Tracking instellingen

Flexmail bundelt je tracking-instellingen op één pagina met drie tabbladen: Open tracking, Click tracking en UTM tagging. Samen bepalen ze of en hoe opens en kliks worden bijgehouden voor de contacten in je account. Je vindt ze in Instellingen > Tracking. Alle admins hebben standaard toegang. Een admin kan toegang geven aan gebruikers die geen admin zijn.

Voor achtergrondinformatie over waarom deze instellingen er zijn, zie Open tracking consent: wat verandert er en waarom?.

De instellingen

Open tracking (tabblad Open tracking) bepaalt of Flexmail bijhoudt of en wanneer ontvangers je e-mails openen. Staat dit uit, dan ontvangen alle contacten een pixel-vrije versie van elke campagne en worden er geen opens geregistreerd, ook niet voor e-mails die al in een inbox staan.


Open tracking consent policy (tabblad Open tracking) bepaalt of Flexmail per contact controleert of iemand toestemming heeft gegeven voor open tracking. Je kunt de policy alleen wijzigen als open tracking aanstaat. Is de policy actief, dan ontvangen alleen contacten met toestemming een tracking pixel.


Kliktracking (tabblad Click tracking) bepaalt of Flexmail bijhoudt welke links in je e-mails worden aangeklikt. Dit is de standaardwaarde voor linktracking; je kunt ze nog steeds per link of per campagne aanpassen. Kliktracking staat los van open tracking.


UTM tagging (tabblad UTM tagging) voegt automatisch UTM-parameters toe aan de links in je campagnes, zodat je analysetool, zoals Google Analytics, toont welke e-mail en link een bezoeker naar je website bracht. Dit is de bestaande instelling voor Google Analytics-linktracking, die nu op deze pagina staat. De opties en de werking zijn ongewijzigd. Bij een campagne "Spring sale" en een link "Shop now" toont je analysetool bijvoorbeeld bron "flexmail", medium "e-mail", campagne "Spring sale" en content "Shop now". Gebruik je zelf een UTM-structuur, zet de instelling dan uit om conflicten te vermijden.


Open tracking en kliktracking zijn standaardwaarden. Voor open tracking en de consent policy bestaat geen uitzondering per link of per campagne: ze gelden altijd zodra ze aanstaan.

Bij elke instelling zie je een korte uitleg, een concreet voorbeeld van wat het voor je contacten betekent, en voor welke landen toestemming vereist is.


Opslaan

Elke instelling wordt apart opgeslagen. Een schakelaar wordt opgeslagen zodra je hem omzet. Bij open tracking uitzetten en bij het wijzigen van de consent policy bevestig je eerst in een venster. Na het opslaan verschijnt een melding "Saved". Lukt het opslaan niet, dan springt de schakelaar terug naar de laatst opgeslagen waarde en verschijnt een foutmelding. Je andere instellingen blijven ongewijzigd.

De eerdere schermen voor kliktracking en Google Analytics-tracking zijn niet meer beschikbaar. Een oude link of bladwijzer naar het kliktrackingscherm brengt je naar het tabblad Click tracking.

Wat doet elke combinatie?

Open tracking Consent policy Kliktracking Resultaat open tracking Resultaat kliktracking
Aan Inactief Aan Alle contacten getrackt, behalve contacten die expliciet "Nee" hebben gezegd Alle contacten getrackt
Aan Inactief Uit Alle contacten getrackt, behalve contacten die expliciet "Nee" hebben gezegd Geen kliktracking
Aan Actief Aan Contacten met toestemming "Ja": getrackt. Contacten met "Nee" of "Niet ingesteld": pixel-vrij Alle contacten getrackt
Aan Actief Uit Contacten met toestemming "Ja": getrackt. Contacten met "Nee" of "Niet ingesteld": pixel-vrij Geen kliktracking
Uit Maakt niet uit Aan Geen pixel, dus niemand wordt getrackt Alle contacten getrackt
Uit Maakt niet uit Uit Geen pixel, dus niemand wordt getrackt Geen kliktracking

Let op: ook als de consent policy inactief is, blijven contacten die expliciet "Nee" hebben gezegd uitgesloten van open tracking. Dit is hun eigen keuze en die wordt altijd gerespecteerd, ongeacht de policy-instelling. Een expliciete "Nee" dat je via API of import instelt, werkt dus meteen, ook op een account dat de policy nooit heeft geactiveerd.

