Aan de slag met workflows

Workflows zijn geautomatiseerde scenario's die op de achtergrond van je Flexmail-account worden uitgevoerd. Eenmaal ingesteld, wordt een workflow automatisch uitgevoerd telkens wanneer de door jou gedefinieerde trigger optreedt, zonder manuele tussenkomst. Een contact schrijft zich in, klikt op een link, vult een formulier in, bereikt een datum of voldoet aan een voorwaarde, en de workflow treedt in werking.

Goed ingezet sturen workflows het juiste e-mailbericht naar het juiste contact op precies het juiste moment, op grote schaal, zonder voortdurende manuele inspanning.

Waarom workflows gebruiken?

De belangrijkste meerwaarde van workflows is dat ze automatisch een actie uitvoeren telkens wanneer het gedrag van je contacten, hun interacties met je campagne of andere gebeurtenissen een trigger activeren. Ze werken op basis van vooraf ingestelde regels, op de achtergrond, zonder dat je op dat moment zelf hoeft in te grijpen. Met workflows slapen je campagnes nooit.

Er zijn talloze mogelijkheden bij het gebruik van workflows. Zo kun je welkomstberichten sturen naar nieuwe abonnees, verjaardagse-mails, evenementgerelateerde berichten zoals herinneringen en enquêtes na afloop van een evenement, aanvullende informatie over producten op basis van de links waarop je contacten hebben geklikt, en nog veel meer. Workflows zijn altijd een goed idee om de nodige acties te ondernemen bij elke stap van de marketingcyclus.

Wat workflows kunnen doen

  • Een welkomstmail sturen op het moment dat iemand zich inschrijft.
  • Automatisch opvolgen wanneer een contact op een specifieke link in een campagne klikt.
  • Elk jaar een verjaardagsmail sturen op basis van een datumveld.
  • Je salesteam waarschuwen wanneer een contact een contactformulier invult.
  • Nieuwe contacten begeleiden via een reeks onboarding-e-mails over meerdere weken.
  • Contacten uit je database verwijderen wanneer ze aan specifieke inactiviteitscriteria voldoen.

Hoe een workflow is opgebouwd

Elke workflow bestaat uit blokken die in een volgorde zijn gerangschikt. Er zijn vijf types:

  • Startblok, bepaalt wie de workflow binnenkomt en wat hun instap triggert.
  • Verzendblok, verstuurt een campagne, een sms of een interne melding aan een teamlid.
  • Wachtblok, pauzeert de workflow gedurende een ingestelde tijd of tot een bepaalde voorwaarde is vervuld.
  • If/else-blok, splitst de workflow in twee paden op basis van een voorwaarde.
  • Contactblok, brengt wijzigingen aan bij een contact.

Je verbindt deze blokken om een flow te maken die past bij jouw scenario. De workflow verwerkt vervolgens elk contact afzonderlijk terwijl het de flow doorloopt.

Wanneer workflows zinvol zijn

Workflows zijn het meest waardevol wanneer dezelfde reeks acties herhaaldelijk moet plaatsvinden voor verschillende contacten, getriggerd door hun individueel gedrag. Een welkomstmail die naar elke nieuwe abonnee gaat, is een perfecte workflow. Een eenmalige campagne die je deze vrijdag verstuurt, is dat niet — dat is een geplande campagne.

Support tip  Begin eenvoudig. Je eerste workflow hoeft niet uitgebreid te zijn: één welkomstmail getriggerd door een nieuwe inschrijving is al enorm waardevol. Bouw vertrouwen op met eenvoudige scenario's voordat je overgaat op meerstapsreeksen.

Voordat je begint: planningschecklist

Een workflow is slechts zo goed als de planning erachter. Door deze vier stappen te doorlopen voordat je de workflowbouwer opent, bespaar je jezelf achteraf aanzienlijk veel herwerk.


Stap 1: Bepaal je doel

Wat wil je met de workflow bereiken? Wees specifiek. "Een welkomstmail sturen" is een doel. "Engagement verbeteren" is niet specifiek genoeg om een workflow rond te ontwerpen.

Veelvoorkomende workflowdoelen:

  • Nieuwe abonnees verwelkomen en je merk voorstellen.
  • Contacten opvolgen die op een specifieke link in een campagne hebben geklikt.
  • Deelnemers aan een evenement registreren en bevestigen.
  • Contacten herinneren aan een aankomende verlenging of vervaldatum.
  • Sales waarschuwen wanneer een lead een kwalificerende actie onderneemt.
  • Contacten opnieuw betrekken die al 90 dagen geen e-mail hebben geopend.

Stap 2: Definieer je doelgroep

Wie moet deze workflow binnenkomen? Denk na over:

  • Wat triggert de instap: een formulierinzending, een linkclick, een datum, een interesse-inschrijving?
  • Zijn er voorwaarden die bepaalde contacten moeten uitsluiten, ook al voldoen ze aan de trigger?
  • Wil je dat bestaande contacten instromen, of enkel nieuwe contacten vanaf dit moment?

Stap 3: Breng de reeks in kaart

Schets de flow op papier of in een eenvoudig diagram voordat je in Flexmail gaat bouwen. Schrijf elke stap in volgorde op: trigger, vervolgens elke e-mail of actie, met wachttijden en eventuele if/else-vertakkingen. Dit maakt het bouwen veel sneller en helpt je om gaten in je logica op te sporen voordat ze problemen veroorzaken.

Support tip — Houd elke workflow gericht op één doel. Als je merkt dat je een erg lang en complex scenario tekent, overweeg het dan op te splitsen in twee of drie kleinere workflows. Eenvoudigere workflows zijn gemakkelijker te testen, te debuggen en aan te passen.

Stap 4: Bereid je content voor

Elk verzendblok in je workflow heeft een bericht nodig. Maak alle berichten die je gaat gebruiken aan en bekijk ze voor je de workflow activeert. Controleer of:

  • Elk bericht een duidelijk doel heeft binnen de reeks.
  • Personalisatieplaatshouders correct zijn en geteste fallbacks hebben.
  • Links correct werken en naar de juiste bestemmingen verwijzen.
  • De tekstversie aanwezig is in elk bericht.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

  • Een workflow activeren voordat alle gebruikte berichten gepubliceerd en gecontroleerd zijn. Een workflow kan geen bericht sturen dat niet bestaat.
  • Alles in één grote workflow stoppen. Lange workflows met veel vertakkingen zijn moeilijker te testen, te debuggen en te onderhouden. Één workflow per doel is een betere aanpak.
  • Bestaande contacten vergeten. Standaard stromen alleen nieuwe contacten die aan de trigger voldoen de workflow in. Als je wilt dat bestaande contacten worden meegenomen, vink dan de optie aan in de instellingen van het startblok.
  • Niet nadenken over de uitstapvoorwaarde. Elk contact dat een workflow binnenkomt, heeft een logische manier nodig om die te verlaten. Zie "Wanneer je je automatiseringscampagne stopzet" voor technieken.

Volgende stappen

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het registreren van je feedback. Probeer het later opnieuw.

Nog niet gevonden waar je naar op zoek was Contacteer ons Contacteer ons