Hoe verzamel ik open tracking consent?

Als de open tracking consent policy actief is, worden alleen contacten die expliciet toestemming hebben gegeven getrackt. Deze handleiding legt uit hoe je die toestemming verzamelt: voor nieuwe inschrijvingen, via de profielpagina, via je eigen systemen en voor contacten die van een ander platform overkomen.

Voor meer uitleg over de consent policy zelf, zie Tracking-instellingen.

Waarom een aparte toestemming voor open tracking?

Wie zich inschrijft voor je e-mails, geeft toestemming om e-mails te ontvangen. Open tracking is een apart doel: het bijhouden of en wanneer iemand een e-mail opent. In sommige landen, zoals Frankrijk en Italië, is daarvoor een afzonderlijke toestemming vereist. Of je de open tracking consent policy activeert, beslis je zelf, op basis van de landen waarin je actief bent en je eigen juridische afweging. Zie Tracking-instellingen.

Activeer je de policy, dan krijgt een contact de mogelijkheid om e-mails te ontvangen zonder tracking pixel. Dat is een geldige keuze. Die contacten ontvangen gewoon je campagnes. Wil je toch meten hoe goed je e-mails presteren, dan vraag je toestemming met de manieren hieronder.

De drie waarden en de bron van een keuze

Elk contact heeft een open tracking consent veld met één van drie waarden: Ja, Nee of Niet ingesteld. Het consent log op het contactrecord toont per wijziging het tijdstip (in UTC), de nieuwe waarde, de bron van de keuze en een korte opmerking.

De bron van de keuze is niet hetzelfde als de bron van het contact zelf (zie Over bronnen). Voor de consent kent Flexmail zes vaste bronnen: opt-in formulier, campagne, profielpagina, API, import en handmatig.

Twee regels gelden altijd:

  • Een expliciete "Nee" kan niet worden overschreven door een import, een API-aanroep of een andere externe bron. Alleen de ontvanger zelf kan het wijzigen.
  • Een lege waarde overschrijft nooit een bestaande "Ja" of "Nee". Een lege waarde is geen uitspraak.

1. Via het opt-in formulier (nieuwe inschrijvingen)


Zodra je de consent policy activeert, voegt Flexmail automatisch een tracking consent vinkje toe aan je opt-in formulieren die in Flexmail staan, op een best-effort basis. Formulieren die je daarna aanmaakt, krijgen het vinkje meteen. Je hoeft zelf niets te doen. Het vinkje verschijnt niet zolang open tracking uitstaat, ook niet als de policy actief is.

Het vinkje is standaard niet aangevinkt, je kunt het niet vooraf laten aanvinken en je kunt het niet verwijderen zolang de policy actief is. De tekst is door Flexmail voorzien en niet aanpasbaar:


Laat ons weten wanneer je onze e-mails opent We gebruiken een kleine, onzichtbare afbeelding in de e-mail (ook wel een tracking pixel genoemd) om te zien op welke datum en tijd je hem opent. Dit helpt ons begrijpen welke e-mails nuttig voor je zijn. Het is optioneel: als je dit niet aanvinkt, ontvang je onze e-mails gewoon, maar zonder deze tracking.


Wie zich inschrijft zonder het vinkje aan te vinken, wordt gewoon toegevoegd als contact, met open tracking consent op "Nee". Een vinkje dat wel is aangevinkt, geeft "Ja". Beide keuzes krijgen als bron "opt-in formulier".

Let op: omdat Flexmail-formulieren met double opt-in werken, wordt de keuze pas vastgelegd op het moment dat het contact de bevestigingsmail bevestigt. Een inschrijving die nooit bevestigd wordt, legt geen consent vast.

Een bestaand contact dat zich opnieuw inschrijft

Schrijft een contact dat al bestaat zich opnieuw in via een opt-in formulier, dan moet het contact de inschrijving opnieuw bevestigen via de bevestigingsmail. Tot die bevestiging blijven de huidige waarde, het pixelgedrag en het consent log ongewijzigd.