De consent policy is momenteel sterk aangeraden of zelfs verplicht als je e-mails stuurt naar ontvangers in Frankrijkof Italië. We verwachten dat andere Europese landen in de toekomst zullen volgen.

Zet de consent policy aan als:

  • Je contacten hebt in Frankrijk of Italië
  • Je wil voorbereid zijn op toekomstige regelgeving in andere landen
  • Je proactief transparant wil zijn over hoe je met tracking omgaat

Weet je niet zeker welke regels voor jouw situatie gelden? Vraag het aan je juridisch adviseur of DPO.


Impact op bestaande contacten

Contacten zonder expliciete waarde starten op "Niet ingesteld" op het moment van activatie. Heeft een contact al een expliciet "Nee", bijvoorbeeld via een eerdere import of API-aanroep, dan blijft dat zo.

Zolang de policy actief is, gedragen contacten met "Niet ingesteld" en contacten met "Nee" zich hetzelfde bij verzending: geen pixel.

Er is wel een belangrijk verschil tussen de twee waarden. Als je de policy later weer uitzet, ontvangen contacten met "Niet ingesteld" opnieuw een tracking pixel. Contacten met een expliciete "Nee" blijven uitgesloten, ook zonder actieve policy.


Impact op historische open data

Flexmail bewaart opens op twee niveaus:

  • Individuele open events: de registratie dat een bepaald contact een bepaalde e-mail op een bepaald moment opende. Je ziet ze in de activiteit van een contact en ze bepalen of een contact in een segment met "heeft geopend" zit of een workflow met een open-trigger doorloopt. Ze zitten ook in exports.
  • Aggregaten per campagne: totalen zoals het aantal opens van een campagne. Er is geen uitsplitsing per contact.

De policy geldt meteen na je bevestiging. Daarna start Flexmail de opruiming: die verwijdert de individuele open events van elk contact met een expliciete "Nee", voor alle campagnes tot nu toe, ook voor automation- en drip-verzendingen. Zodra de opruiming klaar is, is voor die contacten geen enkele open meer zichtbaar in hun activiteit, in segmentresultaten, in workflows of in exports. De totalen per campagne blijven ongewijzigd beschikbaar en krijgen in je rapportage het label "Data dateert van vóór de open tracking consent policy".

Bij een eerste activatie raakt dit doorgaans niemand: bestaande contacten staan op "Niet ingesteld", niet op "Nee". De verwijdering treedt alleen in werking als er al eerder een expliciete "Nee" is opgeslagen, bijvoorbeeld via import of API. Wil je de individuele open events van bestaande contacten laten verwijderen, dan kan dat door die contacten met "Nee" te importeren.

Zie Hoe verzamel ik open tracking consent?.

Dezelfde verwijdering gebeurt telkens wanneer de waarde van een contact later "Nee" wordt, via de profielpagina, een opt-in formulier, de API of een import. Ook de historische data van eerdere workflowverzendingen wordt dan verwijderd.

Let op: deze verwijdering is onomkeerbaar. Deactiveer je de policy later, dan worden die open events niet hersteld.


Impact op opt-in formulieren en e-mails

  • Opt-in formulieren die in Flexmail staan, krijgen automatisch een tracking consent vinkje, op een best-effort basis.
  • E-mails met de standaard Flexmail footer, waarin de uitschrijflink of de profiellink staat, krijgen een link "Trackingvoorkeuren beheren". Dit geldt voor e-mails die worden verstuurd terwijl de policy actief is en open tracking aanstaat.

Impact op rapportage, segmenten en automations

  • Open rates worden berekend over de getrackte ontvangers. Zie Hoe lees ik mijn rapportage als de consent policy actief is?.
  • Segmenten die "heeft geopend" gebruiken, matchen alleen contacten met toestemming. Segmenten met "heeft niet geopend" matchen ook contacten zonder toestemming.
  • Workflows die starten op een open-trigger, vuren alleen voor contacten met toestemming.

