Contacten in Flexmail

In Flexmail komt een contact overeen met een uniek e-mailadres. Je kunt hetzelfde adres niet twee keer toevoegen — dit is opzettelijk. Werken vanuit één gededupliceerde database betekent dat je contactgegevens nauwkeurig en consistent blijven, en je altijd precies weet naar wie je verstuurt.

Waaruit een contact bestaat

Standaardvelden

Elk contact heeft vijf standaardvelden die beschikbaar zijn in elk Flexmail-account:

• E-mailadres, de unieke identificator voor elk contact, en het enige verplichte veld.
• Voornaam.
• Naam.
• Taal, de taal waarin het contact je e-mails ontvangt en je formulieren en profielpagina bekijkt.
• Bron, waar het contact vandaan komt, vereist voor GDPR-documentatie.

Deze velden worden automatisch vertaald in al je geselecteerde communicatietalen, zodat contacten veldlabels altijd in hun eigen taal zien op hun profielpagina.

Eigenvelden

Eigen velden laten je toe om extra informatie op te slaan die relevant is voor jouw bedrijf: bedrijfsnaam, verjaardag, abonnementsplan, regio, loyaliteitsniveau, enzovoort. Je maakt ze zelf aan en kan ze gebruiken voor segmentatie, personalisatie, formulieren en automatiseringsworkflows. Met een Start-abonnement kan je maximaal 5 aangepaste velden aanmaken; Essential biedt plaats aan maximaal 25, Pro aan maximaal 50 en Premium aan maximaal 100.

Interesses

Interesses zijn labels die aangeven wat een contact wil ontvangen of waarmee ze hebben interactie gehad. Ze kunnen worden toegewezen tijdens een import, via opt-informulieren, door linktracking in campagnes of via workflows. Contacten kunnen hun eigen openbare interesses ook beheren op hun profielpagina.

Status

Elk contact heeft een status die bepaalt of Flexmail campagnes naar hen verstuurt. De status heeft één van drie waarden: bevestigd, onbevestigd of geblacklist.

Datum toegevoegd

De datum en het tijdstip waarop het contact voor het eerst aan je account werd toegevoegd. Dit wordt automatisch ingesteld en kan niet worden gewijzigd. Je kunt het gebruiken bij segmentatie, bijvoorbeeld om contacten te targeten die de afgelopen 30 dagen zijn toegevoegd.

Segmenten

De detailpagina van elk contact toont de segmenten waartoe het momenteel behoort. Dit wordt automatisch bijgewerkt naarmate de contactdata verandert, zodat je altijd een accuraat beeld hebt van hoe ze zijn gegroepeerd.

Contactstatussen

Bevestigd

Bevestigde contacten zijn actief en kunnen je campagnes ontvangen. Dit is de belangrijkste groep waaruit je verzendbaar publiek bestaat.

Een contact wordt bevestigd wanneer ze op de bevestigingslink in een opt-in-e-mail klikken, wanneer je ze importeert (imports maken altijd bevestigde contacten aan) of wanneer je ze handmatig toevoegt.

Onbevestigd

Onbevestigde contacten hebben een van je opt-informulieren ingevuld, maar hebben nog niet geklikt op de bevestigingslink in de e-mail die Flexmail hen heeft gestuurd. Ze maken geen deel uit van je actieve publiek en kunnen geen campagnes ontvangen.

Flexmail gebruikt altijd dubbele opt-in. Wanneer iemand een formulier indient, ontvangen ze eerst een bevestigingsmail. Pas nadat ze op de link in die e-mail hebben geklikt, krijgen ze de bevestigde status. Dit geeft je gedocumenteerde toestemming voor elk contact op je lijst.

Geblacklist

Geblackliste contacten kunnen geen enkele campagne ontvangen vanuit je account. Een contact belandt om verschillende mogelijke redenen op de blacklist:

• Ze hebben geklikt op de uitschrijflink in een van je e-mails.
• Ze hebben een spamklacht ingediend.
• Hun e-mailadres heeft een harde bounce veroorzaakt.
• Je hebt ze handmatig toegevoegd aan of geïmporteerd in de blacklist.

Flexmail slaat geblackliste adressen automatisch over bij elke campagneverzending, ook als een geblacklist adres voorkomt in een segment dat je hebt geselecteerd. Zie "De blacklist" voor volledige richtlijnen voor het beheren van geblackliste contacten.

Het contactoverzicht

Ga naar Contacten, vervolgens naar Alle contacten. Je vindt drie tabbladen: Bevestigd, Onbevestigd en Geblacklist, elk overeenkomend met een status. Elk tabblad toont het e-mailadres, de naam, de datum van toevoeging en de taal van het contact. Het tabblad Geblacklist toont ook de reden en datum van blacklisting.

Klik op de naam van een contact om hun detailpagina te openen, waarop alle veldwaarden, interesses, statusgeschiedenis, bronnen en campagne-interactiegegevens worden weergegeven.

Veelgemaakte fouten

Contactdata niet instellen voor de import

Eigen velden moeten bestaan voor je contacten importeert. Als je eerst importeert en later velden aanmaakt, moet je elk record opnieuw importeren of manueel bijwerken om de ontbrekende data in te vullen. Plan je databasestructuur voor je eerste import.

Taal en bron als optioneel behandelen

Zowel taal als bron voelen administratief aan, maar ze doen echt werk. Taal bepaalt wat contacten zien op hun afmeldpagina en profielpagina. Bron is je GDPR-auditspoor. Ze leeg laten maakt je database moeilijker te beheren en zwakker vanuit een nalevingsperspectief.

Interesses en segmenten door elkaar halen

Interesses zijn labels die op het contact zijn opgeslagen en aangeven wat ze willen ontvangen of waarmee ze hebben interactie gehad. Segmenten zijn dynamische queries op basis van alle contactdata, inclusief interesses. Een interesse is iets wat een contact heeft. Een segment is een groep die jij definieert. Ze werken samen maar dienen verschillende doelen.

Proberen onbevestigde contacten manueel te bevestigen

Er is geen manier om een contact manueel van onbevestigd naar bevestigd te zetten. Het contact moet zelf op de bevestigingslink klikken. Als iemand vast zit als onbevestigd, is de juiste aanpak hen te vragen het opt-informulier opnieuw in te dienen of een directe formulierlink te gebruiken.

Onbevestigde contacten verwijderen in plaats van ze te laten staan

Onbevestigde contacten tellen niet mee voor je actieve contactlimiet en ontvangen geen campagnes. Er is geen bezwaar om ze te laten staan. Ze verwijderen verwijdert elk spoor dat ze hebben geprobeerd zich in te schrijven, wat later complicaties kan geven als ze contact opnemen.

Een contact verwijderen in plaats van op de zwarte lijst zetten

Een contact verwijderen verwijdert alle data, inclusief het feit dat ze ooit in je database stonden. Als iemand zich heeft afgemeld of je hen niet meer wil e-mailen, zet ze dan op de zwarte lijst in plaats van ze te verwijderen, zodat je een blijvende registratie van hun voorkeur behoudt.

Volgende stappen

• Zie "Contacten toevoegen" voor informatie over hoe je contacten in je account kunt brengen.
• Zie "Contactvelden" voor informatie over het instellen van standaard- en aangepaste velden.
• Zie "De blacklist" voor informatie over het beheren van geblackliste contacten en het begrijpen van de GDPR-implicaties.
• Zie "Aan de slag met interesses" voor informatie over hoe interesses werken en hoe je ze kunt gebruiken voor segmentatie.