Hoe ga ik best om met conflicten in segmenten?
In dit artikel
Waarom krijg ik deze boodschap?
Op dit moment ontwikkelen we de nieuwe segmentatie. Het opzetten van een nieuw segment wordt een pak eenvoudiger. Zo hoef je bijvoorbeeld waardes van meerkeuze velden niet meer manueel in te typen, maar kan je ze gewoon selecteren uit de lijst. Wat de kans op foutjes veel kleiner maakt. Daarnaast komen er voorwaardes en condities bij, wat jou meer mogelijkheden geeft. Maar we nemen ook een aantal condities weg, omdat ze onduidelijk zijn, verkeerd gebruikt worden, of te open zijn voor interpretatie.
Als je deze melding dus in je account gezien hebt, wil dat zeggen dat een van jouw segmenten straks niet meer aan de nieuwe regels zal voldoen. Wil je dat segment dus in de toekomst behouden, dan willen we je nu al voldoende tijd geven om dat segment aan te passen. Zo kom je straks niet voor een voldongen feit te staan.
Waarom worden de segmenten aangepast?
We krijgen vaak de vraag dat nieuwe gebruikers "bang" hebben van segmentatie. Ze begrijpen sommige concepten niet, vinden het te moeilijk of twijfelen of ze hun segment wel juist hebben opgebouwd. Die onzekerheid en twijfel willen we wegnemen.
We begrijpen dat je huidige situatie voor jou werkt en dat verandering niet altijd aangenaam is. Daarom proberen we dit proces voor jou zo makkelijk mogelijk te laten verlopen.
Enkele belangrijke zaken voor je verdergaat:
- Een segment is hetzelfde als een filter. Als straks een segment verwijderd zou worden omdat het niet voldoet, onthou dan dat er NIETS met je contacten gebeurt. Het is enkel je filter die dan verwijderd is. Je kan altijd je segment nu al aanpassen met oog op de nieuwe regels, of wanneer de nieuwe segmentatie er is, je segment opnieuw opbouwen. De inhoud van je velden in Flexmail blijft hetzelfde. Je kan er dus nog steeds op filteren, mee personaliseren of - in het slechtste geval - de data uit Flexmail exporteren en aanpassen in Excel.
- Om jou meer context te geven hebben we de segmenten die niet meer voldoen in kleur aangeduid.
- Ook werd er een extra kolom op je segmentatie overzicht toegevoegd, waarin je kan zien wanneer je segment het laatst in een campagne werd gebruikt. Stel jezelf de vraag of je dat segment in de toekomst echt nog nodig hebt.
- Op dit moment zijn we de ontwikkeling aan het afronden en hopen binnenkort te kunnen beginnen met de uitrol. Je hoeft niet al je segmenten in één keer aan te passen, maar wacht ook niet meer te lang. Je zou elke keer wanneer je inlogt bijvoorbeeld enkele segment kunnen aanpassen.
- Heb je een segment aangepast? Dan kan het tot 15 minuten duren tot de kleur van je segment verdwijnt.
- We raden je aan om eens kritisch naar je contactdata en je segmenten te kijken. Welke segmenten gebruik je nog en hoe kan je deze op een duidelijke manier structureren? Wees niet bang om segmenten die je niet meer nodig hebt te verwijderen: je verwijdert alleen het segment en niet je contacten in het segment. Opruimen maakt ook je account sneller.
- Verwijderde segmenten kan je altijd met de zelfde parameters opnieuw aanmaken waardoor ze dezelfde contacten zullen bevatten als voordien.
Staan er contacten op je segment blacklist?
Je kan geen contacten importeren op een segment blacklist. Je kan deze best exporteren vooraleer je een segment verwijdert, nadien kan je deze contacten op de algemene blacklist toevoegen.
Wat verandert er in de segmenten?
