Integreren via Zapier of een eigen integratie?
Je e-mailcommunicatie is het relevantst als je kan vertrekken van correcte data. Natuurlijk kan je werken met manuele imports. Maar je bespaart je een pak werk als je de meest recente contactgegevens meteen doorheen je verschillende tools kan gebruiken.
Hiervoor kan je de hulp inschakelen van Zapier of je kan zelf een API integratie bouwen. In dit artikel leer je meer over beide methodes en welke relevanter is voor jouw specifieke situatie
In dit artikel
Wat is Zapier?
Zapier is een automation tool die je kan helpen om repetitieve taken uit te voeren die tussen verschillende apps/ tools gebeuren, zonder enige nood aan technische kennis. Wanneer er iets gebeurt in de ene software, laat Zapier de andere iets weten of een automatische actie uitvoeren.
Hoe werkt Zapier?
In Zapier bestaan verschillende Zaps. Een Zap is een geautomatiseerde workflow die een verbinding maakt tussen verschillende softwares/ apps. Iedere Zap wordt gestart door een trigger die leidt tot één of meerdere acties. Laten we een voorbeeld nemen om het concreter te maken. Zo kan je bijvoorbeeld een nieuwe lead in je CRM automatisch inschrijven voor je nieuwsbrief en toevoegen aan Flexmail.
De verschillen en gelijkenissen tussen Zapier en API
| Zapier | Custom API integratie |
|---|---|
| Je hebt geen development team nodig. | Een custom API integratie is flexibel en volledig naar jouw wensen maar daar heb je dus wel een intern of extern development team voor nodig. |
| Er zijn geen ontwikkelingskosten aan verbonden en het onderhoud gebeurt door Zapier en de apps die jij wenst te connecteren. Je betaalt enkel voor je Zapier abonnement. | Afhankelijk van de complexiteit van je integratie en de keuze voor een externe development partner kan de ontwikkelingskost van je integratie oplopen. |
| Een Zapier integratie is mogelijk en inbegrepen voor elk mogelijk Flexmail abonnement. Afhankelijk van je verbruik heb je wel natuurlijk wel een Zapier abonnement nodig. | Jouw Flexmail abonnement volstaat, zolang het je API verbruik en de gewenste Flexmail functionaliteiten dekt. Er zijn bij Flexmail geen extra kosten aan verbonden. |
| Via Zapier heb je onmiddellijk toegang tot een connectie met meer dan 4000 andere apps. | Je bouwt per tool dat je wil integreren met Flexmail een nieuwe integratie op. Deze is enkel voor de connectie tussen die twee apps te gebruiken. |
| Er is geen onderhoud vereist, dus er zijn ook geen onderhoudskosten aan verbonden. | Je moet jouw integratie naargelang het gebruik onderhouden. Denk hierbij aan algemene maintenance, uptime/hosting kosten en API upgrades. |
| Elke app die een connectie bouwt met Zapier, kiest zelf welke acties en triggers hij voorziet. Je bent voor je integratie dan ook gelimiteerd tot de functionaliteit van de apps waar Zapier mee samenwerkt. | Je kan alle functionaliteiten van de Flexmail API gebruiken. Zo kies je zelf volledig welke data op welke manier uitgewisseld wordt. Dit geeft je veel meer flexibiliteit. Daarnaast is het 100% transparant welke data uit welke actie gaat komen. |
| Bij Zapier zijn triggers op twee mogelijke manieren opgebouwd: via webhooks of via polling. Webhooks zitten enkel in de hogere pakketten. Maak je gebruik van polling, dan moet je er rekening mee houden dat de reactietijd van je Zap tussen de 1 en 15 minuten ligt. | Je bepaalt helemaal zelf wat er wanneer gebeurt, door zelf data op te vragen op het gewenste moment of door te reageren op een webhook. |
Maar, wanneer kies je het best voor Zapier of API?
Eigenlijk doen ze allebei bijna hetzelfde. Zapier maakt in feite ook gebruik van onze API. Toch verschillen de twee methodes van elkaar. Afhankelijk van jouw business en use case moet je zelf bepalen welke oplossing voor jou zowel nu als op lange termijn het beste zal werken. Wij hebben de voor-en nadelen voor je opgelijst, de keuze is aan jou.
Als je beschikt over een kleine onderneming die niet de middelen heeft om een custom API integratie te (laten) bouwen of te laten onderhouden, is Zapier wel een handige keuze. Dat is ook het geval wanneer je heel concrete, kleine taken wil automatiseren.
Voor grotere bedrijven die beschikken over een team van developers of de middelen hebben om dit te financieren kan het wel interessanter zijn om een custom API integratie te bouwen. Zeker als je use case vereist om veel data op korte tijd uit te wisselen.
Is het gebruik van Zapier GDPR-compliant?
Sinds het wegvallen van het Privacy Shield is er nog geen alternatief voorzien. Anders dan andere Amerikaanse tools is Zapier zeer transparant in het vermelden van processors. Bovendien voldoen zij aan alle eisen rond minimale dataverwerking. Hun volledige GDPR documentatie kan je hier vinden.
Heel concreet:
- Alle connecties zijn SSL geëncrypteerd. Zapier versleutelt dus al je verbonden app credentials.
- Zapier raakt je verbonden accounts of de gegevens ervan op geen enkele manier aan behalve wanneer het gaat om het uitvoeren van de zaps die je opgezet hebt.
- API requests worden 7 dagen bewaard voor troubleshooting. Daarna wordt de informatie verwijderd van de Zapier-servers.
- Gebruikersgerichte zapgeschiedenis (de logs die je in Zapier kunt bekijken) wordt maximaal drie maanden bewaard en meestal slechts 14 dagen.