  • De waarde kan veranderen van "Ja" naar "Nee" en van "Nee" naar "Ja". Een contact met "Ja" dat het vinkje bij een nieuwe inschrijving niet aanvinkt, krijgt dus "Nee".
  • Er komt alleen een nieuw logentry als de waarde verschilt van de huidige waarde.
  • De waarde keert nooit terug naar "Niet ingesteld". Een inschrijving zonder informatie over het vinkje laat de huidige waarde ongewijzigd.

Een formulier dat je op je eigen site hebt gekopieerd

Heb je de HTML van een formulier gekopieerd naar je eigen site, los van het script? Dan is dat een kopie van het formulier zoals het was op het moment van kopiëren. De kopie volgt latere wijzigingen van je policy niet. Wil je het vinkje op die kopie, kopieer de formuliercode dan opnieuw nadat je de policy hebt geactiveerd.

Inschrijvingen via zo'n kopie worden op dezelfde manier verwerkt als alle andere: bevat de inschrijving een waarde voor tracking consent, dan verwerkt Flexmail die. Bevat ze geen waarde, dan krijgt een nieuw contact "Niet ingesteld" en behoudt een bestaand contact zijn huidige waarde. Er wordt dan geen weigering vastgelegd.


2. Via de profielpagina (zelfbeheer door de ontvanger)

E-mails met de standaard Flexmail footer, waarin de uitschrijflink of de profiellink staat, bevatten een link "Trackingvoorkeuren beheren". De link opent de profielpagina van de ontvanger. Daar kiest de ontvanger of hij e-mails wil ontvangen met of zonder open tracking. Weigeren heeft geen invloed op het ontvangen van e-mails. Zie De profielpagina van de ontvanger hieronder.


3. Via de API of Zapier (je eigen systemen)

Houd je je contacten bij in een CRM of een eigen formulier, dan geef je de consent door via de API:

  • Contact-API: de endpoints voor aanmaken, bijwerken en uitlezen ondersteunen het veld met de waarden Yes, No en Not set. Je moet een timestamp meegeven. Flexmail bewaart die als de beweerde oorspronkelijke datum en noteert apart zelf wanneer de aanvraag binnenkwam. Een timestamp in de toekomst of van vóór het bestaan van het contact wordt geweigerd.
  • Opt-in API: je kunt een optionele parameter voor tracking consent meegeven. Omdat de aanroep een double opt-in bevestigingsmail triggert, wordt de keuze pas vastgelegd en getimestamped wanneer het contact bevestigt. Laat je de parameter weg, dan krijgt een nieuw contact "Niet ingesteld" en geen "Nee", want de API geeft geen garantie dat het contact ooit een vraag over tracking kreeg. Bewaar zelf de formuliertekst die je aan het contact toonde.
  • Regels: een "Nee" wordt altijd gezet en geldt als expliciete intrekking. Een "Ja" voor een contact met een bestaande "Nee" wordt geweigerd. "Niet ingesteld" sturen over een bestaande "Ja" of "Nee" wordt geweigerd. Een ongeldige aanvraag geeft een duidelijke foutmelding.
  • Bron: elke wijziging via de API krijgt als bron "API". Je kunt die bron niet zelf instellen. Zapier-koppelingen worden ook als "API" gelogd.
  • Webhooks: Flexmail stuurt bij elke wijziging van de consent een webhook-event met de vorige waarde, de nieuwe waarde, het tijdstip en de bron.
  • De API bewaart waarden ook als de policy niet actief is of open tracking uitstaat. Een "Ja" of "Niet ingesteld" doet pas iets zodra de policy actief is, een expliciet "Nee" werkt meteen zolang open tracking aanstaat.

Let op: Flexmail kan de geldigheid van consent die via API of import binnenkomt niet controleren. Jij blijft verantwoordelijk. Dat staat ook in de productdocumentatie.