Een aantal segmentatie opties verdwijnen
De lijst met mogelijkheden waaruit je kon kiezen bij het aanmaken van een segment was niet afgestemd op het type veld en sommige functies waren bovendien onduidelijk of kon je inhoudelijk ook bereiken met andere functies. Hier vind je precies terug welke functies wegvallen en welke er overblijven.
Met het opnieuw uitwerken van de segmentatie gaan we de functies wel koppelen aan het type veld en gaan we bepaalde functies samenvoegen om het segmenteren te vergemakkelijken.
Segmentatievoorwaarden worden gelimiteerd tot maximum 5
Om het overzicht te bewaren en de performantie van je account te kunnen garanderen beperken we het aantal voorwaarden van 1 segment tot maximum 5.
Alle voorwaarden van een segmenten moeten dezelfde operator (AND / OR) gebruiken en mogen niet gelinkt zijn (haakjes)
Een combinatie van meerdere operators gebruiken bij de voorwaarden van een segment is niet meer mogelijk. Je zal een keuze moeten maken tussen een AND operator of een OR operator. Zodra alle voorwaarden dezelfde operator gebruiken kan je voorwaarde die gelinkt zijn ook loskoppelen.
Het aantal geneste segmenten wordt gelimiteerd tot 5 niveaus
Een genest segment mag met andere woorden maximaal 4 bovenliggende segmenten hebben.
Alle voorwaarden van een segment moeten uniek zijn
Alle voorwaarde moeten bestaan uit een unieke combinatie van trigger, veld, functie en waarde om geldig te zijn.
Voorwaarden op basis van een contactveld van het type Meerkeuze moeten bestaande optiewaardes gebruiken
Wanneer je een eigen veld aanmaakt van het type Meerkeuze kan je voor iedere optie een optiewaarde instellen. In een voorwaarde zal je enkel nog die exacte optiewaarden van het veld kunnen gebruiken. Controleer daarom zeker de spelling.
Voorwaarden op basis van een contactveld van het type Meerkeuze moeten een aparte voorwaarde voor elk mogelijk antwoord gebruiken
Wanneer je een eigen veld aanmaakt van het type Meerkeuze kan je aangeven dat er meerdere reacties mogelijk zijn voor het veld. Je zal er voor moeten zorgen dat elke optie waarop je wil controleren in een eigen voorwaarde staat.
Voorwaarden kunnen enkel bestaande velden gebruiken
Voorwaarde die op basis zijn van een contactveld kunnen enkel velden gebruiken die nog bestaan in je account. Wanneer je in het verleden een voorwaarde op basis van een eigen veld had gemaakt, maar dat veld sindsdien werd verwijderd, zal de voorwaarde ongeldig zijn en je segment ook niet correct functioneren.
Voorwaarden kunnen enkel bestaande interesses gebruiken
Voorwaarde die op basis zijn van een interesse kunnen enkel interesses gebruiken die nog bestaan in je account. Wanneer je in het verleden een voorwaarde op basis van een interesse had gemaakt, maar die interesse sindsdien hebt verwijderd, zal de voorwaarde ongeldig zijn en je segment ook niet correct functioneren.
Segmentatie opties die verdwijnen
- Functies op basis van een contactveld die wegvallen voor alle veldtypes:
- Begint met
- Begint niet met
- Eindigt op
- Eindigt niet op
- Kleiner dan, gelijk aan
- Groter dan, gelijk aan
- Lege waarde
- Geen lege waarde
- Functies op basis van een contactveld die wegvallen voor het type Vrije tekst:
- Kleiner dan
- Groter dan
- Functies op basis van een contactveld die wegvallen voor het type Datumen Aanmaakdatum:
- Bevat
- Bevat niet
- Functies op basis van een contactveld die wegvallen van het type Meerkeuze:
- Bevat
- Bevat niet
- Kleiner dan
- Groter dan
- Functies op basis van een contactveld die wegvallen van het type Numeriek:
- Bevat
- Bevat niet
- Functies op basis van het standaardveld Taal die wegvallen:
- Bevat
- Bevat niet
- Niet gelijk aan (Exact)
- Kleiner dan
- Groter dan
- Functies op basis van bron die wegvallen:
- Contact heeft bron
- Functies op basis van Campagnes die wegvallen:
- Verzonden
- Niet verzonden
- Formulier ingevuld
- Formulier niet ingevuld
Segmentatieopties die overblijven of erbij komen
Contactvelden
- Tekst
- is gelijk aan
- is niet gelijk aan
- bevat
- bevat niet
- Numeriek
- is gelijk aan
- is niet gelijk aan
- is kleiner dan
- is groter dan
- Datum
- is gelijk aan
- is niet gelijk aan
- is kleiner dan
- is groter dan
- Meerkeuze
- is gelijk aan
- is niet gelijk aan
Aanmaakdatum
- is aangemaakt op
- is aangemaakt voor
- is aangemaakt na
Taal
- is gelijk aan
Interesses
- is ingeschreven op interesse
- is niet ingeschreven op interesse
- is uitgeschreven voor interesse
Interacties
- Campagnes
- heeft campagne ontvangen
- heeft campagne niet ontvangen
- heeft campagne geopend
- heeft campagne niet geopend
- heeft op link geklikt in campagne
- heeft niet op link geklikt in campagne
- Formulieren
- heeft formulier ingevuld
- heeft formulier niet ingevuld
- Enquêtes
- heeft enquête ingevuld
- heeft enquête niet ingevuld
- Landing pages
- heeft landing page bezocht
- heeft landing page niet bezocht
Opt-in
- Heeft zich ingeschreven via
- heeft zich niet ingeschreven via
Wat gebeurt er als ik mijn segmenten niet aanpas?
Omdat wij geen kennis hebben van de data of de logica achter de opbouw van jouw segmenten kunnen we helaas de segmenten waarbij een conflict is niet automatisch omzetten. Door de complexiteit is het jammer genoeg ook niet mogelijk om een migratie tool te voorzien de genoeg flexibiliteit biedt om alle scenario's te dekken.
Wanneer we de nieuwe versie van segmenten gaan uitrollen zullen je segmenten met een conflict worden verwijderd. Ook zullen alle segmenten die genest zijn onder een segment met een conflict worden verwijderd. Het is daarom erg belangrijk om hier werk van te maken, zodat de omschakeling vlot kan verlopen.
We houden je op de hoogte naarmate de uitrol nadert.
Wanneer je een aanpassing maakt aan een segment kan het tot 20 minuten duren vooraleer je segment opnieuw geëvalueerd zal worden op eventuele conflicten.
Mogelijke problemen en oplossingen
1. Mijn segmenten zijn aangemaakt op basis van een bron.
Met de komst van de GDPR regelgeving hebben we bronnen in het leven geroepen om op die manier de oorsprong van je contact te kunnen documenteren. Sinds de komst van bronnen hebben we hard gewerkt aan ons platform om je meer mogelijkheden te geven om je doelgroepen te definiëren en hun interesses te beheren, terwijl je dankzij een enkele contactlijst eenvoudig GDPR conform kan blijven werken.
We zijn nu op een punt gekomen waarin we bronnen gaan terugbrengen naar de essentie waarvoor ze bedoeld zijn: een informatief gegeven dat voor een contact kan worden geraadpleegd, maar verder niets functioneel mee kan worden gedaan.
Het kan echter zijn dat je de structuur van (een deel van) je segmenten hebt gebaseerd op bronnen. Op die manier hou je een lange lijst met segmenten die mogelijk zelfs maar één of enkele keren gebruikt zijn en een nog langere lijst aan bronnen die kant noch wal meer raakt. Dit zorgt niet alleen voor een onduidelijke structuur, maar maakt het ook moeilijker om contacten hier later nog aan toe te voegen.