FAQ
Hoe verbindt je Flexmail met Zapier?
Starten met het gebruik van Zapier is heel eenvoudig:
- Log in met je Zapier account (of maak er eentje aan).
- Kies voor “My apps” in het menu.
- Klik op “Connect a new account…” en zoek je app naar keuze.
- Gebruik je logingegevens van die app om connectie te maken met je account.
- Vanaf dat moment kan je starten met het samenstellen van je Zap. Daarbij kies je ook de gegevens die je wenst uit te wisselen.
Hoe automatiseer je een actie bij Flexmail met Zapier?
Zapier is een automation tool, dus ALS A gebeurt, ZAL B gebeuren. Zodra je bij een andere app de ALS hebt ingesteld, ZAL er bijvoorbeeld een nieuw contact in Flexmail worden aangemaakt. Je kan er creatief mee zijn en de acties instellen naar jouw noden en behoeften.
Welke acties en triggers ondersteunt Zapier bij Flexmail?
Er zijn geen limieten verbonden aan het gebruik van Flexmail via Zapier. Zodra je jouw Flexmail account koppelt aan een andere app via Zapier kan je gebruik maken van alle acties en triggers die Flexmail jou te bieden heeft.
De triggers zijn:
- Contact created
Wanneer een nieuw contact toegevoegd wordt aan Flexmail kan deze data verstuurd worden naar een ander platform - Contact updated
Wanneer een contact aangepast wordt in Flexmail kan deze aangepast data verstuurd worden naar een ander platform - Contact unsubscribes from interest
Wanneer een contact zich uitschrijft voor een interesse in Flexmail kan dit gemeld worden aan een gelinkt platform - Contact unsubscribed
Wanneer een contact zich uitschrijft in Flexmail kan dit gemeld worden aan een gelinkt platform - Contact subscribed to interest
Wanneer een contact zich inschrijft voor een interesse in Flexmail kan dit gemeld worden aan een gelinkt platform - Opt-in confirmation
Wanneer een contact zijn opt-in bevestigd in Flexmail kan dit gemeld worden aan een gelinkt platform
De acties zijn:
- Create or Update Contact
Maakt een nieuw contact aan of werkt een bestaand contact bij - Unsubscribe a Contact
Schrijft een contact uit van je communicatie - Subscribe Contact to Interest
Schrijft een contact in voor een interesse - Unsubscribe Contact From Interest
Schrijft een contact uit voor een interesse - Find Contact
Zoekt een contact op, op basis van een e-mailadres. Handig voor conditionele parameters, op basis van het feit of een contact al dan niet bestaat. - Find or Create a contact
Zoekt een bestaand contact of maakt een nieuw contact aan. Gerelateerd aan het voorgaande, maar dit gaat verder in die zin dat het dan voor jou al het contact gaat aanmaken en je Zap dus kan verder lopen zonder dat er een andere actie moet gebeuren. Maw: een garantie dat een contact waar je iets mee gaat doen zeker bestaat.
Om snel te starten kan je ook kiezen uit een aantal voorgeprogrammeerde Zap templates.
Zapier termen en begrippen
Koppelingen bouwen met Zaps
Een Zap is een geautomatiseerde workflow die je apps en services met elkaar verbindt. Elke Zap bestaat uit een trigger en een of meer acties. Wanneer je na het bouwen je Zap inschakelt, voert hij de actiestappen uit telkens wanneer de triggergebeurtenis plaatsvindt.
Zaps zet je in Zapier dus volledig zelf op. Jij kiest zelf wat elke Zap moet doen, en welke gegevens er precies overgezet moeten worden. Daarbij kunnen Zaps verschillende stappen bevatten. Zo kan je bijvoorbeeld:
- Voor elke nieuwe Facebook lead:
- Een melding tonen in Slack
EN
- Een nieuw contact aanmaken in Flexmail
- Een melding tonen in Slack
Triggers en acties
Elke Zap start met een trigger. Als je bijvoorbeeld wil reageren elke keer wanneer er een nieuw contact wordt aangemaakt in Salesforce, dan is je trigger “New contact in Salesforce”.
Nadat je een trigger gekozen hebt, kies je een of meerdere acties. Een actie is dus wat je wil dat je Zap gaat uitvoeren van zodra er een trigger geregistreerd wordt. Dat kan bijvoorbeeld zijn: “Create or update a contact in Flexmail”.
Testdata
Wanneer je bij het aanmaken van een nieuwe Zap je trigger kiest, zal Zapier proberen om bestaande data op te halen om in je Zap te gebruiken. Kies je bijvoorbeeld de trigger “Bring in data from a new Google sheets spreadsheet row”, dan zal Zapier al proberen om een rij uit je Google sheet in te laden. Deze testdata geeft jou meer context.
Polling interval
De “polling interval” of “update time” is de frequentie waarop Zapier je gekozen trigger zal controleren. Deze kan variëren tussen 1 en 15 minuten, afhankelijk van je pricing plan bij Zapier.
Er bestaan ook “instant” triggers. Deze zullen altijd meteen een Zap activeren (los van je abonnementsplan). De bron applicatie duwt je data onmiddellijk naar Zapier wanneer er een “event” of gebeurtenis plaatsvindt.
Taak
Een taak is een actie die je Zap succesvol heeft afgerond. Als je actie bijvoorbeeld was om een nieuw contact aan te maken, dan zal elke contact dat wordt aangemaakt tellen als één taak.
Zap history
Je Zap geschiedenis toont je een log van al je Zap activiteit, inclusief alle data die in en uit je Zap stappen gelopen is.
Aan de slag
Wil je aan de slag gaan met het bouwen van een integratie? Check dan zeker de volgende resources: