Aan de slag met Flexmail

Welkom bij Flexmail. Deze gids leidt je stap voor stap door alles wat je moet instellen voordat je je eerste campagne verstuurt. Elke stap is overzichtelijk, en als je ze doorlopen hebt, heb je een stevige basis klaarstaan. De meeste gebruikers ronden deze setup af in minder dan een uur.

Voor je begint

Om deze gids te volgen, heb je het volgende nodig:

• Een Flexmail-account (gratis proefperiode of betaald abonnement)
• Toegang tot de DNS-instellingen van je domein, of iemand die je daarmee kan helpen
• Een lijst met bestaande contacten in CSV-formaat, als je overschakelt van een ander platform
• Je bedrijfslogo en merkkleuren, bij voorkeur als HEX-codes

Stap 1: Kies je communicatietalen

Flexmail ondersteunt meertalig verzenden vanuit één account — een echt voordeel als je doelgroep meerdere taalgemenschappen omvat. Wanneer je voor het eerst inlogt, vraagt Flexmail welke talen je wilt gebruiken.

Als je alleen in één taal verstuurt, houdt Flexmail het eenvoudig en verbergt het instellingen die je niet nodig hebt. Als je meerdere talen selecteert, kies je ook een terugvaltaal: de taal die Flexmail gebruikt wanneer er geen vertaling beschikbaar is voor een specifiek contact.

Stap 2: Stel je Brand kit in

In de Brand kit sla je je logo, kleuren en lettertypen op. Eenmaal ingesteld, zijn deze beschikbaar telkens wanneer je een bericht of template aanmaakt, zodat je niet telkens naar je HEX-codes hoeft te zoeken.

Ga naar Instellingen en vervolgens naar Brand kit.

1. Upload je logo
2. Voeg je primaire en secundaire merkkleuren toe aan de hand van HEX-codes
3. Selecteer je voorkeurslettertypen

Stap 3: Stel afzendervalidatie in

Voordat je een campagne kunt versturen, moet Flexmail bevestigen dat je toegang hebt tot het e-mailadres dat je als afzender wilt gebruiken. Dit is een eenmalige stap per afzenderadres.

Ga naar Instellingen en vervolgens naar Afzenders toevoegen of verwijderen. Voeg het adres toe dat je wilt gebruiken en Flexmail stuurt een bevestigings-e-mail naar dat adres. Klik op de link in die e-mail en je bent klaar om te versturen. Je kunt zoveel afzenderadressen toevoegen als je nodig hebt.

Stap 4: Stel e-mailauthenticatie in

E-mailauthenticatie vertelt ontvangende mailservers dat jouw e-mails daadwerkelijk van jou afkomstig zijn. Zonder authenticatie is de kans groter dat je e-mails in de spammap terechtkomen. Flexmail gebruikt drie beveiligingsstandaarden: SPF, DKIM en DMARC.

Zodra je een afzenderadres hebt gevalideerd, controleert Flexmail automatisch of de domeinrecords correct zijn ingesteld. Als er iets ontbreekt, kun je vanuit je account een bestand downloaden met de exacte instellingen die je domeinbeheerder moet toevoegen. DNS-wijzigingen kunnen 24 tot 48 uur in beslag nemen, wat volkomen normaal is.

Stap 5: Stel je eigen velden in

Met eigen velden kun je extra informatie over je contacten opslaan, buiten de standaardvelden zoals naam en e-mailadres. Denk aan velden zoals bedrijfsnaam, verjaardag, abonnementstype of andere gegevens die relevant zijn voor jouw organisatie.

Als je deze velden instelt vóór het importeren van contacten, kun je je gegevens meteen correct toewijzen in plaats van later opnieuw te moeten importeren. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Eigen velden beheren.

Stap 6: Stel interesses in

Interesses zijn labels die je aan contacten koppelt om bij te houden waar ze in geïnteresseerd zijn. Ze zijn een van de krachtigste tools in Flexmail voor het versturen van relevante, gerichte e-mails op langere termijn.

Interesses kunnen op verschillende manieren aan een contact worden toegevoegd:

• Automatisch, wanneer een contact klikt op een link in je e-mail die je hebt getagd met een specifieke interesse
• Tijdens het importeren, door interesses in bulk toe te wijzen aan contacten
• Door het contact zelf, wanneer hij of zij een Opt-in-formulier invult of de profielpagina bijwerkt
• Via de API, voor geavanceerdere integraties

Je hoeft nu nog niet alles uitgedacht te hebben. Begin met de categorieën die zinvol zijn voor jouw organisatie — ze vullen zich vanzelf naarmate contacten interageren met je e-mails.

Ga naar Contacten en vervolgens naar Interesses om te beginnen.

Stap 7: Importeer je bestaande contacten

Als je al een lijst met contacten hebt, kun je deze in Flexmail importeren via een CSV-bestand. Flexmail begeleidt je stap voor stap door het proces.

Ga naar Contacten en klik op Contacten toevoegen. Upload je bestand en koppel vervolgens elke kolom aan het juiste veld in Flexmail, inclusief de eigen velden die je in stap 5 hebt aangemaakt.

Stap 8: Importeer je uitschrijvingen in de Blacklist

Als je overstapt naar Flexmail van een ander platform, is deze stap belangrijk. Iedereen die zich eerder heeft uitgeschreven, mag geen e-mails ontvangen vanuit je nieuwe setup.

Exporteer je uitgeschreven contacten uit je oude platform en importeer die lijst vervolgens in het tabblad Blacklist in Flexmail, vóórdat je je actieve contacten importeert. Flexmail sluit deze adressen automatisch uit van alle toekomstige campagnes.