We raden daarom aan om je segmenten te baseren op andere gegevens die je over je contacten hebt. Delen je contacten bijvoorbeeld een gemeenschappelijke interesse? Of hebben ze allemaal eenzelfde functie binnen een bedrijf die je via een eigen veld zou kunnen definiëren?
Denk hierbij goed na over welke structuur het beste past bij de informatie waarover je beschikt.
2. Mijn segmenten hebben meer dan 5 voorwaarden.
Het toevoegen van contacten aan een segment met meer dan 5 voorwaarden kon wel eens voor problemen zorgen omdat je ervoor moet zorgen dat je contacten ook aan elke voorwaarde voldoet om in dit segment terecht te komen. Dit maken we vanaf nu eenvoudiger door het aantal voorwaarden te beperken tot 5.
Is het toch nodig om meer dan 5 voorwaarden toe te voegen, dan maak je best gebruik van geneste segmenten.
3. Ik gebruik voorwaarden in mijn segmenten die gaan verdwijnen.
Als je segmenten gebaseerd zijn op voorwaarden die gaan verdwijnen, heb je twee mogelijkheden.
Je kan nagaan of er een alternatief beschikbaar is voor de voorwaarden die zullen verdwijnen. Zo kan je de opbouw van het segment gelijkaardig houden.
Als dat niet het geval is, zal je de opbouw van het segment moeten herzien. Dit kan je doen met bijvoorbeeld interesses of eigen velden.
4. Mijn segmenten maken gebruik van meer dan 1 operator (AND / OR) of gelinkte voorwaarden (haakjes)
Gebruik je nu een combinatie van operators in 1 segment, dan zal dit niet meer mogelijk zijn. Dat hoeft echter niet te betekenen dat je segmentatie helemaal niet meer kan. Je kan in dit geval werken met geneste segmenten om hetzelfde resultaat te krijgen. Bovendien wordt je structuur ook overzichtelijker en wordt het eenvoudiger om contacten toe te voegen aan je segmenten. Als er voorwaarde zijn gelinkt aan elkaar, zal je deze ook moeten loskoppelen nadat ze dezelfde operator gebruiken.
5. Ik heb meer dan 4 geneste segmenten onder 1 segment.
We hebben ervoor gekozen om een maximum aantal van 5 niveaus toe te laten. Dit geeft een beter overzicht over je segmenten. Bovendien kunnen we op deze manier ook een betere boomstructuur tonen. Heb je momenteel toch meer dan 5 niveaus? Kijk even naar de opbouw van je segmenten. Mogelijk kan je een genest segment op een hoger niveau plaatsen en je segmenten zo meer ademruimte geven.
6. Ik maak gebruik van de functie "Lege waarde" of "Geen lege waarde" in mijn voorwaarden, hoe kan ik mijn segment toch behouden?
Je kan de functie aanpassen naar respectievelijk "Gelijk aan (Exact)" of "Niet gelijk aan (Exact)". Je laat daarbij het waarde veld leeg.
7. Ik wil mijn segmentatie vanaf nul opnieuw opbouwen
Is je segmentatie een eindeloze lijst geworden of zie je geen structuur meer, dan is het misschien tijd om eens een grote schoonmaak te houden en een logische structuur op te bouwen.
Hier begin je best met het verwijderen van segmenten die je niet meer nodig hebt.
Denk vervolgens na over de campagnes die je wil gaan verzenden, welke contacten je hiervoor nodig hebt en of deze contacten gemeenschappelijke gegevens hebben waarop je kan segmenteren, zoals een bepaalde waarde of een gemeenschappelijke interesse.
Maak vervolgens je segmenten aan op basis van deze data.
In ons blogartikel Segmentatie voor e-mailmarketing: types, voordelen en voorbeelden kan je inspiratie opdoen en kan je een kijkje nemen hoe wij segmentatie zelf aanpakken.