Over inactieve accounts
Flexmail verwijdert automatisch accounts die gedurende een langere periode inactief zijn geweest. Dit gebeurt om te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en om onze systemen veilig te houden. Als je account hiervoor in aanmerking komt, ontvang je een voorafgaande waarschuwing en heb je de tijd om actie te ondernemen voordat er iets wordt verwijderd.
Dit artikel legt uit wanneer een account als inactief wordt beschouwd, wat er gebeurt tijdens de respijtperiode en wat je kunt doen om verwijdering te voorkomen.
Wanneer wordt een account als inactief beschouwd?
Een Flexmail-account wordt als inactief beschouwd wanneer alle drie de volgende voorwaarden van toepassing zijn:
- Er zijn de afgelopen 12 maanden geen campagnes verzonden vanuit het account
- Er zijn de afgelopen 12 maanden geen API-verzoeken verwerkt
- Er is geen actief betaald abonnement op het account
Testaccounts volgen een andere regel: zij worden automatisch verwijderd na 30 dagen, zonder respijtperiode.
Wat gebeurt er wanneer je account als inactief wordt gemarkeerd?
Alle gebruikers met beheerdersrechten in het account ontvangen een e-mailmelding. Vanaf dat moment gaat het account een respijtperiode van 30 dagen in.
Tijdens de respijtperiode:
- Kun je nog steeds inloggen en je gegevens bekijken
- Kun je je contacten, rapporten en andere gegevens exporteren
- Kun je geen campagnes versturen
Eén week voor het einde van de respijtperiode ontvangen alle beheerders een tweede herinneringsmail.
Als er tijdens de respijtperiode geen actie wordt ondernomen, wordt het account permanent verwijderd zodra de 30 dagen voorbij zijn.
Wat wordt er verwijderd?
Wanneer een account permanent wordt verwijderd, wordt alles daarin gewist:
- Alle contacten en contactgeschiedenis
- Alle campagnes, sjablonen en berichten
- Alle rapporten en statistieken
- Alle betalingsgegevens en API-sleutels
- Alle overige gebruiksgegevens
Eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld. Links in e-mails die je al hebt verstuurd, zullen ook niet meer werken voor je contacten.
Opgelet Verwijdering is permanent. Als je denkt dat je je account in de toekomst mogelijk nog nodig hebt, exporteer je gegevens dan tijdens de respijtperiode voordat het te laat is.
Hoe houd je je account actief
Als je je account wilt behouden, is de eenvoudigste optie om in te loggen en minstens één campagne per jaar te versturen, of een actief abonnement te behouden. Je kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen via sales@flexmail.be en dan helpen we je de juiste oplossing te vinden.
Wat als je je account niet meer nodig hebt?
Als je je Flexmail-account niet meer nodig hebt, hoef je niets te doen. Je account wordt automatisch opgeruimd zodra de inactiviteitsperiode en de respijtperiode zijn verstreken.
Als je nog gegevens hebt die je wilt bewaren, zoals contactrecords, campagnestatistieken of sjablonen, zorg er dan voor dat je deze exporteert tijdens de respijtperiode voordat het account wordt verwijderd.
Kan ik een nieuw account aanmaken na verwijdering?
Ja. Zodra een account is verwijderd, kun je een nieuw Flexmail-account registreren met hetzelfde e-mailadres. Je eerdere gegevens zijn niet beschikbaar in het nieuwe account.
Veelgemaakte fouten vermijden
De inactiviteitsmelding missen
De waarschuwingsmail wordt verstuurd naar alle beheerders van het account. Als personeelswijzigingen ertoe leiden dat de oorspronkelijke beheerders niet meer bij je bedrijf werken, kunnen die meldingen ongelezen blijven. Zorg ervoor dat je lijst met beheerders up-to-date is, zodat de juiste mensen accountmeldingen ontvangen.
Ervan uitgaan dat inloggen telt als activiteit
Alleen inloggen reset de inactiviteitsteller niet. Activiteit wordt gemeten aan de hand van campagneverzendingen en API-verzoeken. Als je inlogt om iets te controleren maar geen campagne verstuurt, blijft de teller doorlopen.
Wachten tot de laatste dag om te exporteren
Je hebt 30 dagen respijtperiode, maar mensen stellen het vaak uit. Het ontvangen van de eerste meldingsmail is het signaal om je gegevens meteen te exporteren, niet om af te wachten.
Volgende stappen
Als je een inactiviteitswaarschuwing hebt ontvangen en je account wilt behouden, zijn dit de belangrijkste stappen:
- Log in en verstuur een campagne om de inactiviteitsteller te resetten
- Of heractiveer je account met een betaald abonnement
- Als je het account niet gaat behouden, exporteer dan je contacten en alle gegevens die je wilt bewaren voordat de respijtperiode afloopt
Support tip Als je niet zeker weet of je account nog actief is of de inactiviteitsdrempel nadert, log dan in en controleer je dashboard. Elke campagneverzending reset de inactiviteitsteller.