De blacklist

De Blacklist is een beveiligde lijst van e-mailadressen die geen campagnes kunnen ontvangen vanuit je account. Het is zowel een beveiliging voor je afleverbaarheid als een GDPR-vereiste. De Blacklist intact houden is niet optioneel — het is je gedocumenteerde overzicht van Opt-out-verzoeken en technisch ongeldige adressen.

Waarom contacten op de Blacklist terechtkomen

• Ze hebben op de uitschrijflink in een van je e-mails geklikt.
• Ze hebben een spamklacht ingediend.
• Hun e-mailadres heeft een 5.1.1 hard bounce gegeven (adres bestaat niet).
• Hun adres heeft het geconfigureerde maximum aantal opeenvolgende hard bounces bereikt.
• Je hebt ze handmatig toegevoegd.
• Ze zijn rechtstreeks in de Blacklist geïmporteerd.

Wat de Blacklist doet

Geblacklistede adressen kunnen niet opnieuw worden geïmporteerd in je actieve contactendatabase.

Waarom je de Blacklist niet mag leegmaken

GDPR-verplichtingen

De GDPR geeft iedereen het recht om bezwaar te maken tegen directe marketing. Wanneer iemand zich uitschrijft, is dat een duidelijke uitoefening van dat recht. Hen opnieuw een e-mail sturen is een schending van hun privacyrechten en stelt je bloot aan regelgevende maatregelen. Boetes onder de GDPR kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet.

Gevolgen voor de afleverbaarheid

E-mailproviders zoals Gmail en Outlook houden klachtsignalen nauwlettend in de gaten. Als contacten die zich eerder hebben uitgeschreven je e-mails opnieuw beginnen te ontvangen, zullen ze deze als spam markeren. Dit schaadt je afzenderreputatie en zorgt ervoor dat je e-mails worden gefilterd, niet alleen voor die contacten, maar voor je volledige verzenddomein.

Juridische gevolgen

Bewust e-mails sturen naar mensen die zich hebben uitgeschreven is geen grijze zone. Het is een schending van de Europese privacywetgeving. Naast regelgevende boetes kunnen betrokkenen civiele vorderingen tegen je instellen.

Veelgestelde vragen

"De persoon heeft zich per ongeluk uitgeschreven. Kunnen we hem of haar terugzetten?"

Niet handmatig. Het enige correcte proces is dat het contact zich zelf opnieuw inschrijft via je Opt-in formulier. Wanneer ze de Double opt-in voltooien, worden ze automatisch teruggezet naar de bevestigde status. Zie "Een geblokkeerd contact opnieuw inschrijven" voor het volledige proces.

"We hebben toestemming van een contact. Kunnen we hem of haar opnieuw toevoegen?"

Mondelinge of impliciete toestemming is niet voldoende. Je hebt gedocumenteerde toestemming nodig, en die biedt een voltooide Opt-in-flow. Vraag het contact om zich in te schrijven via je Opt-in formulier. Dat creëert een gedocumenteerd toestemmingsoverzicht.

"Kan ik een adres verwijderen dat per vergissing op de Blacklist is geplaatst?"

Als een adres op de Blacklist is terechtgekomen door een technische fout — bijvoorbeeld een hard bounce die werd veroorzaakt door een serverconfiguratiefout in plaats van een ongeldig adres — neem dan contact op met support@flexmail.be. Zij kunnen de situatie beoordelen en advies geven over de gepaste actie.

Flexmail maakt onderscheid tussen twee soorten geblacklistede contacten, en wat je kunt doen hangt af van welk type van toepassing is:

Manueel op de blacklist geplaatste contacten

Als een contact manueel op de blacklist werd geplaatst — omdat je dat zelf hebt gedaan via de detailpagina van het contact, of omdat je het rechtstreeks in de blacklist hebt geïmporteerd — kan je het zelf van de blacklist verwijderen. Ga naar Contacten > Alle contacten > Zwarte lijst, zoek het contact op en gebruik de optie om het van de blacklist te verwijderen. Doe dit alleen als je een legitieme, gedocumenteerde reden hebt en nieuwe toestemming van het contact.

Contacten op de blacklist vanwege hard bounce of spamklacht

Contacten die op de blacklist terechtkwamen door een hard bounce (5.1.1-fout) of een spamklacht, kunnen niet door accountgebruikers worden verwijderd. Dit is bewust zo ingesteld door Flexmail, voor deliverability- en nalevingsredenen. Als zo'n contact uitdrukkelijk contact met jou heeft opgenomen en nieuwe toestemming heeft gegeven om je e-mails te ontvangen, neem dan contact op met support@flexmail.be met de aanvraag en de context. Het supportteam beoordeelt de situatie en kan, waar gepast, het adres verwijderen zodat het contact een nieuw opt-in-proces kan doorlopen.

"Kan ik oude uitschrijvers importeren vanuit een ander systeem?"

