Een workflow opzetten om contacten uit een specifiek segment te verwijderen

Een segment verwijderen in Flexmail verwijdert het filter, niet de contacten erin. Om de daadwerkelijke contacten die tot een specifiek segment behoren permanent te verwijderen, heb je een workflow nodig. Dit artikel laat je zien hoe je die veilig instelt, inclusief hoe je contacten uitsluit die tot andere segmenten behoren die bewaard moeten blijven.

Voorbeeldscenario

Je hebt een segment genaamd "Oude collectie". Je wilt alle contacten in dat segment verwijderen, maar alleen als ze niet ook in de segmenten "Kleding" of "Schoenen" zitten, want die contacten zijn nog actieve klanten.

Vereisten

• Het segment met de contacten die je wilt verwijderen bestaat onder Contacten > Segmenten.
• Je hebt eventuele uitsluitingssegmenten bepaald: contacten die bewaard moeten blijven, ook als ze in het verwijderingssegment voorkomen.
• Je hebt de betreffende contacten indien nodig geëxporteerd als back-up.

De workflow instellen

1. Ga naar Automatisering, vervolgens naar Workflows, en klik op Nieuwe workflow toevoegen.
2. Geef je workflow een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Contacten verwijderen, Oude collectie", en selecteer Aangepaste workflow.

Startblok

1. Klik op het startblok om de instellingen te openen.
2. Stel de trigger in op "Contacten toegevoegd aan segment" en selecteer je segment, in dit voorbeeld "Oude collectie".
3. Vink "Alle contacten opnemen die al in dit segment zitten" aan, zodat bestaande contacten onmiddellijk worden verwerkt en niet alleen toekomstige toevoegingen.
4. Klik op Opslaan.

If/else-blok, uitsluitingen controleren

1. Klik op + om een blok toe te voegen en selecteer If/else.
2. Stel de conditie in op: Contact zit in segment "Kleding" OF Contact zit in segment "Schoenen".
3. Op het Ja-pad (contact zit in Kleding of Schoenen): voeg een eindblok toe. Deze contacten mogen niet worden verwijderd.
4. Laat het Nee-pad open voor de volgende stap.

Contactactieblok, verwijderen

1. Klik op het Nee-pad van het if/else-blok op + om een actie toe te voegen.
2. Kies de contactactie "Contact verwijderen uit lijst".
3. Selecteer de lijst "Al mijn contacten".
4. Klik op Opslaan.

Activeren en monitoren

Bekijk de volledige workflow voor je hem activeert: controleer of de uitsluitingscondities correct zijn en of de Ja/Nee-paden correct zijn doorgestuurd. Eenmaal actief begint de workflow onmiddellijk alle bestaande contacten in je verwijderingssegment te verwerken.

Monitor de workflowresultaten in het eerste uur om te bevestigen dat de routering en verwijdering verlopen zoals verwacht. Controleer het aantal contacten dat op elk pad is verwerkt.

Pro tips

• Voeg altijd uitsluitingscondities toe voor elk segment dat contacten bevat die je wilt bewaren. Het kost een extra minuut en voorkomt onomkeerbaar dataverlies.
• Als je niet zeker weet welke contacten worden beïnvloed, maak dan het segment aan en bekijk de contactenlijst ervan voordat je de workflow bouwt.
• Exporteer de contacten voor je activeert. Ga naar het segment, open het menu Acties en klik op Alle contacten exporteren. Dit geeft je een hersteloptie als er iets misgaat.

Veelgemaakte fouten

• Activeren zonder eerst de uitsluitingslogica te controleren. Als de if/else-conditie onjuist is, worden de verkeerde contacten permanent verwijderd.
• Vergeten "Alle contacten opnemen die al in dit segment zitten" aan te vinken. Zonder dit verwerkt de workflow alleen toekomstige toevoegingen aan het segment, niet de bestaande contacten.
• Dit patroon gebruiken voor bulkverwijderingen zonder uitsluitingscontrole. Voeg altijd minimaal één if/else-blok toe om contacten te verifiëren voordat de verwijderactie wordt uitgevoerd.

Volgende stappen

• Zie "Een workflow aanmaken" voor een volledige doorloop van alle workflowbloktypes.
• Zie "Referentie workflowblokken en triggers" voor alle beschikbare triggercondities en worfklowacties.