Stap 9: Maak je eerste segment aan

Met segmenten definieer je specifieke groepen binnen je contactenlijst, zodat je relevantere e-mails kunt versturen. In Flexmail worden segmenten opgebouwd op basis van contactvelden, eigen velden, interesses en gedrag, en ze worden automatisch bijgewerkt naarmate je contactgegevens veranderen.

Ga naar Contacten en vervolgens naar Segmenten, en klik op Segment toevoegen.

Stap 10: Maak een Opt-in-formulier aan

Met een Opt-in-formulier kunnen bezoekers zich rechtstreeks via je website inschrijven voor je e-mails. Wanneer iemand het formulier invult, ontvangt die persoon een bevestigings-e-mail. Zodra ze op bevestigen klikken, worden ze als geverifieerd contact toegevoegd aan je account.

Dit Double opt-in-proces geeft je gedocumenteerde toestemming voor elk contact, precies wat de GDPR vereist. Het zorgt er ook voor dat je lijst schoon blijft en je betrokkenheidspercentages hoog, omdat iedereen erop echt van je wil horen.

Ga naar Formulieren, vervolgens naar Opt-in-formulieren, en klik op Nieuw Opt-in-formulier aanmaken. Als je tevreden bent met het formulier, genereer dan de insluitcode en voeg die toe aan je website.

Stap 11: Maak je eerste template aan

Templates besparen je tijd en zorgen voor consistente e-mails. In plaats van je lay-out telkens van nul op te bouwen, start je vanuit een template en pas je alleen de inhoud aan.

Ga naar Campagnes, vervolgens naar Berichten, en klik op Nieuw bericht aanmaken. Gebruik de E-mail Builder om je lay-out te ontwerpen, je logo toe te voegen en je merkkleuren te verwerken. Als je tevreden bent met het resultaat, sla je het op als template.

Nuttige templates om al vroeg aan te maken:

• Nieuwsbrief-template, voor het delen van updates en artikelen
• Enkelvoudige template, voor gerichte berichten met één duidelijke call-to-action
• Promotionele template, voor aanbiedingen en productaankondigingen
• Uitnodigingstemplate voor evenementen, voor webinars en fysieke events

Stap 12: Maak een welkomste-mail aan

Een welkomste-mail is het eerste bericht dat een nieuwe abonnee van je ontvangt, en het zet de toon voor alles wat volgt. Onderzoek toont aan dat 76% van de mensen onmiddellijk na het inschrijven een welkomste-mail verwacht, en abonnees die er een ontvangen vertonen 33% meer betrokkenheid op lange termijn.

Vertel nieuwe contacten wie je bent, wat ze kunnen verwachten en hoe ze het meeste uit je e-mails kunnen halen. Maak je welkomstbericht aan in de E-mail Builder en stel vervolgens een Automation-workflow in om het automatisch te versturen telkens wanneer een nieuw contact zich inschrijft.

Stap 13: Verstuur je eerste campagne

Maak je campagne aan door je bericht, afzenderadres, onderwerpregel en het segment dat je wilt bereiken te kiezen. Beslis of je de campagne onmiddellijk verstuurt of inplant voor later.

Bekijk na het versturen je campagnerapporten om te zien hoe het gegaan is. Je openratio, klikratio en uitschrijfratio vertellen je elk iets nuttigs over hoe je bericht is ontvangen, en waar je de volgende keer kunt verbeteren.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

E-mailauthenticatie overslaan

Veel gebruikers slaan stap 3 en 4 over en proberen meteen een campagne te versturen. Zonder een gevalideerd afzenderadres en correcte DNS-records is de kans veel groter dat je e-mails in de spammap belanden of volledig worden geweigerd. Rond de authenticatie af voordat je iets verstuurt.

Contacten importeren zonder gedocumenteerde toestemming

Het is verleidelijk om elk e-mailadres dat je ooit hebt verzameld te importeren, maar als je niet kunt aantonen op welk moment die personen ermee akkoord zijn gegaan e-mails van je te ontvangen, mag je ze niet importeren. Versturen naar mensen zonder toestemming leidt tot spamklachten, beschadigt je afzendersreputatie en is een schending van de GDPR.

Vergeten uitschrijvers eerst te importeren

Als je migreert van een ander platform, is het een veelgemaakte fout om je actieve contacten vóór je Blacklist te importeren. Importeer uitschrijvers altijd als eerste (stap 8), zodat geen eerder uitgeschreven contact per ongeluk je eerste campagne ontvangt.

Eigen velden niet instellen voor het importeren

Als je contacten importeert voordat je eigen velden hebt aangemaakt, moet je later opnieuw importeren of records handmatig bijwerken om die gegevens toe te voegen. Neem de tijd om je velden in stap 5 aan te maken, zodat de import meteen correct verloopt.

Versturen zonder testprofiel

Personalisatieplaceholders zoals voornaam of bedrijfsnaam verschijnen leeg of gebroken in je voorbeeld als je geen testprofiel hebt ingevuld. Stel dit in via Instellingen voordat je een bericht bekijkt of test.

Volgende stappen

Gefeliciteerd met het afronden van je setup. Hier zijn een aantal goede volgende stappen om nog meer uit Flexmail te halen:

• Verken automatisering door een Workflow-reeks in te stellen
• Voer een A/B test uit op je volgende campagne om je onderwerpregels te optimaliseren (Pro- en Premium-abonnement)
• Voeg meer Opt-in-formulieren toe op specifieke pagina's van je website om je lijst te laten groeien
• Stel linktracking in om automatisch interesses toe te wijzen op basis van wat contacten aanklikken