bestanden uploaden naar je mediabibliotheek en linken in je e-mails zorgt ervoor dat ontvangers met één klik je evenementdetails aan hun agenda kunnen toevoegen. Dit artikel legt uit hoe je ICS-bestanden uploadt, beheert en gebruikt in je campagnes.

Wat zijn ICS-bestanden en waarom zijn ze nuttig?

ICS-bestanden zijn kalenderbestanden die evenementinformatie bevatten zoals datum, tijd, locatie en beschrijving. Wanneer iemand op een link naar een ICS-bestand klikt, opent hun kalender-app automatisch met alle details al ingevuld.

Waarom dit belangrijk is: Mensen die evenementen in hun agenda hebben staan, ontvangen automatische herinneringen van hun kalender-app. Dit verkleint de kans op no-shows aanzienlijk in vergelijking met het simpelweg vermelden van een datum in je e-mail.

Wat heb je nodig om te beginnen?

Voordat je start zorg ervoor dat je:

• Toegang hebt tot de E-mail builder
• Een geldig ICS-bestand hebt van je evenement
• Voldoende opslagruimte hebt in je mediabibliotheek

ICS-bestanden uploaden naar je mediabibliotheek

Stap 1: Open je mediabibliotheek

Navigeer naar je mediabibliotheek waar je alle andere afbeeldingen en bestanden uploadt via Account → Instellingen → Mediabibliotheek.

Stap 2: Upload je ICS-bestand

1. Klik op de knop om een nieuw bestand te uploaden
2. Selecteer je ICS-bestand van je computer
3. Het systeem controleert automatisch of het bestand een geldige structuur heeft

Stap 3: Herken je ICS-bestand in de bibliotheek

Na het uploaden verschijnt je ICS-bestand in de mediabibliotheek met een duidelijk kalender-icoon. Het bestandstype wordt weergegeven als "document". Filter eventueel op 'Documenten tonen' zodat je het gemakkelijk kunt terugvinden.

Een ICS-bestand toevoegen aan je e-mail

Nu je ICS-bestand in de mediabibliotheek staat kun je het linken in je campagnes.

Stap 1: Maak je bericht aan in de Email Builder

Open de Email Builder en begin met het samenstellen van je bericht.

Stap 2: Voeg een element toe voor je kalender bestand

Je kunt een "Bestand"-link toevoegen aan:

• CTA (knoppen)
• Tekst (bijvoorbeeld "Voeg toe aan agenda")
• Afbeeldingen

Sleep het gewenste element naar je bericht.

Stap 3: Voeg een link toe en selecteer "Bestand" als link type

1. Klik op het element waaraan je de link wilt toevoegen
2. Klik op "Link toevoegen" in het configuratiepaneel aan de rechterkant
3. Kies "Bestand" als link type
4. Klik vervolgens op de knop "Media"  om je Mediabibliotheek te openen

Stap 4: Kies je ICS-bestand

1. Selecteer het juiste ICS-bestand uit de lijst en klik op "Bestand invoegen".
2. Je ziet de bestandsnaam als bevestiging van je keuze.

Je kalenderbestanden organiseren en beheren

Bestanden zoeken en filteren

Net als met andere mediabestanden kun je je ICS-bestanden:

• Zoeken op naam
• Filteren op type "Documenten"
• Organiseren in mappen

Bestanden hernoemen of verwijderen

Je kunt ICS-bestanden hernoemen of verwijderen zoals elk ander bestand in je mediabibliotheek:

1. Klik op het bestand dat je wilt bewerken
2. Kies "Naam wijzigen" of "Verwijderen"
3. Bevestig je actie

Pro tips en best practices

Maak je kalenderlinks duidelijk herkenbaar

Mensen moeten direct begrijpen wat er gebeurt als ze klikken. Gebruik daarom knoppen of links met tekst zoals:

• 📅 Voeg toe aan agenda
• Bewaar deze datum
• Zet in je kalender

Test je ICS-bestand voordat je het uploadt

Open je ICS-bestand in je eigen kalender-app voordat je het uploadt naar Flexmail.

Zo controleer je of:

• De datum en tijd correct zijn
• De tijdzone klopt
• De locatie en beschrijving goed zijn ingevuld

Gebruik duidelijke bestandsnamen

Geef je ICS-bestanden logische namen zoals "Webinar_ProductLaunch_Jan2026.ics" in plaats van "event1.ics". Dit maakt het gemakkelijker om het juiste bestand te kiezen wanneer je meerdere evenementen beheert.

