Een workflow opzetten om contacten uit een specifiek segment te verwijderen
Je wil misschien contacten verwijderen die toegevoegd zijn aan een specifiek segment. Als je het segment verwijdert, blijven de contacten in de databank.
Je kan in dit geval een workflow gebruiken die alle contacten uit dat specifieke segment verwijdert uit de databank. Daarnaast kan je ook de contacten behouden die tegelijkertijd ook in andere segmenten aanwezig zijn.
Verwar deze actie niet met het verwijderen van een segment. Daarbij verwijder je geen contacten uit de databank, enkel het segment zelf.
In dit artikel lees je hoe je een dergelijke workflow opzet aan de hand van een casus.
Laten we zeggen dat je een segment Oude collectie hebt. Je wil bepaalde contacten uit dat segment verwijderen, tenzij ze ook deel uitmaken van de segmenten Kledij en Schoenen.
- In het Startblok voeg je alle contacten toe uit Oude collectie.
Opgelet
Het selectievakje "Inclusief alle contacten die reeds aanwezig zijn in de lijst(en)" moet aangevinkt zijn voor een juiste werking van deze workflow. - Daarna voeg je een if/else-voorwaarde toe met de trigger Contacten die worden toegevoegd aan een lijst en selecteer je de segmenten Kledij en Schoenen.
- De Ja-kant wordt gevolgd door flow-actie Beëindig deze workflow.
- De Nee-kant wordt gevolgd door de contact-actie Verwijder van lijst met de optie Database geselecteerd.
De workflow ziet er dan zo uit:
Er zijn enkele aandachtspunten wanneer je deze workflow maakt:
- Contacten die je verwijdert, verwijder je permanent. We kunnen ze niet voor je terughalen. Deze workflow creëer je dus op eigen risico.
- De workflow stopzetten of wijzigen kan de bedoelde werking ervan verstoren.
- Vergeet de workflow niet stop te zetten zodra de bedoelde contacten verwijderd zijn om te voorkomen dat nieuwe contacten automatisch verwijderd worden.
- Voeg maximum vijf segmenten toe aan je if/else-voorwaarde.
- Voeg geen bijkomende operatoren toe tussen de if/else-triggers, maar deselecteer de segmenten in de eerste trigger.
- Test de workflow! Voor je de workflow start, maak je het best een duplicaat ervan en vervang je de remove from list-actie met een wachtblok. Dat geeft je een idee van welke contacten permanent verwijderd worden met de originele workflow. Stop en verwijder de gedupliceerde test-workflow om de bronnen vrij te geven en een beter overzicht te krijgen.
- Voeg geen wachtblok toe in je finale workflow! Dat kan de werking van de specifieke triggers beïnvloeden en de workflow stopzetten.