Formulieren optimaal benutten
Formulieren zijn een van de meest veelzijdige tools in Flexmail. Naast eenvoudige gegevensverzameling kunnen ze je contactendatabase verrijken, je communicatie personaliseren, Automation activeren en van een enkele campagne een tweerichtingsgesprek met je doelgroep maken.
Verbind elk formulier met je database
Het belangrijkste wat je met een formulier kunt doen, is de velden koppelen aan je contactdatabasevelden. Zonder deze koppeling blijven antwoorden in het formulierrapport staan maar worden je contacten niet bijgewerkt. Mét die koppeling verrijkt elke inzending automatisch het profiel van het contact.
Controleer vóór het bouwen van een formulier of alle velden die je wilt verzamelen een bijbehorend veld in je database hebben. Als dat niet het geval is, maak die dan eerst aan via Instellingen > Eigen velden beheren. Formulieren kunnen zelf geen nieuwe databasevelden aanmaken.
Gebruik personalisatie om het voltooiingspercentage te verhogen
Een formulier dat een contact bij naam begroet en de bekende gegevens vooraf heeft ingevuld, vereist minder moeite om in te vullen en voelt minder aan als een generieke vragenlijst. Beide effecten verhogen het voltooiingspercentage.
Vul velden vooraf in waarvoor je al gegevens hebt: naam, bedrijf, taal, e-mailadres. Vraag alleen om wat je nog niet weet. Dit geeft het contact ook het signaal dat je aandacht hebt besteed, wat vertrouwen opbouwt.
Vraag alleen wat je daadwerkelijk zult gebruiken
Elke extra vraag in een formulier verlaagt het voltooiingspercentage. Stel jezelf vóór het toevoegen van een veld de vraag: gaan we hierop segmenteren? Gebruiken we het voor personalisatie? Activeert het een workflow? Als het antwoord nee is, laat het dan weg. Je kunt later altijd meer gegevens verzamelen in een vervolgformulier.
Workflows activeren vanuit formulierinzendingen
Een formulierinzending is een workflowtrigger. Wanneer een contact een formulier invult — een registratie, een feedbackformulier, een voorkeurupdate — kan onmiddellijk een workflow starten: een bevestigings-e-mail versturen, een salesmedewerker waarschuwen, een interesse toewijzen of een veld bijwerken.
Selecteer in het startblok van je workflow 'Heeft formulier ingevuld' en kies het formulier. Hiermee wordt elke formulierinzending het startpunt van een geautomatiseerde opvolgingsreeks.
Formulieren gebruiken voor progressieve profilering
In plaats van alle gegevens tegelijk op te vragen, spreid je de gegevensverzameling over meerdere formulieren die op verschillende momenten in de contactlevenscyclus worden verstuurd. Wanneer een contact zich voor het eerst inschrijft, verzamel je alleen het e-mailadres. Wanneer ze op een productlink klikken, stuur je een formulier met vragen over hun voorkeuren in die categorie. Wanneer ze zich registreren voor een evenement, vraag je naar hun functietitel.
Elke interactie voegt een laag toe aan het contactprofiel zonder hen ooit te overweldigen met een lang formulier. In de loop van de tijd wordt je contactendatabase rijker zonder dat je contacten ooit het gevoel hebben een vragenlijst te hebben ingevuld.
Formulierrapporten regelmatig bekijken
Het formulierrapport toont je alle inzendingen, veld voor veld. Exporteer de gegevens om patronen te analyseren: welke antwoorden het meest voorkomen, welke velden het vaakst leeg worden gelaten (een teken dat de vraag onduidelijk of overbodig is) en hoe voltooiingspercentages zich verhouden over verschillende formulieren.
Lage voltooiingspercentages bij een specifiek formulier wijzen doorgaans op een van drie dingen: het formulier is te lang, een vraag is verwarrend, of de inleiding legt de meerwaarde niet duidelijk genoeg uit.
Support tip Als je merkt dat contacten een specifiek veld regelmatig overslaan, ook al is het gemarkeerd als optioneel, is dat een signaal dat de vraag niet aanslaat. Maak het duidelijker, verander het veldtype of verwijder het — het is het niet waard gegevens te verzamelen die niemand verstrekt.