Bestaande contacten uit een ander platform

Als je contacten importeert die al elders tracking consent hebben gegeven, kun je die consent meenemen in de import.


Wat Flexmail kan en niet kan valideren

Flexmail kan de geldigheid van extern verzamelde consent niet verifiëren. Als je aangeeft dat consent bestaat, neem je als account admin de verantwoordelijkheid dat die toestemming correct en aantoonbaar is. Flexmail logt de import als bron, maar kan de inhoud of geldigheid ervan niet controleren.


Bij het importeren van een contactbestand kun je op twee manieren tracking consent doorgeven. Flexmail verwerkt het consentveld altijd, ook als de consent policy inactief is of open tracking uitstaat.


Via een consent kolom in je bestand. 

Map de kolom tijdens de veldkoppeling op het veld "Open tracking consent". Je vindt het bij de contactvelden. Zo werkt de verwerking per rij:

  • Je kunt "Yes", "No" en "Not set" gebruiken, in hoofdletters of kleine letters. Spaties voor of na de waarde tellen niet mee.
  • Een lege cel is geen waarde: een nieuw contact start op "Not set" en een bestaand contact behoudt zijn consent. Je krijgt hiervoor geen foutmelding.
  • Een andere waarde dan "Yes", "No" of "Not set" weigert de hele rij. Het contact wordt niet aangemaakt of bijgewerkt. De rij staat in het foutenbestand van de import, samen met de waarde uit je bronbestand. De andere rijen worden wel geïmporteerd.
  • "Yes" of "No" wordt ingesteld voor een contact op "Not set". "No" wordt ook ingesteld voor een contact op "Yes". Een waarde die gelijk is aan de huidige consent verandert niets.
  • "Yes" voor een contact met een expliciete "No", en "Not set" voor een contact met "Yes" of "No", worden niet toegepast. De consent blijft zoals ze was. De rest van de rij wordt wel geïmporteerd en de rij telt als geïmporteerd.
  • Staat hetzelfde contact in meerdere rijen met verschillende waarden, dan wint "No".

Via de dedicated importstap. 

Als je geen consent kolom hebt gemapped, toont Flexmail een aparte stap in de importwizard, na de stap voor bron en taal en vóór de stap voor interesses. De stap verschijnt ook als de consent policy inactief is. In dat geval staat er een extra opmerking bij dat de policy nog niet actief is. Je kiest één van twee opties:

  • Importeren zonder tracking consent (standaard): een nieuw contact start op "Not set" en een bestaand contact behoudt zijn consent.
  • Importeren met tracking consent: alleen beschikbaar als je expliciet bevestigt dat geldige, gedocumenteerde consent bestaat buiten Flexmail en dat Flexmail dit niet kan valideren. Alle contacten in het bestand die nog geen expliciet "No" hebben, worden ingesteld op "Yes". Een contact met een expliciete "No" behoudt die.

Let op: via de dedicated importstap kun je alleen "Yes" instellen, niet "No". Als je contacten wil importeren met een expliciete weigering, gebruik dan een consent kolom in je bestand.

Let op: een expliciet "No" dat via import wordt ingesteld, verwijdert de individuele open events van dat contact permanent, ook als de policy inactief is of open tracking uitstaat. Het analysescherm toont hoeveel contacten "No" hebben en waarschuwt voor deze verwijdering voor je de import start.


Wat je na de import ziet

Na de analyse toont Flexmail hoeveel contacten een ongeldige consentwaarde hebben. Die contacten staan in het aantal ongeldige contacten en in het bestand dat je kunt downloaden.