  1. Ga naar Instellingen > Tracking en open het tabblad Open tracking.
  2. Zorg dat open tracking aanstaat. Staat het uit, dan is de consent policy vergrendeld.
  3. Zet de open tracking consent policy op Actief.
  4. Lees het bevestigingsvenster door. Er staat wat er verandert en wat onomkeerbaar is.
  5. Typ CONFIRM in het tekstveld. De knop "Policy activeren" is pas beschikbaar nadat je dat hebt gedaan.
  6. Klik op Policy activeren. Tot die laatste klik kun je op elk moment annuleren.

Wat er verandert na activatie:

  • Contacten zonder toestemming ontvangen geen tracking pixel meer. Bestaande contacten starten op "Niet ingesteld" en worden pas getrackt als ze toestemming geven.
  • Je opt-in formulieren krijgen automatisch een tracking consent checkbox.
  • Elke e-mail met de standaard Flexmail footer krijgt een link "Trackingvoorkeuren beheren".
  • Open rates worden berekend over het getrackte segment, niet over alle ontvangers.
  • Segmenten en automations die werken op opengedrag matchen alleen contacten met toestemming.

Support tip: na activatie staan de meeste bestaande contacten nog op "Niet ingesteld". Je open rates dalen daardoor sterk. Dat is normaal: je getrackte groep groeit naarmate contacten toestemming geven via je opt-in formulieren of de profielpagina. Zie Hoe verzamel ik open tracking consent?.

Let op: individuele historische open events van contacten die expliciet "Nee" hebben gezegd worden permanent verwijderd. Campagne-niveau aggregaten blijven beschikbaar. Dit is onomkeerbaar: deactiveren herstelt die data niet.

  1. Ga naar Instellingen > Tracking en open het tabblad Open tracking.
  2. Zet de open tracking consent policy op Inactief.
  3. Lees het bevestigingsvenster door.
  4. Klik op Policy deactiveren.

Het venster herinnert je eraan dat je de policy nodig hebt om compliant te blijven als je naar contacten in Frankrijk of Italië verstuurt.


Wat er verandert na deactivatie:

  • Contacten met "Niet ingesteld" ontvangen weer een tracking pixel.
  • Contacten die expliciet "Nee" hebben gezegd blijven uitgesloten.
  • De eerder verzamelde consent records blijven bewaard. Ook het consent veld en het log op het contactrecord blijven zichtbaar.
  • De tracking consent checkbox verdwijnt van je opt-in formulieren, op een best-effort basis. Activeer je de policy later opnieuw, dan komt het vinkje terug.
  • De link "Trackingvoorkeuren beheren" wordt niet meer toegevoegd aan e-mails die je daarna verstuurt. De profielpagina toont geen trackingkeuze meer.
  • E-mails die al verzonden zijn, veranderen niet. Wie op de link van een eerdere e-mail klikt, ziet een korte melding dat er op dit moment geen keuze beschikbaar is.
  • Een campagne die ingepland is of al aan het verzenden is, bepaalt per ontvanger op het moment van verzenden of er een pixel meegaat. Deactiveer je de policy halverwege een verzending, dan kan dat de pixel voor de resterende ontvangers veranderen.
  • Verwijderde open data wordt niet hersteld.

Open tracking uitzetten

  1. Ga naar Instellingen > Tracking en open het tabblad Open tracking.
  2. Zet open tracking op Uit.
  3. Bevestig de wijziging in het dialoogvenster.

Annuleer je het venster, dan verandert er niets en blijft open tracking aan.