Volg de betrokkenheid

Hoewel je niet direct kunt zien wie het evenement aan hun kalender heeft toegevoegd, kun je de betrokkenheid wel opvolgen in je campagne-rapporten. Een hoge click-rate op je kalenderlink is een goede indicator voor betrokkenheid.

Veelvoorkomende fouten vermijden

Mijn ICS-bestand toont een verkeerd pictogram in de mediatheek

Wat is er aan de hand: Het pictogram wordt bepaald op basis van het bestandstype. Enkel bij een .ics bestand zal een agenda pictogram worden weergegeven.

Oplossing: Hernoem het bestand zodat het de .ics-extensie heeft vóór het uploaden. Als het bestand al geüpload is, verwijder het weer en upload opnieuw met de juiste extensie.

Het bestand upload niet met de foutmelding "Niet ondersteund bestandstype"

Wat is er aan de hand: je kalenderbestand heeft mogelijk niet de juiste indeling. We ondersteunen enkel kalenderbestanden met als extensie *.ics .

Oplossing: Kies bij het opslaan, exporteren of genereren van je bestand steeds voor het bestandstype ICS.

Het bestand upload niet met de foutmelding "Upload mislukt"

Wat is er aan de hand: Je ICS-bestand mist mogelijk een of meer verplichte elementen in de structuur.

Oplossing: Open je ICS-bestand in een teksteditor en controleer of het de volgende regels bevat:

• BEGIN:VCALENDAR        
• VERSION:2.0        
• BEGIN:VEVENT        
• END:VEVENT        
• END:VCALENDAR        

Als een van deze ontbreekt, moet je het ICS-bestand opnieuw genereren met je kalender-app of een online ICS-generator.

De kalenderlink downloadt het bestand maar opent geen kalender-app

Wat is er aan de hand: Dit gedrag hangt af van de e-mailclient en het apparaat van de ontvanger.

Wat je moet weten: Bij sommige webmail-clients (zoals Gmail in een browser) wordt het ICS-bestand gedownload, waarna de gebruiker het handmatig moet importeren. Dit is normaal gedrag en geen probleem met Flexmail.

Het evenement verschijnt in de verkeerde tijdzone in de agenda van ontvangers

Wat is er aan de hand: De tijdzone-instellingen in je ICS-bestand zijn niet correct geconfigureerd.

Oplossing: Dit is geen Flexmail-probleem maar een configuratie van het ICS-bestand zelf. Genereer het ICS-bestand opnieuw met de juiste tijdzone-informatie. Test het bestand buiten Flexmail door het aan jezelf te e-mailen en te controleren of het correct opent.

Wat je nu kunt doen

Nu je weet hoe je ICS-bestanden uploadt en beheert, kun je:

Direct aan de slag:

1. Maak een ICS-bestand voor je volgende evenement
2. Upload het naar je mediabibliotheek
3. Voeg een "Voeg toe aan agenda" knop toe aan je volgende campagne

Verder verkennen:

• Bekijk de handleiding over de nieuwe Email Builder voor meer geavanceerde linkmogelijkheden
• Leer hoe je effectieve call-to-action buttons maakt
• Ontdek hoe je je mediabibliotheek efficiënt organiseert

Best practice toepassen:

Test je eerste kalenderlink door een testcampagne naar jezelf te sturen. Klik op de link en controleer of het evenement correct aan je kalender wordt toegevoegd. Pas daarna verstuur je naar je volledige doelgroep.

Veelgestelde vragen

Tellen ICS-bestanden mee voor mijn opslaglimiet?

Ja, ICS-bestanden tellen mee voor je standaard opslaglimiet in de mediabibliotheek, net zoals afbeeldingen en PDF-bestanden.

Kan ik evenementdetails wijzigen nadat ik de e-mail heb verstuurd?

Het ICS-bestand in de verzonden e-mail is statisch. Als evenementdetails wijzigen, moet je een nieuw ICS-bestand uploaden en een update-e-mail versturen naar je ontvangers. Vermeld bijvoorbeeld "Bijgewerkte evenementdetails" in de onderwerpregel.

Werkt dit met alle kalender-apps?

Ja, ICS is een industrie-standaard formaat dat werkt met alle grote kalender-applicaties zoals Outlook, Google Agenda, Apple Kalender, Yahoo Agenda en de meeste andere.