Stappen die je moet volgen voor je een workflow opzet
Workflows maak je op maat van je contacten en zij triggeren de flow ook. Daarom is het belangrijk tijd te spenderen aan en zorgvuldig na te denken over je workflowstrategie.
Dit artikel geeft je alle stappen die je moet zetten voor je je workflow activeert. Optimaliseer je automatisering met de 5 stappen op deze lijst.
Stap 1: Wat is je overkoepelende workflowstrategie?
Allereerst creëer je een overkoepelend beeld over je workflowstrategie. Hier zijn enkele workflows die je het best overweegt:
- serie welkomstberichten
- evenementregistratie en -follow-up met een formulier en enquête voor feedback
- suggesties voor kruisverkoop
- gewone aankoopherinneringen
- herinneringen aan een achtergelaten winkelkarretje
- speciale gelegenheden
- reactivatiecampagnes van inactieve contacten
Hoe past je nieuwe workflow binnen je overkoepelende strategie?
Stap 2: Wie wil je bereiken?
Voor je een workflow creëert die goed bij je strategie past, moet je je contactbasis goed kennen.
Belangrijkst:
- Fase in de koopcyclus van de klant. Maak een veld aan in je databank om aan te geven of je contact een lead, een klant of een trouwe klant is.
- Speciale gelegenheden. Ken je de verjaardag van je klanten om hen een specifieke campagne te sturen? Wil je de verjaardag vieren van hun eerste interactie met jou - een inschrijving of aankoop?
- Interesses en voorkeuren. Waar reageren je contacten op en waarop knappen ze af? Welke soorten content en types producten brengen hen dichter bij je merk?
Gebruik complexe triggers om de contacten te beheren die je wel en juist niet wil bereiken.
- Contacten die een bepaald bericht kregen. Of ze dat bericht nu openden of niet, je wil geen tweede keer dezelfde content sturen. Als ze je bericht niet openden, kan je ze een herinnering sturen. Dat kan je ook doen voor campagnes.
- Klikgedrag. Afhankelijk van of contacten klikten op een bepaalde link, een bepaalde pagina bezochten of net niet.
- Formulieren en interactie met enquêtes. Je kan je workflow uitbreiden naar de contacten die bepaalde antwoorden gaven of die zelfs je formulier niet openden.
- De trigger kan een contactveld zijn, bijvoorbeeld voor contacten die een bepaalde taal spreken.
Je kan het best meerdere triggers gebruiken. Verfijn en combineer ze zoals je wil en stop pas wanneer je zeker bent dat de juiste mensen je bericht ontvangen
Stap 3: Wat wil je bereiken?
Wees heel duidelijk over wat je ultieme doel is. Daarna beslis je wat dat betekent voor je automatisatie. Je doel kan bijvoorbeeld zijn je sales te boosten, maar dat doel moet je dan ook vertalen naar de tools die je workflow je geeft. Stuur je berichten? Kortingscodes? We-missen-je-campagnes? Sluit je ideologische doel aan bij het praktische doel van je campagne? Denk goed na over de praktische instrumenten die je nodig hebt om je doel te bereiken?
Nu creëer formulieren en enquêtes, berichten, landingspagina’s en campagnes die in je workflow horen.
Dat is je hoofddoel. Heb je secundaire doelen? Kan je nog meer waarde creëren? Stel dat je workflow een promotionele campagne voor Kerstmis lanceert voor alle klanten die interesse toonden in kinderspeelgoed.
Je kan een lading berichten sturen met een uitnodiging tot kopen. Na een bepaalde periode kan je met de analytics van je website vaststellen welke klanten niet op een succesvolle aankooppagina landden. Stuur hen een herinnering met een nieuwe uitnodiging om te kopen. Stop de workflow voor alle klanten die dit of andere producten kochten. Voor contacten die je bericht nooit openden, kan je echter een nieuwe workflow lanceren voor inactieve contacten - degenen die geen interactie met je merk hadden. Je inactieve contacten bepalen kan in dit geval je secundaire doel zijn.
Stap 4: Hoe zal de flow verlopen?
De workflow is bovenal een flow. Een serie logische stappen met voorwaarden en alternatieven.
Wat is je startblok? Hoe beslis je of een contact het juiste publiek is voor deze workflow? Met andere woorden, wat triggert de lancering van de eerste stappen? Het is meestal een specifiek publiek of karakteristieken. Je kan verschillende items combineren in dit blok om die specifieke mensen te targeten.
Wat is je timing? Een stap in je mechanisme wordt getriggerd door een specifieke handeling van je contacten of door een timer. Hoe lang wil je wachten tussen de ene en de andere stap?
Hoe betrek je je eigen team? Niet alles kan je automatiseren. Hebben bepaalde stappen in je flow ondersteuning nodig van sales, klantenservice of je distributieteam?
Hoe betrek je andere workflows? Als je een workflow creëert met contacten die zich inschreven voor een reeks workshops wil je de workflows ‘uitnodigen’ en ‘workshop’ apart houden. Je wil enkel bepaalde contacten van de eerste groep naar de tweede sturen. Anderen, die nooit interageren met je berichten, kan je een andere workflow sturen met het doel hun interesse in je merk opnieuw aan te wakkeren.
Wat zal je leren? Zijn er langdurige effecten - zal de interactie van je publiek met je workflow je segmenten veranderen? Helpt het je informatie te verzamelen voor je databank? Zal het je een contactbasis geven voor een andere workflow? Gebruik het potentieel ten volle.
Stap 5: Kan je leren van eerdere ervaringen?
Eens je structuur klaar is, vraag je jezelf of je die kan verbeteren. Bekijk oude rapporten voor ideeën over wat werkt en wat niet werkt. Voor timing bekijk je andere workflows die je aanmaakte om dubbele objectieven te vermijden. Kijk naar uitschrijvingen om te voorkomen dat je contacten verliest.
Eens je klaar bent met alles, vergeet dan niet op de startknop te klikken en je workflow te lanceren. Nu is het een kwestie van tijd voor je je doel bereikt.