Ja, en dat zou je moeten doen. Voordat je actieve contacten van een ander platform importeert, importeer je vorige uitschrijvers dan rechtstreeks in de Flexmail Blacklist. Dit beschermt je tegen het per ongeluk e-mailen van mensen die zich al hebben uitgeschreven. Zie "Contacten toevoegen" voor het importeren rechtstreeks naar de Blacklist.

"We hebben deze lijst gekocht voor de GDPR. Kunnen we hen e-mailen?"

Nee. De GDPR is van toepassing op alle data die je momenteel beheert, ongeacht wanneer ze werden verworven. Gekochte lijsten voldoen bijna nooit aan de toestemmingsvereisten. De contacten hebben hun data aan een andere organisatie voor andere doeleinden gegeven. Hen e-mailen stelt je bloot aan een overtreding.

"Wat met het recht op vergetelheid?"

Onder de GDPR hebben contacten het recht om te verzoeken dat je hun data verwijdert. Wanneer je een dergelijk verzoek ontvangt, moet je het contact uit je database verwijderen. Het is echter mogelijk dat je het e-mailadres op de blacklist moet bewaren als bewijs dat je hun afmelding hebt verwerkt. Het adres alleen, zonder andere persoonsgegevens, is het minimum dat nodig is om te voorkomen dat je ze per ongeluk opnieuw toevoegt. Raadpleeg je functionaris voor gegevensbescherming of juridisch adviseur voor advies dat specifiek is voor jouw situatie.

Wat moet je in plaats daarvan doen?

Als je moeite hebt met een krimpende verzendbare lijst of lage betrokkenheid, is de juiste aanpak: herengagementcampagnes starten om inactieve contacten terug te winnen voor ze zich uitschrijven, segmentatie gebruiken om relevantere content te sturen zodat mensen geen reden voelen om zich uit te schrijven, je opt-in-proces verbeteren om contacten aan te trekken die echt van je willen horen, en aanvaarden dat een kleinere, betrokken lijst beter presteert dan een grote, onbetrokken lijst.

Je contacten op de blacklist bekijken

1. Ga naar Contacten, vervolgens naar Alle contacten.
2. Klik op het tabblad Blacklist.

Het tabblad geblacklist toont elk adres, de reden waarom het is geblacklist en de datum. Je kunt zoeken op e-mailadres en sorteren op datum.

De Blacklist exporteren

Selecteer contacten op het tabblad Geblacklist en gebruik de optie Exporteren om ze te downloaden als CSV-bestand. Je kunt dit periodiek doen om een lokale back-up bij te houden, of om je uitschrijvers te importeren in een ander systeem.

Een contact handmatig aan de Blacklist toevoegen

Als je een uitschrijfverzoek ontvangt buiten e-mail om — telefonisch, persoonlijk of via een contactformulier — ben je op grond van de GDPR verplicht dit te honoreren. Om een adres handmatig te blacklisten:

1. Ga naar Contacten, vervolgens naar Alle contacten.
2. Zoek het contact op.
3. Open de detailpagina en klik op Dit contact uitschrijven.

Als het contact nog niet in je database staat, kun je het adres rechtstreeks in de Blacklist importeren via de importflow.

Veelgemaakte fouten

Contacten van de Blacklist verwijderen om ze opnieuw te importeren

Iemand manueel van de blacklist verwijderen en vervolgens opnieuw importeren is geen geldig herinschrijfproces. Het omzeilt de toestemmingsdocumentatie en stelt je bloot aan GDPR-risico. De correcte procedure voor het opnieuw toevoegen van een contact op de blacklist wordt beschreven in "Een geblokkeerd contact opnieuw inschrijven".

Geblackliste contacten verwijderen om de lijst op te schonen

Contacten op de blacklist verwijderen, verwijdert je registratie dat die mensen zich

hebben uitgeschreven. Als ze later in een import verschijnen, worden ze toegevoegd als actieve contacten zonder uitschrijfgeschiedenis. De blacklist is geen rommel — het is bescherming.

Uitschrijvers niet importeren vóór de migratie

Bij migratie naar Flexmail van een ander platform importeren veel gebruikers eerst hun actieve contacten en plannen de blacklist later toe te voegen. Als je een campagne verstuurt voor de migratie is afgerond, e-mail je mensen die zich eerder hebben uitgeschreven. Doe altijd eerst de import van de blacklist.

Volgende stappen

• Zie "Een geblokkeerd contact opnieuw inschrijven" voor het correcte proces wanneer een geblacklistedt contact zich opnieuw wil inschrijven
• Zie "Over bounces" voor hoe hard en soft bounces leiden tot blacklisting en hoe je bouncegrenzen kunt configureren
• Zie "Contacten toevoegen" voor het importeren van vorige uitschrijvers van een ander platform rechtstreeks in je Blacklist