Contactvelden

Contactvelden zijn de manier waarop Flexmail informatie over je contacten opslaat. Elk veld heeft een naam, een type en een plaatshouder. De plaatshouder is wat je gebruikt in onderwerpregel, berichten en workflows om de specifieke gegevens van een contact in te voegen — bijvoorbeeld #firstname# om iemand bij naam te begroeten.

De juiste veldtypes kiezen vanaf het begin maakt je database gemakkelijker te beheren en je segmentatie en personalisatie krachtiger.

Standaardvelden

Elk Flexmail-account wordt geleverd met vijf standaardvelden die altijd beschikbaar zijn:

• E-mailadres, de unieke identificator en het enige verplichte veld.
• Voornaam, plaatshouder: #firstname#
• Naam, plaatshouder: #name#
• Taal, plaatshouder: #language#
• Bron, waar het contact vandaan komt.

Deze velden worden automatisch vertaald in al je geselecteerde communicatietalen, zodat contacten veldlabels altijd in hun eigen taal zien op hun profielpagina.

Eigen velden

Als de standaardvelden niet volstaan voor je behoeften, kun je eigen velden aanmaken om extra contactgegevens op te slaan. Met een Start-abonnement kun je tot 5 eigen velden aanmaken; Essential staat er tot 25 toe, Pro tot 50 en Premium tot 100.

Wanneer je een eigen veld aanmaakt, kies je een naam en een veldtype. De plaatshouder wordt automatisch gegenereerd op basis van de veldnaam: in kleine letters, beperkt tot alfanumerieke tekens en underscores, en maximaal 50 tekens lang.

Veldtypes

Vrije tekst

Het meest flexibele type. Accepteert elke waarde: namen, codes, notities, beschrijvingen. Gebruik dit wanneer je gegevens niet in de andere types passen.

Numeriek

Slaat een getal op. Gebruik dit voor gegevens waarmee je wilt vergelijken of berekeningen wilt uitvoeren in segmenten, bijvoorbeeld totaal aantal bestellingen, accountniveau of loyaliteitspunten. Ondersteunt segmentcondities zoals "is groter dan" en "is kleiner dan".

Datum

Slaat een datumwaarde op. Gebruik dit voor verjaardagen, startdata van contracten, verlengingsdatums en aanwezigheidsdata bij evenementen. Datumvelden ondersteunen segmentcondities zoals "is vóór vandaag", "is gelijk aan vandaag" en "is X dagen vanaf nu" — essentieel voor tijdsgestuurde workflows en geautomatiseerde herinneringen.

Meerkeuze

Een vaste set vooraf gedefinieerde opties, bijvoorbeeld een veld "Contacttype" met de opties Klant, Prospect en Partner. Geeft je schone, consistente gegevens die gemakkelijk te segmenteren en te exporteren zijn.

Vertalingen

Als je in meerdere talen verstuurt, kun je de namen van je eigen velden vertalen zodat contacten ze in hun eigen taal zien op je opt-informulieren. Standaardvelden worden automatisch vertaald. Eigen velden moet je zelf vertalen, hetzij tijdens het aanmaken, hetzij achteraf. Het is niet verplicht, maar sterk aanbevolen. Als een veld niet is vertaald, wordt de versie in de standaardtaal getoond.

Velden gebruiken in je e-mails

Elk veld heeft een plaatshouder die je rechtstreeks kunt gebruiken in onderwerpregels, berichtinhoud en automatiseringsworkflows. Bijvoorbeeld: Dag #firstname#, of Je verlengingsdatum is #renewaldate#. De placeholder wordt weergegeven op de velddetailpagina in je account.

Een eigen veld aanmaken

Maak je eigen velden aan vóór je contacten importeert. Velden die je na een import aanmaakt, kunnen niet retroactief worden gevuld vanuit die import.

1. Ga naar Instellingen, vervolgens naar Eigen velden beheren.
2. Klik op Eigen veld toevoegen.
3. Kies een veldtype: vrije tekst, numeriek, datum of meerkeuze.
4. Voer een veldnaam in. Dit is wat jij en je contacten zien in de interface. Tot 50 tekens, alle tekens toegestaan.
5. De plaatshouder wordt automatisch gegenereerd. Je kunt hem indien nodig aanpassen — hij moet uit kleine letters bestaan, alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten, en maximaal 50 tekens lang zijn.
6. Voor meerkeuze-velden: voeg je opties toe. Elke optie heeft een naam (zichtbaar voor contacten) en een waarde (gebruikt bij exports en segmentatie). Je kunt standaard voorgeselecteerde opties instellen en ze herordenen.
7. Als je in meerdere talen verstuurt, voeg dan vertalingen toe voor elke taal.
8. Klik op Opslaan.

