Workflowvoorbeelden

Deze acht voorbeelden behandelen veelvoorkomende automatiseringsscenario's in Flexmail. Elk voorbeeld gebruikt een andere combinatie van triggers, verzendblokken, wachtblokken en condities. Gebruik ze als startpunt en pas de details aan je eigen situatie aan.

1. Welkomstbericht

Stuur een welkomstmail op het moment dat een contact zich inschrijft via je opt-informulier. Een welkomstmail komt aan op het hoogste punt van interesse, wanneer het contact zojuist heeft besloten van je te willen horen. Gebruik hem om je merk voor te stellen, verwachtingen te scheppen over wat ze zullen ontvangen, en je beste content te delen.

Hoe je het bouwt

• Startblok: Contacten die zich hebben ingeschreven via [jouw opt-informulier]. Vink "Bestaande contacten opnemen" aan als je de mail ook retroactief wilt sturen naar contacten die al in je lijst staan.
• Verzendblok: Je welkomstbericht. Timing: onmiddellijk.

2. Welkomstreeks

Stuur een reeks e-mails over meerdere dagen wanneer een contact zich inschrijft — een minigids die waardevolle content stap voor stap aanbiedt en een gewoonte opbouwt om je e-mails te openen. Een welkomstreeks werkt beter dan één welkomstmail wanneer je meerdere dingen wilt introduceren, verspreid over verschillende productcategorieën, kernfuncties of een educatieve reeks.

Hoe je het bouwt

• Startblok: Contacten die zich hebben ingeschreven via [jouw opt-informulier].
• Verzendblok 1: Welkomstmail met je gratis resource of introductie. Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: 2 dagen.
• Verzendblok 2: Een "beste van" of uitgebreidere introductie van je aanbod. Timing: onmiddellijk na wacht.
• Wachtblok: 3 dagen.
• Verzendblok 3: Een krachtige call-to-action, je beste aanbod, een productaanbeveling of een uitnodiging. Timing: onmiddellijk na wacht.

3. Salesopvolging

Volg contacten op die op een specifieke link in een campagne klikken, en stel je salesteam op de hoogte wanneer een lead met hoge intentie klaar is. Niet elk contact dat je nieuwsbrief opent, is klaar om te kopen, maar sommigen signaleren dat door op specifieke links te klikken. Deze workflow identificeert die contacten en slaat een brug tussen marketing en sales.

Hoe je het bouwt (voorbeeld wijnhandelaar)

• Startblok: Contacten die op link [artikel rode wijnen] hebben geklikt in campagne [naam nieuwsbrief].
• Intern meldingsblok: Stel het salesteam op de hoogte met de naam en het e-mailadres van het contact. Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: 1 dag.
• If/else-blok: Heeft het contact al een bestelling geplaatst? (Controleer via een aangepast veld of interesse.)
• Ja-pad: Eindblok. Geen opvolging nodig.
• Nee-pad: Verzendblok met een gericht aanbod of aanbevelingsmail.

4. Evenementopvolging

Stuur automatisch een bevestiging, een herinnering en een enquête na het evenement naar contacten die zich via een formulier hebben ingeschreven voor je evenement.

Hoe je het bouwt

• Startblok: Contacten die formulier [inschrijvingsformulier evenement] hebben ingevuld.
• Verzendblok 1: Bevestigingsmail met evenementdetails. Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: Tot [X dagen vóór de evenementdatum], gebruik een datumgebaseerde trigger ten opzichte van het datumveld van het evenement.
• Verzendblok 2: Herinneringsmail met praktische informatie. Timing: onmiddellijk na wacht.
• Wachtblok: Tot [2 dagen na de evenementdatum].
• Verzendblok 3: Opvolgingsmail of link naar enquête na het evenement. Timing: onmiddellijk na wacht.

5. Evenementherinnering

Stuur automatisch herinneringen naar contacten die je evenementuitnodiging hebben ontvangen maar zich nog niet hebben ingeschreven.