Zodra de import en de verwijdering van historische open data klaar zijn, ontvang je de rapportmail "Your import is ready". Daarin staat:

  • in het kader "Warnings and errors": hoeveel rijen een ongeldige consentwaarde hebben (ze zitten ook in het totaal van rijen met ongeldige data en in "Download all rows with invalid data")
  • in een kader "Open tracking consent": hoeveel nieuwe contacten op "Not set" zijn aangemaakt, hoeveel contacten op "Yes" zijn gezet, hoeveel contacten hun "No" behielden en hoeveel contacten op "No" zijn gekomen, met permanente verwijdering van hun historische open data

Een regel verschijnt alleen als het aantal groter is dan 0.

Elke consentwijziging door de import krijgt een regel in het consent log met bron "Import". De opmerking is "Imported via consent column" bij een niet-lege waarde uit een gemapte kolom (ook "Not set"), "Bulk import confirmation" bij "Importeren met tracking consent" en "Imported without consent confirmation" bij een lege cel of als er geen consent kolom is gemapt.

Wat importeer je voor bestaande contacten: "Yes", "No" of "Not set"?

De keuze tussen "Yes", "No" en "Not set" bij import is niet neutraal. Ze heeft directe gevolgen voor hoe Flexmail omgaat met historische open data en voor je juridische positie.

"Yes" importeren betekent dat je claimt dat die contacten aantoonbaar toestemming hebben gegeven voor open tracking. Dat is alleen verdedigbaar als je die toestemming ook effectief hebt verzameld, gedocumenteerd, en kunt aantonen.

"Not set" importeren betekent dat er geen toestemmingshistoriek is. Contacten op "Not set" ontvangen geen tracking pixel zolang de policy actief is, maar hun historische open data wordt niet verwijderd.

"No" importeren betekent een expliciete weigering vastleggen. Contacten met "No" ontvangen geen pixel en hun historische open events worden permanent verwijderd. Dit is de meest vergaande optie, maar ook de meest transparante als er nooit toestemming werd gevraagd.


Wanneer overweeg je "No" te importeren?

Als je contacten in Frankrijk of Italië hebt die je nooit hebt geïnformeerd over open tracking, of als de overgangsperiode is verstreken zonder dat je actie hebt ondernomen, staat de historische open data van die contacten op een zwakke juridische basis. In dat geval is het importeren met "No" de meest eerlijke keuze: je erkent dat er geen geldige toestemming was, en je verwijdert de data die zonder die toestemming is verzameld.

Dat is een ingrijpende beslissing, want die verwijdering is onomkeerbaar.

Support tip: Flexmail voorziet de technische mogelijkheden om consent correct te registreren en historische data te beheren. Welke waarde correct is voor jouw situatie, hangt af van de consent die je al had en hoe transparant je bent geweest naar je contacten. Overleg met je eigen legal team of DPO voor je die keuze maakt.

Elke contactexport bevat automatisch het open tracking consent veld (Yes / No / Not set) en de aanmaakdatum van het contact in Flexmail. Je hoeft daar niets voor in te stellen. De kolomnamen en de waarden komen overeen met het importbestand. Zo zie je wie toestemming heeft gegeven, wie geweigerd heeft en van wie nog geen keuze bekend is.

Checklist: ben ik klaar om compliant te zijn voor open tracking consent?

Gebruik deze lijst als leidraad. Elke stap is een actie die je kunt ondernemen voor de deadline.

  • ☐ De open tracking consent policy is geactiveerd in Instellingen > Tracking
  • ☐ Mijn opt-in formulieren bevatten de tracking consent checkbox (dit gebeurt automatisch bij activatie bij een standaard opt-in formulier, maar controleer je best nadien ook op je website)
  • ☐ Ik begrijp dat contacten die geen keuze maken op "Not set" blijven staan en geen tracking pixel ontvangen
  • ☐ Ik heb nagegaan of contacten die via import zijn binnengekomen correct zijn ingesteld

Volgende stappen

Gerelateerde artikels

Achtergrondinformatie

Hoe doe ik dat precies?

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het registreren van je feedback. Probeer het later opnieuw.

Nog niet gevonden waar je naar op zoek was Contacteer ons Contacteer ons