Na het aanmaken van een veld

Je nieuwe veld is onmiddellijk beschikbaar voor gebruik in imports, segmentatie, personalisatieplaatshouders in berichten en onderwerpregels, opt-informulieren en enquêtevelden, en workflowcondities en -acties.

Een eigen veld bewerken of verwijderen

Je kunt een eigen veld op elk moment hernoemen of de opties bijwerken via Instellingen, vervolgens Eigen velden beheren.

Het verwijderen van een eigen veld verwijdert het permanent, samen met alle opgeslagen waarden voor elk contact in je account. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Pro-tips

• Maak alle velden aan die je denkt nodig te hebben vóór je eerste import. Velden achteraf vullen vereist een hernieuwde import of een handmatige update.
• Gebruik het type meerkeuze in plaats van vrije tekst wanneer je gegevens een bekende, eindige set waarden hebben. Vrije tekstvelden stapelen varianten op ("België", "BE", "Belgique") die moeilijk schoon te segmenteren zijn.
• Voeg veldvertalingen toe, ook als je momenteel in slechts één taal verstuurt. Niet-vertaalde velden tonen de standaardtaalversie aan contacten, wat mogelijk niet begrijpelijk is in hun taal.

Veelgemaakte fouten vermijden

Het verkeerde veldtype kiezen

Een datumwaarde opslaan in een vrije-tekstveld betekent dat je geen datumgebaseerde segmentatie kunt gebruiken of datumgestuurde workflows kunt activeren. Een verjaardag in een vrije-tekstveld zal verschillende notaties accumuleren die onmogelijk schoon te segmenteren zijn. Kies het juiste type bij het aanmaken van het veld, want het achteraf wijzigen vereist een hernieuwde import van je gegevens.

Het veld aanmaken na het importeren

Als je een CSV-bestand importeert voordat je de benodigde aangepaste velden hebt aangemaakt, zijn er geen velden om die kolommen aan te koppelen en gaan de gegevens verloren. Je zult opnieuw moeten importeren om de velden te vullen. Maak je aangepaste velden altijd eerst aan.

Een placeholder instellen die conflicteert met een bestaande

Placeholders moeten uniek zijn voor alle velden. Als de automatisch gegenereerde plaatshouder voor een nieuw veld al bestaat, geeft Flexmail een melding. Pas de placeholder aan naar iets unieks vóór je opslaat.

Te veel velden aanmaken

Het is verleidelijk om voor elk stukje informatie dat je mogelijk verzamelt een veld aan te maken. Schaars gevulde velden vervuilen je contactrecords en maken imports complexer. Maak alleen velden aan voor gegevens waarvoor je een duidelijk gebruiksplan hebt.

Vertalingen vergeten

Als je in meerdere talen verstuurt en namen van aangepaste velden onvertaald laat, zien contacten de standaardtaalversie op je opt-informulieren — mogelijk in een taal die ze niet begrijpen. Voeg vertalingen toe bij het aanmaken van het veld.

Een veld verwijderen zonder back-up

Het verwijderen van een aangepast veld wist permanent alle daarin opgeslagen gegevens voor elk contact in je account. Er is geen ongedaan maken. Exporteer je contactenlijst voordat je een veld verwijdert waarover je niet volledig zeker bent.

Inconsistente waarden gebruiken in vrije-tekstvelden

Vrije-tekstvelden die via import worden gevuld, stapelen varianten op: 'België', 'BE', 'Belgique'. Elke waarde wordt als afzonderlijk behandeld bij segmentatie. Gebruik het type meerkeuze wanneer je gegevens een bekende, eindige set waarden hebben.

GDPR-aandachtspunt

Volgende stappen

• Zie "Contacten toevoegen" om contacten te importeren en te koppelen aan je nieuwe velden.
• Zie "Databasevelden koppelen aan het importbestand" voor uitleg over hoe de veldkoppeling werkt tijdens een import.
• Zie "Interesses vs. contactvelden" als je twijfelt of je een veld of een interesse moet gebruiken voor een specifiek gegeven.

Gerelateerde artikels