Actieve workflows bewerken

Je kunt een workflow bewerken terwijl hij actief is, maar dat vereist zorgvuldigheid. Een workflow is een logische reeks: het wijzigen van één blok kan gevolgen hebben voor contacten die er al in zitten, soms op manieren die je niet verwacht.

Een actieve workflow openen om te bewerken

1. Ga naar Automatisering en vervolgens naar Workflows.
2. Klik op de naam van de workflow die je wilt bewerken.
3. Klik onder het waarschuwingsbericht op Bewerken.
4. Breng je wijzigingen aan in de betreffende blokken.
5. Klik op Opslaan en starten om de wijzigingen toe te passen en je workflow te herstarten.

Hoe bewerkingen contacten beïnvloeden die al in de workflow zitten

Contacten doorlopen een workflow stap voor stap. Op elk moment kunnen sommige contacten zich in een wachtblok bevinden, gepauzeerd totdat een trigger wordt geactiveerd of een tijdsperiode verstreken is. Als je een blok wijzigt dat na een wachtblok komt, zullen die contacten de nieuwe versie van dat blok tegenkomen wanneer ze verdergaan, niet de versie die van kracht was toen ze de workflow binnenkwamen.

Dit kan ertoe leiden dat contacten een ander e-mailbericht ontvangen dan bedoeld, vastlopen als een voorwaarde niet langer overeenkomt met hun profiel, of via een ander if/else-pad worden geleid dan de bedoeling was.

Tips voor veiligere bewerkingen aan actieve workflows

• Bewerk alleen blokken waar geen contacten momenteel in wachten of naartoe op weg zijn. Controleer het workflowrapport om te zien waar contacten zich momenteel bevinden.
• Houd je wijzigingen minimaal. Een typefout corrigeren in een bericht of een link bijwerken is laagrisico. Vertakkingen herstructureren of triggercondities wijzigen is hoogrisico.
• Maak voor grote herstructureringen een nieuwe workflow aan en leid nieuwe contacten daarheen, in plaats van de live workflow aan te passen.
• Controleer het workflowrapport na elke bewerking om te bevestigen dat contacten correct vorderen en niemand vastloopt.

Wanneer deactiveren de betere keuze is

Het deactiveren van een workflow voorkomt dat nieuwe contacten instromen en bevriest de voortgang van contacten die er al in zitten. Gebruik deze aanpak wanneer:

• Je de algemene structuur moet wijzigen: vertakkingen toevoegen of verwijderen.
• Je de trigger van het startblok moet aanpassen.
• Je een bericht dat deel uitmaakt van de workflow vervangt door een aanzienlijk andere versie.
• Je meerdere wijzigingen tegelijk aanbrengt en het gecombineerde effect op lopende contacten niet eenvoudig kunt inschatten.

Veelgemaakte fouten

• Een blok bewerken terwijl contacten er actief in wachten. Die contacten zullen de nieuwe versie van het blok meemaken, wat mogelijk niet je bedoeling was.
• Ervan uitgaan dat deactivering contacten uit de workflow verwijdert. Dat doet het niet: het bevriest ze alleen. Wanneer je de workflow opnieuw activeert, hervatten ze niet automatisch.
• Meerdere wijzigingen aanbrengen zonder het workflowrapport achteraf te controleren. Verifieer altijd dat contacten correct vorderen na elke bewerking aan een actieve workflow.

Volgende stappen

• Zie "Een workflow aanmaken" voor een volledige doorloop van het bouwen van workflows vanaf nul.
• Zie "Best practices voor workflows" voor richtlijnen om workflows eenvoudig genoeg te houden zodat bewerkingen laagrisico blijven.