Wat er verandert terwijl open tracking uitstaat:

  • Alle contacten ontvangen een pixel-vrije versie van je e-mails, ook voor e-mails die al in de inbox van ontvangers staan.
  • Je bestaande open data blijft bewaard. Opens die gebeuren terwijl open tracking uitstaat, worden niet geregistreerd en kun je later niet terughalen.
  • De consent policy blijft zichtbaar maar is vergrendeld, met de melding dat je open tracking moet aanzetten om haar te wijzigen. Je ingestelde waarde blijft bewaard.
  • Je account gedraagt zich alsof de policy inactief is: geen vinkje op formulieren, geen link in de footer en geen trackingkeuze op de profielpagina.
  • Het open percentage toont "Niet beschikbaar" en in de workflow- en segmentbuilder zie je een waarschuwing dat open tracking uitstaat.
  • Het consentveld en het consent log blijven zichtbaar op het contactrecord en je kunt nog steeds segmenteren op tracking consent.
  • Via de API, een opt-in API-aanroep of een import kun je nog steeds een consentwaarde schrijven. Die heeft pas effect op het versturen zodra open tracking weer aanstaat. Een "Nee" verwijdert wel meteen de individuele open events van dat contact.

Open tracking weer aanzetten:

  • Open tracking hervat meteen voor alle campagnes die je daarna verstuurt. Je krijgt hier geen bevestigingsvenster voor.
  • Er worden geen open data aangevuld voor campagnes die tijdens de pauze zijn verstuurd.
  • De consent policy keert terug naar de waarde die ze had voor je open tracking uitzette. Je hoeft haar niet opnieuw te activeren.
  • Was de policy actief, dan geldt de consent-regel meteen weer. Verwacht dat je open rates laag blijven tot meer contacten toestemming hebben gegeven.

Support tip: open tracking uitzetten is de snelste manier om volledig te stoppen met meten, zonder de consent policy te activeren. Kliktracking blijft daarbij gewoon werken.

Tracking-instellingen bij onboarding

Bij het aanmaken van een nieuw account doorloop je een verplichte stap voor tracking-instellingen. Je kiest dan voor open tracking, kliktracking en de consent policy. Er is geen voorinstelling: je maakt zelf een actieve keuze en de stap kan niet worden overgeslagen.

Kies je open tracking uit, dan is de keuze voor de consent policy uitgeschakeld en wordt de policy bewaard als inactief.

Kies je tijdens onboarding voor de consent policy actief, dan gelden alle gevolgen hierboven, behalve de historische dataverwijdering: een nieuw account heeft nog geen verzendhistorie, dus er is niets te verwijderen.

Je keuzes zijn meteen actief en je vindt ze terug in Instellingen > Tracking.

Veelgestelde vragen

Kan ik de consent policy per campagne in- of uitschakelen? 

Nee. De consent policy werkt op accountniveau en heeft geen uitzondering per campagne. Ze is altijd actief of altijd inactief voor je hele account.


Wat gebeurt er met contacten die al "Nee" hebben gezegd als ik de policy uitzet? 

Ze blijven uitgesloten van open tracking. Een expliciete weigering wordt altijd gerespecteerd, ongeacht de policy-instelling.


Nee. Het veld op het contactrecord is alleen leesbaar. De waarde komt van de ontvanger zelf (opt-in formulier of profielpagina) of van jou via een import of de API. Bij een import of API-aanroep neem je de verantwoordelijkheid voor de geldigheid van die toestemming.


Wat gebeurt er met een contact dat zich uitschrijft? 

De consentwaarde verandert niet door uit te schrijven.


Geldt de consent policy ook voor transactionele e-mail? 

Nee. Transactionele e-mail valt buiten de consent policy. Open tracking staat daar standaard uit.


Geldt toestemming voor meerdere accounts? 

Nee. Consent geldt per account. Toestemming die iemand in het ene account geeft, geldt niet voor een ander account van dezelfde klant, ook niet voor hetzelfde e-mailadres.


Dat is normaal. Bestaande contacten starten op "Niet ingesteld" en worden pas getrackt zodra ze toestemming geven, via je opt-in formulier of de profielpagina. Toestemming die je elders verzamelde, kun je meenemen via een import of de API. Zie Hoe verzamel ik open tracking consent?.

Volgende stappen

Gerelateerde artikels

Achtergrondinformatie

Hoe doe ik dat precies?

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het registreren van je feedback. Probeer het later opnieuw.

Nog niet gevonden waar je naar op zoek was Contacteer ons Contacteer ons