De beste manier om workflows op te zetten

Begin je workflow op papier

Ga zitten, brainstorm en plan hoe je de workflows gaat gebruiken, maar ook hoe je de velden en voorkeuren of interesses kunt gebruiken om je contacten in te delen en informatie wil bijhouden. Allemaal voordat je begint met het effectief bouwen van een workflow. Doe je dat niet, dan kom je al snel vast te zitten. Maak een raamwerk en stel een soort spreadsheet samen om alle doelen, statussen en andere informatie in kaart te brengen.

Maak vervolgens een tweede blad met alle namen, labels en beschrijvingen die je gaat gebruiken. Zo kan je niet alleen zelf onthouden wat je originele plan was wanneer je er over een aantal maanden opnieuw naar zou kijken, maar het is nog beter om dit met je team te delen. Zo weet iedereen hoe en waarom ze naar hetzelfde systeem toe werken.

Besteed ook wat tijd aan het bedenken van de belangrijkste gedragskenmerken en acties die je verschillende type contacten kunnen uitvoeren, en hoe je ze wil inzetten in je scenario’s.


Verdeel lange en complexe scenario's op in kleinere, behapbare brokken

Als je eenmaal vertrouwen hebt opgebouwd in het bouwen van een paar eenvoudige workflows in Flexmail, wordt het verleidelijk om ambitieuze en lange scenario's op te stellen. De voordelen lijken duidelijk: alle resultaten in één rapport. In plaats van één enorme automatisering te bouwen om een marketing- of verkoopproces uit te voeren, is het echter zoveel interessanter om hem op te splitsen in kleinere, beter beheersbare 'stukjes'.

Het bouwen van een automation scenario om een bijzonder lang of complex proces uit te voeren, kan met name lastig zijn omdat er zoveel bewegende delen zijn: Mogelijk moet je wachtblokken gebruiken, if/else voorwaarden, en kan je contacten hebben die  op verschillende punten je scenario binnenkomen en buitenstappen.  Dat is veel logica om bij te houden!

Daarom raden we aan om kleine stukjes te bouwen als het gaat om het maken van workflows. Dat wil zeggen, in plaats van het bouwen van één enorme monsterautomatisering, hem opsplitsen in kleinere, beter beheersbare "modules" met slechts een paar elementen. Zodra de logica verandert, schakel je dan van de ene module naar de andere

1. Makkelijker om logica op te volgen
Wanneer er zich een probleem voordoet, is het gemakkelijker om een kleinere automatisering op te lossen en te corrigeren zonder de stroom van het algehele proces te verstoren voor contacten die nog volop bezig zijn.

Kleine, modulaire automatiseringen zijn ook gemakkelijker te benaderen en te begrijpen als het gaat om het trainen van het team (of het zelf opnieuw leren van een automatisering maanden nadat je deze hebt gemaakt!).

2. Makkelijker om contacten in te voegen op een specifiek punt
Omdat deze kleinere stukjes minder complex zijn, wordt het een stuk eenvoudiger om contacten op een specifiek punt te introduceren dan bij grotere, meer gecompliceerde stromen. Als je een gigantisch scenario bouwt, kun je een contact niet toevoegen aan een specifieke stap in je onboarding proces zonder het risico te lopen dat het contact een essentieel onderdeel van de informatie mist. Met kleinere automatiseringen kun je het contact eenvoudig in de automatisering laten vallen op het punt waarop je wilt dat ze beginnen. Of laat twee reizen samenkomen in hetzelfde bericht langs de lijn.

3. Kleinere automatiseringen updaten is minder riskant
Als je een enkel deel van een grote automatisering moet bijwerken, loop je het risico dat alle contacten in de automatisering worden beïnvloed door deze wijziging (de wijziging kan de logica voor contacten die al onderweg zijn verstoren). Maar als je kleinere automatiseringen hebt, is het gemakkelijk om een deel van het hele geheel te vervangen zonder de andere onderdelen per ongeluk te beïnvloeden. Veel beter voor optimalisatie van je scenario wanneer je erachter komt dat een onderdeel slecht presteert.


Hoe weet ik of mijn workflow te complex is?

Begin met je automatiseringen te beschouwen als doelen. Vraag jezelf voor elk scenario dat je wilt maken af: "Welk doel wil ik dat deze automatisering voor mij bereikt?" Als je er meer dan één identificeert, vereist dit proces mogelijk meerdere workflows in plaats van één grote.

De sleutel tot het bouwen van eenvoudig te beheren workflows is het bouwen naar een doel. Voor elk nieuw doel begin je een nieuwe workflow. Je kunt verschillende workflows aan elkaar koppelen door het blok "start andere workflow" te gebruiken (dat het startblok van de andere workflow voor deze contacten zal vervangen). Of door interesses of andere velden bij te werken en een nieuw startblok te starten op basis van deze informatie. 


Veranderingen aanbrengen aan een actieve workflow

Wijzigingen aanbrengen in een workflow die al resultaten heeft verzameld, is altijd een riskant proces. Processen en analyses kunnen nog steeds op de achtergrond worden uitgevoerd, of contacten kunnen in de wacht staan. Zodra je begint met het wijzigen van parameters, kunnen bepaalde voorwaarden niet meer kloppen of kunnen contacten vastlopen.

De allerbeste oplossing is altijd om een workflow te stoppen en er opnieuw één te maken, waarbij je de wijzigingen aanbrengt in de nieuwe versie. Als je klaar bent, stop je gewoon je oude workflow en start je de nieuwe. Bijkomend voordeel is dat je het effect van de wijzigingen gemakkelijk kunt vergelijken wanneer je de resultaten van beiden naast elkaar plaatst. Dit werkt nog beter als je de workflows licht houdt.


Wat valt er nog meer te weten over Flexmail?
Hoe doe ik dat precies in mijn account?
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het registreren van je feedback. Probeer het later opnieuw.

Nog niet gevonden waar je naar op zoek was Contacteer ons Contacteer ons