Hoe je het bouwt

• Startblok: Contact heeft formulier [inschrijvingsformulier evenement] NIET ingevuld op [datum validatie] om [tijdstip]. EN heeft campagne [evenementuitnodiging] ontvangen.
• Verzendblok 1: Eerste herinnering. Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: 4 dagen.
• If/else-blok: Heeft het contact het inschrijvingsformulier inmiddels ingevuld?
• Ja-pad: Eindblok. Ze hebben zich ingeschreven.
• Nee-pad: Verzendblok 2, laatste herinnering met urgentie. Timing: onmiddellijk.

6. Terugkerende gelegenheid (verjaardagsmail)

Stuur jaarlijks een campagne op basis van een datumveld — een verjaardag, jubileum van een verlenging of een andere jaarlijks terugkerende datum. De workflow laat contacten automatisch elk jaar opnieuw instromen.

Hoe je het bouwt

• Startblok: Contactveldtrigger, ingesteld op het veld "Geboortedatum", jaarlijks controleren, trigger "op dezelfde dag" (of een paar dagen eerder als je vóór de verjaardag wilt aankomen). Stel in dat het van toepassing is op "Al mijn contacten" (of een aangemaakt segment "Contacten die hun verjaardag delen").
• Verzendblok: Verjaardag- of jubileummail met je bericht of aanbod.

7. Eenmalige gelegenheid

Stuur een campagne op basis van een specifieke datum in het record van een contact, bijvoorbeeld een onderhoudsherinnering die 3 maanden na een contractstartdatum wordt verstuurd. In tegenstelling tot de terugkerende gelegenheid wordt dit slechts één keer per contact getriggerd.

Hoe je het bouwt (voorbeeld fietsverhuur)

• Startblok: Contactveldtrigger, ingesteld op het veld "Contractstartdatum", trigger 3 maanden na de datum, eenmalig uitvoeren. Van toepassing op segment "Klanten met contract".
• Verzendblok 1: E-mail met onderhoudsherinnering. Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: 7 dagen.
• If/else-blok: Heeft het contact de onderhoudsafspraak geboekt? (Controleer via een aangepast veld of formulierinvulling.)
• Ja-pad: Eindblok.
• Nee-pad: Verzendblok 2, tweede herinnering. Timing: onmiddellijk.

8. Opvolging van een contactaanvraag

Volg automatisch contacten op die je contactformulier invullen, en stel je salesteam onmiddellijk op de hoogte zodat ze persoonlijk contact kunnen opnemen. Snelheid is hier van belang: onderzoek toont consistent aan dat snellere opvolging na een contactaanvraag leidt tot hogere conversieratio's. Deze workflow maakt een snelle reactie automatisch.

Hoe je het bouwt (voorbeeld verhuisfirma)

• Startblok: Contacten die formulier [contactaanvraagformulier] hebben ingevuld.
• Intern meldingsblok: Stel het salesteam op de hoogte met de gegevens van het contact. Timing: onmiddellijk.
• Verzendblok 1: Geautomatiseerde ontvangstbevestiging, "We hebben je aanvraag ontvangen en nemen binnen 24 uur contact met je op." Timing: onmiddellijk.
• Wachtblok: 1 dag.
• If/else-blok: Heeft een salesmedewerker al contact opgenomen? (Controleer via een aangepast veld dat door het salesteam wordt bijgewerkt.)
• Ja-pad: Stopblok.
• Nee-pad: Interne melding, herinnering aan het salesteam om contact op te nemen.

Volgende stappen

• Zie "Een workflow aanmaken" voor een stapsgewijze doorloop van het bouwen van elk van deze workflows in de workflowbouwer.
• Zie "Referentie workflowblokken en triggers" voor een volledige lijst van beschikbare triggers en acties.
• Zie "Wanneer je je automatiseringscampagne stopzet" voor het toevoegen van conversieuitstippen aan elk van deze reeksen.